Архивирование документов в бухгалтерии
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
ФНС поделилась тайными сведениями

Налоговая служба разместила на своем сайте первую партию сведений, которые раньше признавались налоговой тайной. < ... > < ... >

Ставка НДС изменена

Подписан закон, устанавливающий стандартную ставку НДС на уровне 20% (вместо нынешних 18%). < ... >

МРОТ и зарплата: что нужно знать

Минтруд выпустил обширное разъяснение, касающееся сравнения платы за труд, получаемой работником, с установленным МРОТ. < ... >

Что нужно сделать с 20 по 24 августа

Лето приближается к концу и дни становятся все короче. А вот на количество рабочих задач продолжительность светового дня, к сожалению, никак не влияет. Чтобы среди ежедневных забот вы не пропустили ни одного важного дела, мы подготовили для вас наши еженедельные бухгалтерские напоминания. < ... > < ... >

ККТ и подотчетники: вопросов больше чем ответов

Столичные налоговики считают, что при покупке товаров для компании подотчетник должен применять ККТ. < ... > < ... >

Как проверить контрагента на благонадежность

Налоговики рассказали, где следует искать информацию о потенциальном деловом партнере в целях проверки его добросовестности. < ... >

Движимое имущество освободили от налогообложения

С 01.01.2019 налог на имущество организациям нужно будет платить только в отношении недвижимости. < ... >

Организация архива бухгалтерии

Обновление: 6 октября 2016 г.

Как правильно создать и вести архив? Что грозит за нарушения правил ведения архива и сохранения первички?

Способ формирования архива оставлен на усмотрение самой организации. По сути все сводится к двум задачам: случайно не выбросить и не потерять документ до истечения установленного срока его хранения и быстро найти бумагу в случае необходимости. Существующий штраф за нарушение правил архивного дела в размере 300—500 руб. взыскивается только по решению суда и применяется редко. Чаще наказание организации грозит именно за отсутствие нужного документа ч. 2 ст. 13 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 1.4 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; ст. 13.20, ч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ.

Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень заголовков (названий) дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска пп. 2.2, 4.14, 4.15, 4.17 Правил № 526; п. 3 Информации Минфина № ПЗ-13/2015. Для ее разработки действуйте так:

1) составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для управления, организации и ведения учета, составления отчетности, кадровой работы п. 3.2.5.4 ГСДОУ, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33;

2) сформулируйте заголовки (названия) дел, присвойте им цифровой или буквенно-цифровой индекс п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Например, папку с выставленными счетами-фактурами можно озаглавить так: «Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2016 г.», а индекс — «СФ исх. отгр. 2016»;

3) определите сроки хранения дел;

4) составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя;

5) ознакомьте с номенклатурой дел ответственных работников.

Номенклатура дел составляется ежегодно на каждый следующий год. Кардинально менять ее не нужно, но пересмотреть и, возможно, дополнить потребуется. При появлении новых наименований дел в течение года номенклатура дополняется на основании приказа руководителя организации пп. 3.2.5.5, 3.2.5.6 ГСДОУ.

Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

Индекс Заголовок (название) делаКраткое описание документов в папке, в том числе общее название документов, их вид (внутренний, входящий, исходящий), период составления или получения Кол-во делВ конце года укажите количество папок с соответствующими документами п. 3.2.5.6 ГСДОУ Срок храненияСрок в годах или конкретная дата, до которой хранится дело. Документы с разными сроками держите отдельно ПримечаниеЛюбые пояснения, например примечание к графе о сроках хранения, отметки о переходе дела на следующий год, о передаче дела в архив, об уничтожении документов и т. п.
ГБО 2017 Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г.   Постоянно  
УП Бухгалтерская и налоговая учетная политика (включая приложения и дополнения)   5 лет (*) Переходящее дело
* После года, в котором последний раз использовались документы для составления отчетности
КАССА 2016 Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2016 г.   5 лет  
ТОРГ-12 вх. 2016 Товарные накладные, полученные в 2016 г.   5 лет  
СФ вх. отгр. 2016 Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2016 г.   4 года  
ПД ОС Первичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС)   5 лет (*) Переходящее дело
* После списания ОС (учета убытка от продажи ОС)

Также читайте:

  1. Форма ОС-3 (образец заполнения)
  2. Товарный чек
  3. Форма ОС-1а
  4. Форма ОС-4 (образец заполнения)
  5. Образец заполнения транспортной накладной (Приложение 4)
  6. Акт приема-передачи материальных ценностей
  7. CMR (международная транспортная накладная)
  8. Форма ТОРГ-2
  9. Товарный чек без кассового чека действителен в 2018?
  10. Авансовый отчет: бланк
  11. ТТН (товарно-транспортная накладная)
  12. Форма ОС-15
  13. Форма МХ-18
  14. Первичные документы по учету готовой продукции
  15. Форма ОС-1: образец заполнения
  16. Авансовые отчеты в 2017 году: изменения
  17. Исправление первички
  18. Форма ОС-14 (акт о приемке оборудования)
  19. ТТН и ТН: в чем разница
  20. Форма ОС-2
  21. Товарный чек с печатью?
  22. Акт приема-передачи оборудования (образец)
  23. Транспортная накладная: скачать бланк 2017
  24. Требование-накладная (форма М-11): пример заполнения
  25. Акт ввода в эксплуатацию оборудования (бланк и образец)
  26. Транспортная железнодорожная накладная: бланк и образец
  27. Форма ОС-16
  28. Товарный чек: образец
  29. Авансовый отчет: проводки
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Статья из книги «100 ответов по первичке». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.17%
июль 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 742

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.25%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Приходилось ли вам исполнять функции налогового агента (кроме агента по НДФЛ)?
Да, агента по НДС
Да, агента по налогу на прибыль
Да, и НДС-агента, и «прибыльного» агента
Нет

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКСмарт-комплект