Командировочные расходы в валюте: учет
Наши сотрудники часто бывают в загранкомандировках и рассчитываются там иностранной валютой. Однако аванс мы выдаем в рублях. Вернувшись, работники представляют первичку в валюте, а в авансовом отчете ставят две суммы — в валюте и рублях. Достаточно ли этого для подтверждения того, что суммы сходятся?
Командированный работник должен не только отчитаться в том, сколько он потратил, но и подтвердить расчет этих сумм. В частности, тот курс, по которому он обменял рублевую сумму аванса. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить справки об обмене валюты.
Учтите, что работник мог менять валюту несколько раз, а значит, начиная с каждой новой даты обмена курс для подотчетных сумм тоже новый. Чтобы не было путаницы, пусть работник сделает расчет этих сумм. Для этого:
- внесите в авансовый отчет дополнительные строки;
- попросите работника заполнить и подписать отдельный документ — расчет командировочных расходов. Оформить его можно так.
Расчет командировочных расходов от 29 апреля 2016 г.
Ф. и. о. работника Заграничный П.С.
Срок командировки 18.04.2016—
1. Курс обмена валюты:
— на 17.04.2016 — 76,5 руб/евро;
— на 24.04.2016 — 77,2 руб/евро. Справки и чеки также надо приложить к отчету
2. 17.04.2016 получен аванс на командировочные расходы — 100 000 руб.
3. Данные о расходах:
№ | Подтверждающий документ | Вид расхода | Расходы | ||||
Дата | Наименование | Номер | Евро | Рубли | Курс пере | ||
1 | 17.04.2016 | Справка бан | В-627 | Комиссия бан | — | 150,00 | — |
2 | 18.04.2016 | Билет | 5473265 | Билет на аэроэкспресс | — | 840,00 | — |
3 | 18.04.2016 | Авиабилет | 6702037 | Авиабилет Москва — Берлин | — | 4 600,00 | — |
4 | 18.04.2016 | Билет | 2026803 | Проезд по карте «7-Day-Pass» | 30,00 | 2 295,00 | 76,50 |
5 | 23.04.2016 | Авиабилет | 5308276 | Авиабилет Берлин — Москва | 62,00Если билет куплен заранее, пересчитывать его стоимость по курсу на день отлета не надо, укажите в рублях | 4 743,00 | 76,50 |
6 | 26.04.2016 | Счет из гостиницы | 23576 | Проживание в отеле «Hotel Brook» с 18 по 26 апреля 2016 г.Для перерасчета сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму пересчитываем по новому курсу | 548,00 | 41 922,00 | 76,50 |
212,00 | 16 366,40 | 77,20 | |||||
7 | 29.04.2016 | — | — | Суточные за время командировки по 60 евро/деньПерерасход суточных надо вернуть в рублях и по курсу, установленному локальным актом организации (например, по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета) | 360,00 | 27 540,00 | 76,50Перерасход суточных надо вернуть в рублях и по курсу, установленному локальным актом организации (например, по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета) |
18,00 | 1 389,60 | 77,20Перерасход суточных надо вернуть в рублях и по курсу, установленному локальным актом организации (например, по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета) | |||||
162,00 | 11 975,04 | 73,92Перерасход суточных надо вернуть в рублях и по курсу, установленному локальным актом организации (например, по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета) | |||||
ИТОГО | x | 111 821,04 | x |
5. Остаток/перерасход в рублях: 11 821,04