Сроки хранения первичной бухгалтерской документации
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Раздельный учет НДС-2018: что нового

С 01.01.2018 вступят в силу поправки в НК, согласно которым вести раздельный учет НДС по товарам (работам, услугам), используемым как в облагаемых НДС, так и в не облагаемых/освобожденных от обложения налогом операциях, нужно будет, даже если соблюдается правило пяти процентов. < ... >

Подрядчик уплатил НДС, а суд не признал работы выполненными: что делать?

НДС, начисленный и уплаченный подрядчиком в бюджет по работам, которые суд признал невыполненными, подрядчик может принять к вычету. Вопрос лишь в том, каким образом это лучше сделать: внести корректировки в книгу продаж за соответствующий период или принять налог к вычету на основании своего же счета-фактуры. < ... >

График отпусков-2018: до какой даты нужно успеть утвердить

Как известно, график отпусков на год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления этого календарного года. Т.е. по общему правилу, крайний срок утверждения – 17 декабря. Но в этом году эта дата приходится на нерабочий день (воскресенье). Значит ли это, что утвердить график на 2018 год можно 18 декабря 2017 года и никаких проблем не будет? < ... >

Офисные отходы: обязанности компаний

Офисные компании не должны вносить плату «за грязь», поскольку не оказывают негативного воздействия на природу. Но есть и другие требования в этой сфере — паспортизация отходов, их учет и представление отчетности. < ... >

Когда ИП не нужно самому платить налоги

Если индивидуальный предприниматель оказывает компании услуги, которые не относятся к сфере его бизнес-деятельности, НДФЛ с суммы оплаты таких услуг должна начислить, удержать и уплатить в бюджет организация-заказчик. < ... >

Пониженные тарифы для упрощенцев: справедливость торжествует

С 01.01.2017 вместо ОКВЭД1 действует новый ОКВЭД2. Из-за этого многие упрощенцы в 2017 г. не могли применять пониженные тарифы. Устранить проблему должно Письмо Минфина от 13.10.2017 № 03-15-07/66964, доведенное до инспекций. Мы попросили прокомментировать этот документ специалиста ФНС России. < ... >

Расчет по взносам: указывать в разделе 3 бывших работников или все-таки нет

При заполнении расчета по взносам в разделе 3 «Персонифицированные сведения» нужно показывать всех застрахованных лиц, в пользу которых в течение трех последних месяцев отчетного периода были начислены выплаты, включая работников, уволенных в предыдущем периоде. А нужно ли показывать в разделе 3 бывших сотрудников, которым никакие выплаты не начислялись? < ... >

Сроки хранения первичных документов

Обновление: 6 октября 2016 г.

Какой закон устанавливает сроки хранения документов?

Сроки хранения документов устанавливают Закон о бухучете, Налоговый кодекс, Закон об архивном деле, Перечень типовых документов, а также специальные нормативные акты. Соблюдать их должны все организации независимо от применяемого режима налогообложения.

Бухгалтерские документы (первичные учетные документы, кассовые документы, бухгалтерские регистры) хранят 5 лет после отчетного года. Копии БСО (отрывные части, корешки) и испорченные бланки хранят не менее 5 лет со дня их использования (порчи) ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Учетную политику, локальные нормативные акты и прочие документы, связанные с организацией и ведением учета, хранят не менее 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления отчетности ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ.

Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранят 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение 4 лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано. Если от продажи получен убыток, сроки увеличатся подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Первичные документы, подтверждающие убыток, хранят в течение всего срока переноса убытка плюс еще 4 года после окончания года, в котором убыток был полностью списан п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278.

Если для документа предусматриваются разные сроки хранения, ориентироваться следует на больший срок.

Налоговую отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) и регистры налогового учета хранят 5 лет после окончания периода, за который они составлены. Бухгалтерскую отчетность хранят постоянно статьи 351, 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

ПРИМЕР. Определение сроков хранения первички

В марте 2016 г. перечислена предоплата за товар, на основании счета-фактуры на аванс НДС принят к вычету.

В апреле 2016 г. товар по накладной принят к учету, НДС заявлен к вычету на основании отгрузочного счета-фактуры, авансовый НДС восстановлен. В декабре 2016 г. приобретенные товары проданы, их стоимость включена в налоговые расходы.

Товарная накладная в этой ситуации имеет три статуса:

  • налоговый документ в целях НДС, подтверждает принятие товаров к учету в апреле, а следовательно, правомерность вычета отгрузочного налога на добавленную стоимость подп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1.1 ст. 172 НК РФ, срок хранения — с 01.07.2016 по 30.06.2020;
  • налоговый документ в целях налога на прибыль, подтверждает стоимость товаров, учтенную в расходах в декабре, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2020;
  • первичный документ бухучета, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2021.

Выбираем максимальный из возможных сроков — 31.12.2021.

Счета-фактуры (авансовый и отгрузочный) покупатель и продавец должны хранить до 1 июля 2020 г. включительно, так как в этот день истекают 4 года после окончания II квартала 2016 г., в котором:

  • покупатель: зарегистрировал в книге покупок отгрузочный счет-фактуру, в книге продаж — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС вычет налога и восстановил авансовый НДС;
  • продавец: зарегистрировал в книге продаж отгрузочный счет-фактуру, в книге покупок — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС начисление налога и авансовый вычет.

Кадровые документы (трудовые договоры, приказы, распоряжения, табели, графики, зарплатные ведомости и др.), составленные до 2003 г., хранят 75 лет, а составленные в 2003 г. и позже — 50 лет статьи 586, 412 Перечня № 558.

Документы по начислению и уплате взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, отчетность в фонды хранят 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним. На документы и отчетность, составленную после 01.01.2017, по всей видимости, будут распространяться налоговые сроки хранения п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Также читайте:

  1. Договор — счет на оказание услуг (образец 2017)
  2. Справка-счёт или договор купли-продажи
  3. Экспедиторская расписка
  4. Путевой лист грузового автомобиля 4-п
  5. Счет-договор (бланк и образец)
  6. Форма путевого листа легкового автомобиля: образец заполнения
  7. Акт приема-передачи материальных ценностей
  8. Счет на оплату услуг (образец)
  9. Авансовые отчеты в 2017 году: изменения
  10. Форма ОС-1: образец заполнения
  11. Ставится ли печать на счете на оплату
  12. Путевой лист грузового автомобиля: бланк
  13. Путевой лист автобуса: бланк
  14. Путевые листы: бланки в 2017
  15. Счет — договор на поставку товара (образец)
  16. Счет в евро — оплата в рублях (образец)
  17. Акцептован счет: что это значит
  18. Унифицированная форма Т-6
  19. Статус налогоплательщика
  20. Новые путевые листы на легковые автомобили
  21. Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году
  22. Акцептован счет: проводка
  23. Путевой лист трактора: бланк 2017
  24. Форма 4-с: путевой лист грузового автомобиля
  25. Счет на оплату услуг от ИП (образец)
  26. Счет на оплату
  27. Путевые листы: правила заполнения в 2017 году
  28. Изменения в путевых листах в 2017 году
  29. Приказ о праве подписи первичных документов (образец)
  30. Счет на предоплату (образец)
  31. Оформление счета на оплату
  32. Журнал учета путевых листов: форма 8
  33. Счет-проформа (бланк и образец)
  34. Штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля
  35. Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя
  36. Авансовый отчет: бланк
  37. Можно ли выставить счет без договора
  38. Экспедиторская расписка: образец заполнения
  39. Срок действия счета на оплату по законодательству
  40. Акт ввода в эксплуатацию оборудования (бланк и образец)
  41. Унифицированная форма Т-1
  42. Адрес выставления счета
  43. Первичные документы по учету готовой продукции
  44. Является ли счет на оплату договором
  45. Счет на предоплату
  46. Счет на оплату (образец)
  47. Счет-оферта (образец)
  48. Обязательные реквизиты счета на оплату
  49. Авансовый отчет: проводки
  50. Унифицированная форма КС-2

Статья из книги «100 ответов по первичке». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
ноябрь 2017 г.
45000000
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Каким способом вы уплачиваете «прибыльные» авансы?
Ежеквартально плюс ежемесячно внутри каждого квартала
Только ежеквартально
Ежемесячно, исходя из фактически полученной прибыли
Мы их не платим, применяем спецрежим

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Смарт-комплектПодписка на ГК