Оформление командировки на личном автомобиле 2016
Работнику удобно ехать в командировку на своем автомобиле. Какие документы должен оформить работодатель, а какие должен предоставить сам работник?
В этом случае необходимо п. 7 Положения № 749; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368:
- в приказе о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а) указать, что работник едет туда на автомобиле;
- оформить путевой лист (например, по форме № 3);
- заключить с сотрудником соглашение об использовании его автомобиля в служебных целях или договор аренды машины (если это не было сделано раньше);
- получить от работника копию ПТС или свидетельства о регистрации автомобиля Письмо Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 2).
За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию или арендную плату ст. 188 ТК РФ.
Для целей налога на прибыль компенсация выгодна, только если она укладывается в установленные нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:
- 1200 руб. в месяц — при рабочем объеме двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;
- 1500 руб. в месяц — при рабочем объеме двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см.
Причем эти суммы, с точки зрения Минфина, включают в себя любые затраты, в частности на топливо. Любое превышение над ними для целей налогообложения учесть нельзя Письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239.
В то же время арендная плата работнику за использование личного автомобиля в командировке уменьшает налоговую прибыль полностью и может покрывать, помимо прочего, и расходы на топливо. Правда, в отличие от компенсации, из арендной платы нужно удерживать налог на доходы физлиц подп. 4 п. 1 ст. 208, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
По возвращении из командировки сотрудник должен сдать авансовый отчет, приложив к нему путевой лист, чеки на покупку топлива, а также служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее п. 7 Положения № 749; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.