Сроки хранения первичной бухгалтерской документации
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
Доверенность на получение материалов теперь без печати

Официально опубликован Приказ Минфина, вносящий изменения в Методические указания по бухучету МПЗ. Утвержденные поправки связаны с тем, что использование организациями печати больше не обязательно. < ... >

Статотчетность за 2016: какой ОКВЭД указывать

С 01.01.2017 старый классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) больше не действует. С этого года применяется только ОКВЭД2. Московское отделение Росстата разъяснило, какие коды указывать при сдаче статистической отчетности за 2016 год. < ... >

Практика рассмотрения налоговых споров в 2016 году

Иногда чужой опыт помогает плательщикам отбиться от претензий налоговиков, а иногда наоборот – понять, что в случае судебного спора судьи поддержат именно ИФНС. Поэтому для вас мы сделали подборку самых интересных судебных решений. < ... >

КБК по взносам-2017: опубликована сопоставительная таблица

ФНС напоминает, что с 01.01.2017 администрированием страховых взносов будут заниматься налоговики. В связи с этим, со следующего года при перечислении взносов в бюджет будут использоваться новые КБК. Для удобства плательщиков, подготовлена сопоставительная таблица старых и новых кодов. < ... >

Чего ждать от нового года...

Каждый приходящий год знаменуется какими-то бухгалерско-налоговыми новшествами. Наступающий 2017 год не стал исключением. Мы расскажем о самых интересных из них. < ... >

6-НДФЛ: как устранить ранее допущенные ошибки и не сделать новых

Если в конце года работодатель обнаружил, что 6-НДФЛ за I квартал был сдан с ошибкой (например, была завышена сумма дохода и, соответственно, налога), сдать уточненные расчеты придется не только за I квартал, но и за все последующие отчетные периоды. < ... >

План проверок на 2017 год уже готов

На официальном сайте Генпрокуратуры опубликован сводный план проверок организаций и ИП, назначенных на 2017 год. < ... >

Сроки хранения первичных документов

Обновление: 6 октября 2016 г.

Какой закон устанавливает сроки хранения документов?

Сроки хранения документов устанавливают Закон о бухучете, Налоговый кодекс, Закон об архивном деле, Перечень типовых документов, а также специальные нормативные акты. Соблюдать их должны все организации независимо от применяемого режима налогообложения.

Бухгалтерские документы (первичные учетные документы, кассовые документы, бухгалтерские регистры) хранят 5 лет после отчетного года. Копии БСО (отрывные части, корешки) и испорченные бланки хранят не менее 5 лет со дня их использования (порчи) ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Учетную политику, локальные нормативные акты и прочие документы, связанные с организацией и ведением учета, хранят не менее 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления отчетности ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ.

Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранят 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение 4 лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано. Если от продажи получен убыток, сроки увеличатся подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Первичные документы, подтверждающие убыток, хранят в течение всего срока переноса убытка плюс еще 4 года после окончания года, в котором убыток был полностью списан п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278.

Если для документа предусматриваются разные сроки хранения, ориентироваться следует на больший срок.

Налоговую отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) и регистры налогового учета хранят 5 лет после окончания периода, за который они составлены. Бухгалтерскую отчетность хранят постоянно статьи 351, 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

ПРИМЕР. Определение сроков хранения первички

В марте 2016 г. перечислена предоплата за товар, на основании счета-фактуры на аванс НДС принят к вычету.

В апреле 2016 г. товар по накладной принят к учету, НДС заявлен к вычету на основании отгрузочного счета-фактуры, авансовый НДС восстановлен. В декабре 2016 г. приобретенные товары проданы, их стоимость включена в налоговые расходы.

Товарная накладная в этой ситуации имеет три статуса:

  • налоговый документ в целях НДС, подтверждает принятие товаров к учету в апреле, а следовательно, правомерность вычета отгрузочного налога на добавленную стоимость подп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1.1 ст. 172 НК РФ, срок хранения — с 01.07.2016 по 30.06.2020;
  • налоговый документ в целях налога на прибыль, подтверждает стоимость товаров, учтенную в расходах в декабре, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2020;
  • первичный документ бухучета, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2021.

Выбираем максимальный из возможных сроков — 31.12.2021.

Счета-фактуры (авансовый и отгрузочный) покупатель и продавец должны хранить до 1 июля 2020 г. включительно, так как в этот день истекают 4 года после окончания II квартала 2016 г., в котором:

  • покупатель: зарегистрировал в книге покупок отгрузочный счет-фактуру, в книге продаж — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС вычет налога и восстановил авансовый НДС;
  • продавец: зарегистрировал в книге продаж отгрузочный счет-фактуру, в книге покупок — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС начисление налога и авансовый вычет.

Кадровые документы (трудовые договоры, приказы, распоряжения, табели, графики, зарплатные ведомости и др.), составленные до 2003 г., хранят 75 лет, а составленные в 2003 г. и позже — 50 лет статьи 586, 412 Перечня № 558.

Документы по начислению и уплате взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, отчетность в фонды хранят 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним. На документы и отчетность, составленную после 01.01.2017, по всей видимости, будут распространяться налоговые сроки хранения п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Статья из книги «100 ответов по первичке». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
декабрь 2016 г.
0
Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

7 500

Примечание

История

ОПРОС
С 2017 года страховые взносы переданы на администрирование в ФНС. Что вам больше всего мешает в работе?
Неразбериха с кодами КБК по взносам в начале 2017 года
Необходимость изучать новые правила расчета взносов
Необходимость сдавать отчетность по новым формам
Ничего не мешает – работаем в штатном порядке

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГК_2017К_ПЛЮС_на 3 дня бесплатно_1
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
20.01.2017 г.

Бизнес-практикум: «Новшества законодательства для бухгалтера-2017: что год пришедший нам готовит?», г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»

24.01.2017 г.

Блиц-семинар: «Новые декларация по прибыли и НДС в 2017 году: как заполнить и отчитаться без ошибок», г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»

25.01.2017 г.

Бизнес-практикум: «Годовой отчет за 2016 год: какие ключевые вопросы важно учесть при его подготовке»,г.Москва, Международный центр делового развития «АЭФ-КОНСАЛТ»