Расходы на зарплату при УСН

При объекте «доходы минус расходы» налогооблагаемую базу можно уменьшить на сумму расходов на оплату трудаподп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Таковыми для целей упрощенки признаются лишь те выплаты работникам, которые поименованы в ст. 255 Налогового кодексап. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Это, в частности, собственно зарплата, отпускные, премии, различные надбавки — районные и северные, за работу в ночное время или в выходные дни, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Перечень выплат работникам, приведенный в ст. 255 НК РФ, не закрытый. Он позволяет учитывать в «упрощенных» расходах на оплату труда любые экономически оправданные выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договоромп. 25 ст. 255 НК РФ.

Затраты на оплату труда учитываются в расходах в момент их фактической оплатыподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ и отражаются в Книге учета доходов и расходов при применении УСН на одну из следующих дат:

зарплата выдается наличными деньгами — на дату выплаты из кассы;
зарплата перечисляется на банковские карты работников — на дату списания денег с расчетного счета;
зарплата выдается в натуральной форме — на дату передачи имущества.

Не будет ошибкой, если признавать расход в виде начисленной и выплаченной зарплаты за месяц единоразово — общей суммой, включающей в себя и аванс, и вторую часть зарплаты, — в день выплаты последней.

Суммы удерживаемого НДФЛ тоже относятся к расходам на оплату трудаст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 25.06.2009 № 03-11-09/225; УФНС по г. Москве от 14.09.2010 № 16-15/096615@. Эти суммы включаются в состав расходов только после того, как налог будет уплачен. Он перечисляется в бюджет один раз в месяц — при окончательном расчете дохода работника за весь месяцПисьма Минфина от 03.07.2013 № 03-04-05/25494; ФНС от 26.05.2014 № БС-4-11/10126@.

Дата уплаты НДФЛ зависит от способа выплаты зарплаты:

безналичным путем — налог надо уплатить в день перечисления денег на банковские карты работниковпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ;
наличными из кассы — НДФЛ нужно заплатить в тот же день, когда наличные были сняты работодателем по чеку;
наличными из кассы за счет наличной выручки — налог должен быть уплачен не позднее дня, следующего за днем выдачи работникам наличныхп. 6 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2014 № 03-04-06/33737.

В Книге учета доходов и расходов (КУДиР) выплату зарплаты и перечисление НДФЛ лучше отражать отдельно, даже если эти операции произошли в один день.

Приведем образец заполнения КУДиР.

I. Доходы и расходы

Регистрация			Сумма
№ п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...
6	Платежная ведомость от 23.01.2015 № 2	Выдана зарплата за первую половину января 2015 г.	—	250 000
...
17	Платежное поручение от 06.02.2015 № 23	Перечислен НДФЛ с заработной платы за январь 2015 г.	—	65 000
18	Платежная ведомость от 06.02.2015 № 3	Выдана зарплата за январь 2015 г.	—	185 000

Рассчитать НДФЛ с доходов любого вида вам поможет Виртуальный помощник по НДФЛ для налоговых агентов, размещенный на сайте издательства «Главная книга». Рассчитать отпускные работникам вам поможет Калькулятор отпускных, размещенный на сайте издательства «Главная книга».

Также читайте:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.