Деньги выданы под отчет на карту
Подотчетник хочет, чтобы мы перечислили ему деньги на зарплатную карту. Можно ли это сделать? Какие документы и как оформить для выдачи денег под отчет?
Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в том числе на зарплатную Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. Для этого:
1) в локальном нормативном акте (например, в инструкции для подотчетных лиц) укажите на возможность перечисления подотчетных сумм на банковскую карту работника. Например, так:
«1.4. На одобренную руководителем сумму подотчета бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер по форме № КО-2 или платежное поручение для перечисления суммы на банковскую карту работника».
2) получите письменное заявление подотчетника на имя руководителя с просьбой перечислить подотчетные средства на его банковскую карту с указанием ее реквизитов. Он может указать это в заявлении на выдачу денег под отчет, которое должно содержать подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У:
- сумму, которую надо выдать под отчет;
- срок, на который выдаются деньги;
- дату подписания заявления.
Если вы выдаете аванс наличными, проверьте, нет ли у работника задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных, срок отчета по которой уже наступил. Если такая задолженность есть, деньги под отчет выдавать нельзя подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У.
А вот если деньги перечисляются на карту работника, задолженность работника по подотчетным суммам не имеет значения, поскольку Указание по порядку ведения кассовых операций не распространяется на безналичные расчеты.
Заявление о выдаче денег под отчет
Прошу выдать мне под отчет
Сорок пять тысяч (сумма в рублях прописью и в круглых скобках — цифрами) рублей (45 000 руб.)
на: хозяйственные нужды (указать цель выдачи денежных средств: хозяйственные нужды, командировочные расходы и др.)
Указанные суммы прошу:
перечислить на мою банковскую карту № 1234 5678 8765 4321 (ПАО Сбербанк, г. Москва, БИК 044566287, ИНН/КПП 7726123456/
На срок 5 ра
(подпись работника) | Васечкин П.М. (фамилия, инициалы) | «04» августа 2016 г. |
Если руководитель согласен, он подписывает заявление. Оформлять приказ не нужно. После одобрения руководителя работнику выдаются (переводятся на карту) подотчетные суммы.
В платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» надо указать, что перечисленные средства — подотчетные, чтобы их не спутали с зарплатой или другими выплатами в пользу работника. Например, можно написать: «аванс на хозяйственные расходы» или «аванс на оплату командировочных расходов».
По окончании срока, на который выданы подотчетные деньги, подотчетник обязан представить авансовый отчет и приложить к нему:
- документы, подтверждающие оплату расходов картой (слип, квитанцию электронного терминала и т. д.) Письмо Минфина от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877;
- подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.).
Деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и человеку, с которым заключен ГПД Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
Неизрасходованный остаток аванса подотчетник должен вернуть в кассу.