График документооборота: как составить
Как составить график документооборота?
Чтобы составить график документооборота, действуйте так.
1. Обобщите информацию о том, какие документы создает и получает ваша организация, а именно:
- кто составляет документы, на основе каких данных, сколько экземпляров, в какой срок;
- кто получает поступающие к вам документы, кто их проверяет, как они в дальнейшем используются.
2. Составьте график документооборота в удобной для вас форме, например в виде таблицы, схемы, инструкции с перечнем действий подразделения организации или конкретного работника. Чем больше фирма, тем подробнее должен быть график документооборота. При этом можно отталкиваться от форм документов, которые вы используете. В графике обязательно укажите пп. 5.4, 5.6 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105:
- сроки составления, передачи, обработки и хранения документов. Срок можно устанавливать как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа;
- должностных лиц, ответственных за оформление, обработку и хранение документов.
3. Сделайте график документооборота приложением к учетной политике либо самостоятельным локальным нормативным актом, а в учетной политике сошлитесь на него.
Не забудьте ознакомить сотрудников с разработанным графиком и зафиксировать в их должностных инструкциях обязанность соблюдать график документооборота.
Удобная и наглядная форма для графика документооборота — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Например, так.
Наименование документа (указание на форму) | Создание и обработка документа | Хранение документа | ||||||
Кол-во оригиналов | Срок оформления | Ответственный за оформление/ | Контроль за оформлением/ | Получатель документа | Тип документа | Срок передачи | Сроки хранения | |
Акт о приеме-передаче объекта ОС (кроме зданий, сооружений) (ОС-1) | 1 | В день приема объекта ОС (кроме зданий, сооружений) | Председатель приемочной комиссии | Бухгалтер по учету ОС | Главный бухгалтер | Оригинал | Не позднее следующего дня после подписания руководителем | 5 лет после списания объекта |
Авансовый отчет (АО-1) | 1 | В течение 3 рабочих дней после расходования подотчетных сумм или после даты возвращения из командировки | Подотчетное лицо и бухгалтер | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Оригинал | Не позднее следующего дня после подписания руководителем | 5 лет |
Путевой лист легкового автомобиля (приложение к учетной политике № 5) | 1 | Каждый рабочий день в течение отчетного месяца | Водитель | Руководитель транспортного отдела/ | Главный бухгалтер | Оригинал | Не позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетным | 5 лет |