Сроки хранения первичной бухгалтерской документации
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Ввозить в страну заграничные гостинцы станет сложнее

С 01.01.2019 устанавливаются более жесткие правила беспошлинного ввоза в РФ из-за границы товаров для личного пользования. < ... >

Очередная метаморфоза 2-НДФЛ

Налоговая служба утвердила новую форму справки 2-НДФЛ. Применять эту форму налоговые агенты должны будут начиная с представления сведений за 2018 год. Чем же новая справка отличается от ныне действующей? < ... >

Пособие по уходу за ребенком выплачивать частями нельзя

Работодатель не вправе разбить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на две части и выплачивать часть пособия в аванс, а часть при окончательном расчете с сотрудниками за месяц. < ... >

Оборудование поставляется частями: как определить дату отгрузки

Если крупногабаритное оборудование из-за большого веса поставляется покупателю частями, дата его отгрузки в НДС-целях определяется по последней поставке. < ... >

ФНС отозвала инструкцию по выявлению «нарисованной» отчетности

Летом 2018 года Налоговая служба направила территориальным инспекциям письмо, в котором содержалась инструкция по аннулированию деклараций по НДС и налогу на прибыль. Теперь ФНС решила отменить этот документ. < ... >

ККТ: когда при безналичной оплате можно не выдавать чек

Организация не должна применять ККТ при получении безналичной оплаты от ИП. Но нужно обязательно убедиться, что плательщик действительно предприниматель, а не частное лицо. < ... >

Ненормированный рабочий день не предполагает работу в выходные

Даже если сотрудник трудится в режиме ненормированного рабочего дня, за привлечение его к работе в выходные и праздники работодатель должен доплачивать ему дополнительно. < ... >

Сроки хранения первичных документов

Обновление: 6 октября 2016 г.

Какой закон устанавливает сроки хранения документов?

Сроки хранения документов устанавливают Закон о бухучете, Налоговый кодекс, Закон об архивном деле, Перечень типовых документов, а также специальные нормативные акты. Соблюдать их должны все организации независимо от применяемого режима налогообложения.

Бухгалтерские документы (первичные учетные документы, кассовые документы, бухгалтерские регистры) хранят 5 лет после отчетного года. Копии БСО (отрывные части, корешки) и испорченные бланки хранят не менее 5 лет со дня их использования (порчи) ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Учетную политику, локальные нормативные акты и прочие документы, связанные с организацией и ведением учета, хранят не менее 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления отчетности ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ.

Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранят 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение 4 лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано. Если от продажи получен убыток, сроки увеличатся подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Первичные документы, подтверждающие убыток, хранят в течение всего срока переноса убытка плюс еще 4 года после окончания года, в котором убыток был полностью списан п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278.

Если для документа предусматриваются разные сроки хранения, ориентироваться следует на больший срок.

Налоговую отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) и регистры налогового учета хранят 5 лет после окончания периода, за который они составлены. Бухгалтерскую отчетность хранят постоянно статьи 351, 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

ПРИМЕР. Определение сроков хранения первички

В марте 2016 г. перечислена предоплата за товар, на основании счета-фактуры на аванс НДС принят к вычету.

В апреле 2016 г. товар по накладной принят к учету, НДС заявлен к вычету на основании отгрузочного счета-фактуры, авансовый НДС восстановлен. В декабре 2016 г. приобретенные товары проданы, их стоимость включена в налоговые расходы.

Товарная накладная в этой ситуации имеет три статуса:

  • налоговый документ в целях НДС, подтверждает принятие товаров к учету в апреле, а следовательно, правомерность вычета отгрузочного налога на добавленную стоимость подп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1.1 ст. 172 НК РФ, срок хранения — с 01.07.2016 по 30.06.2020;
  • налоговый документ в целях налога на прибыль, подтверждает стоимость товаров, учтенную в расходах в декабре, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2020;
  • первичный документ бухучета, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2021.

Выбираем максимальный из возможных сроков — 31.12.2021.

Счета-фактуры (авансовый и отгрузочный) покупатель и продавец должны хранить до 1 июля 2020 г. включительно, так как в этот день истекают 4 года после окончания II квартала 2016 г., в котором:

  • покупатель: зарегистрировал в книге покупок отгрузочный счет-фактуру, в книге продаж — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС вычет налога и восстановил авансовый НДС;
  • продавец: зарегистрировал в книге продаж отгрузочный счет-фактуру, в книге покупок — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС начисление налога и авансовый вычет.

Кадровые документы (трудовые договоры, приказы, распоряжения, табели, графики, зарплатные ведомости и др.), составленные до 2003 г., хранят 75 лет, а составленные в 2003 г. и позже — 50 лет статьи 586, 412 Перечня № 558.

Документы по начислению и уплате взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, отчетность в фонды хранят 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним. На документы и отчетность, составленную после 01.01.2017, по всей видимости, будут распространяться налоговые сроки хранения п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Статья из книги «100 ответов по первичке». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.23%
октябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Как вы предпочитаете направлять в ИФНС заявление о зачете налоговой переплаты?
По телекоммуникационным каналам связи
Через личный кабинет налогоплательщика
Лично приносим в налоговую
По почте

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Зимний конгресс ТАКСКОМПодписка на ГК