Архивирование документов в бухгалтерии
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ
ФНС опубликовала очередную порцию рассекреченной информации

Налоговая служба разместила в открытом доступе вторую партию сведений, которые раньше относились к налоговой тайне. < ... >

Регистрация юрлица или ИП: оснований для отказа стало больше

С 1 октября у налоговиков появилось два новых основания для отказа в госрегистрации организации или ИП. < ... >

«Спасибо» от Сбербанка теперь можно положить в карман

С середины октября у клиентов Сбербанка появилась возможность переводить бонусы, полученные по программе «Спасибо», в рубли. < ... >

«Физика»-арендодателя могут заставить уплатить НДС

Даже если гражданин не зарегистрирован в качестве ИП, его арендная деятельность может быть признана предпринимательской. Со всеми вытекающими налоговыми последствиями. < ... >

Что нужно сделать с 22 по 26 октября

Октябрь – «горячее» время для бухгалтеров. Ведь, помимо текущей работы, нужно подбить итоги прошедшего III квартала, сдать отчетность и перечислить обязательные платежи в бюджет. Чтобы вам было проще спланировать свое время и ни о чем не забыть, мы подготовили для вас наши еженедельные бухгалтерские напоминания. < ... >

Платить «агентский» НДФЛ из своего кармана налоговый агент не вправе

В договоры нельзя включать условие о том, что налоговый агент, выплачивающий гражданину доход, берет на себя расходы, связанные уплатой НДФЛ. < ... >

ЦБ определился, какие операции по счету будут замораживать

Банк России утвердил признаки перевода денежных средств без согласия клиента. < ... >

Организация архива бухгалтерии

Обновление: 6 октября 2016 г.

Как правильно создать и вести архив? Что грозит за нарушения правил ведения архива и сохранения первички?

Способ формирования архива оставлен на усмотрение самой организации. По сути все сводится к двум задачам: случайно не выбросить и не потерять документ до истечения установленного срока его хранения и быстро найти бумагу в случае необходимости. Существующий штраф за нарушение правил архивного дела в размере 300—500 руб. взыскивается только по решению суда и применяется редко. Чаще наказание организации грозит именно за отсутствие нужного документа ч. 2 ст. 13 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 1.4 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; ст. 13.20, ч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ.

Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень заголовков (названий) дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска пп. 2.2, 4.14, 4.15, 4.17 Правил № 526; п. 3 Информации Минфина № ПЗ-13/2015. Для ее разработки действуйте так:

1) составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для управления, организации и ведения учета, составления отчетности, кадровой работы п. 3.2.5.4 ГСДОУ, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33;

2) сформулируйте заголовки (названия) дел, присвойте им цифровой или буквенно-цифровой индекс п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Например, папку с выставленными счетами-фактурами можно озаглавить так: «Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2016 г.», а индекс — «СФ исх. отгр. 2016»;

3) определите сроки хранения дел;

4) составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя;

5) ознакомьте с номенклатурой дел ответственных работников.

Номенклатура дел составляется ежегодно на каждый следующий год. Кардинально менять ее не нужно, но пересмотреть и, возможно, дополнить потребуется. При появлении новых наименований дел в течение года номенклатура дополняется на основании приказа руководителя организации пп. 3.2.5.5, 3.2.5.6 ГСДОУ.

Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

Индекс Заголовок (название) делаКраткое описание документов в папке, в том числе общее название документов, их вид (внутренний, входящий, исходящий), период составления или получения Кол-во делВ конце года укажите количество папок с соответствующими документами п. 3.2.5.6 ГСДОУ Срок храненияСрок в годах или конкретная дата, до которой хранится дело. Документы с разными сроками держите отдельно ПримечаниеЛюбые пояснения, например примечание к графе о сроках хранения, отметки о переходе дела на следующий год, о передаче дела в архив, об уничтожении документов и т. п.
ГБО 2017 Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г.   Постоянно  
УП Бухгалтерская и налоговая учетная политика (включая приложения и дополнения)   5 лет (*) Переходящее дело
* После года, в котором последний раз использовались документы для составления отчетности
КАССА 2016 Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2016 г.   5 лет  
ТОРГ-12 вх. 2016 Товарные накладные, полученные в 2016 г.   5 лет  
СФ вх. отгр. 2016 Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2016 г.   4 года  
ПД ОС Первичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС)   5 лет (*) Переходящее дело
* После списания ОС (учета убытка от продажи ОС)
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Статья из книги «100 ответов по первичке». Посмотреть все статьи: Содержание

ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0.13%
сентябрь 2018 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
ОПРОС
Практикуется ли в вашей компании вывешивание фото сотрудников на доску почета или на доску позора?
Нет, это наследие советских времен
Да, это очень эффективно
Да, но только тех, кто дал согласие на это

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ИРСОТ КонгрессПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
31.10.2018

«Неделя Бухгалтера 2018» Обучение в атмосфере праздника!, компания "ИСКРА"

31.10.2018

Конференция «НАЛОГОВЫЙ КОНТРОЛЬ.ИТОГИ–2018, ОЖИДАНИЯ–2019», Компания"ИРСОТ"

07.11.2018

«Фестиваль бухгалтера 2018» в Красноярске, Компания «КонсультантПлюс Илан