Организация архива бухгалтерии
Как правильно создать и вести архив? Что грозит за нарушения правил ведения архива и сохранения первички?
Способ формирования архива оставлен на усмотрение самой организации. По сути все сводится к двум задачам: случайно не выбросить и не потерять документ до истечения установленного срока его хранения и быстро найти бумагу в случае необходимости. Существующий штраф за нарушение правил архивного дела в размере 300—
Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень заголовков (названий) дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска пп. 2.2, 4.14, 4.15, 4.17 Правил № 526; п. 3 Информации Минфина № ПЗ-13/2015. Для ее разработки действуйте так:
1) составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для управления, организации и ведения учета, составления отчетности, кадровой работы п. 3.2.5.4 ГСДОУ, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33;
2) сформулируйте заголовки (названия) дел, присвойте им цифровой или буквенно-цифровой индекс п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Например, папку с выставленными счетами-фактурами можно озаглавить так: «Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2016 г.», а индекс — «СФ исх. отгр. 2016»;
3) определите сроки хранения дел;
4) составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя;
5) ознакомьте с номенклатурой дел ответственных работников.
Номенклатура дел составляется ежегодно на каждый следующий год. Кардинально менять ее не нужно, но пересмотреть и, возможно, дополнить потребуется. При появлении новых наименований дел в течение года номенклатура дополняется на основании приказа руководителя организации пп. 3.2.5.5, 3.2.5.6 ГСДОУ.
Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)
Индекс | Заголовок (название) делаКраткое описание документов в папке, в том числе общее название документов, их вид (внутренний, входящий, исходящий), период составления или получения | Кол-во делВ конце года укажите количество папок с соответствующими документами п. 3.2.5.6 ГСДОУ | Срок храненияСрок в годах или конкретная дата, до которой хранится дело. Документы с разными сроками держите отдельно | ПримечаниеЛюбые пояснения, например примечание к графе о сроках хранения, отметки о переходе дела на следующий год, о передаче дела в архив, об уничтожении документов и т. п. |
ГБО 2017 | Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г. | Постоянно | ||
УП | Бухгалтерская и налоговая учетная политика (включая приложения и дополнения) | 5 лет (*) | Переходящее дело * После года, в котором последний раз использовались документы для составления отчетности | |
КАССА 2016 | Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2016 г. | 5 лет | ||
ТОРГ-12 вх. 2016 | Товарные накладные, полученные в 2016 г. | 5 лет | ||
СФ вх. отгр. 2016 | Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2016 г. | 4 года | ||
ПД ОС | Первичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС) | 5 лет (*) | Переходящее дело * После списания ОС (учета убытка от продажи ОС) |