Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

График документооборота: как составить

Как составить график документооборота?

Чтобы составить график документооборота, действуйте так.

1. Обобщите информацию о том, какие документы создает и получает ваша организация, а именно:

  • кто составляет документы, на основе каких данных, сколько экземпляров, в какой срок;
  • кто получает поступающие к вам документы, кто их проверяет, как они в дальнейшем используются.

2. Составьте график документооборота в удобной для вас форме, например в виде таблицы, схемы, инструкции с перечнем действий подразделения организации или конкретного работника. Чем больше фирма, тем подробнее должен быть график документооборота. При этом можно отталкиваться от форм документов, которые вы используете. В графике обязательно укажите пп. 5.4, 5.6 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105:

  • сроки составления, передачи, обработки и хранения документов. Срок можно устанавливать как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа;
  • должностных лиц, ответственных за оформление, обработку и хранение документов.

3. Сделайте график документооборота приложением к учетной политике либо самостоятельным локальным нормативным актом, а в учетной политике сошлитесь на него.

Не забудьте ознакомить сотрудников с разработанным графиком и зафиксировать в их должностных инструкциях обязанность соблюдать график документооборота.

ПРИМЕР. График документооборота в виде таблицы (фрагмент)

Удобная и наглядная форма для графика документооборота — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Например, так.

Наименование документа (указание на форму) Создание и обработка документа Хранение документа
Кол-во оригиналов Срок оформления Ответственный за оформление/получение Контроль за оформлением/обработкой Получатель документа Тип документа Срок передачи Сроки хранения
Акт о приеме-передаче объекта ОС (кроме зданий, сооружений) (ОС-1) 1 В день приема объекта ОС (кроме зданий, сооружений) Председатель приемочной комиссии Бухгалтер по учету ОС Главный бухгалтер Оригинал Не позднее следующего дня после подписания руководителем 5 лет после списания объекта
Авансовый отчет (АО-1) 1 В течение 3 рабочих дней после расходования подотчетных сумм или после даты возвращения из командировки Подотчетное лицо и бухгалтер Главный бухгалтер Главный бухгалтер Оригинал Не позднее следующего дня после подписания руководителем 5 лет
Путевой лист легкового автомобиля (приложение к учетной политике № 5) 1 Каждый рабочий день в течение отчетного месяца Водитель Руководитель транспортного отдела/бухгалтер по учету МПЗ Главный бухгалтер Оригинал Не позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетным 5 лет

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Cвежий номер «Главной книги»
  • «ПРИБЫЛЬНЫЕ» ИТОГИ — 2023: учет затрат и заполнение отчетности
  • ЕФС-1 О СТАЖЕ УХОДЯЩИХ В ДЕКРЕТ И ДЕТСКИЙ ОТПУСК: свежие разъяснения СФР
  • АРЕНДА АВТО БЕЗ ЭКИПАЖА: можно ли учесть допрасходы
  • ОТВЕТЫ ПО РЕЗЕРВАМ: обратная связь с читателями
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 27 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное