Восстановление утраченных документов
Как восстановить утраченные документы?
Формально при выявлении пропажи хотя бы одного документа нужно создавать комиссию, которая будет выяснять, по каким причинам это произошло. По результатам ее работы составляют акт. Однако в жизни это делают, только если пропавших документов много (например, случился пожар). Из-за восстановления двух-трех бумаг комиссию не формируют, и это не приводит к каким-либо негативным последствиям п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
Если утрачен относительно свежий документ со стороны, можно попросить контрагента передать вам новый экземпляр, а собственную недавнюю первичку распечатать и подписать заново.
Если же пропал документ, составленный 2—
Товарная накладная от 20.08.2014 № 1516 (дубликат)
или
Дубликат товарной накладной от 20.08.2014 № 1516
Поскольку на момент выдачи дубликата работники, подписавшие первоначальный документ, могли уволиться, бумагу вправе подписать другие должностные лица.
Если контрагент не хочет выписывать дубликат, попросите у него заверенную копию утраченного документа, которая также имеет юридическую силу пп. 23, 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013.
В заверенной копии документа ниже реквизита «Подпись»:
- следует написать «Верно» и указать дату заверения;
- нужно указать должность лица, заверившего копию;
- должна стоять подпись этого лица с расшифровкой ф. и. о.
Печать на копии проставляют по усмотрению организации п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003.