Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 мая 2011 г.
Ох уж этот подотчет...
Бухгалтеры постоянно объясняют подотчетникам, какие документы необходимо получить у продавца и что в них должно быть указано, чтобы потом приобретенные за наличный расчет товары (работы, услуги) можно было беспроблемно учесть в расходах. Но все равно находятся сотрудники, которые приносят «неправильные» документы. Как в этом случае поступить, если руководитель одобрил авансовый отчет: учесть расходы по таким документам или нет? Да и как вообще должны выглядеть подотчетные документы, чтобы налоговики к ним не придрались? Отвечаем на самые интересные вопросы наших читателей.
Вычет НДС только по типографскому БСО
Наш работник вернулся из командировки и в качестве документа, подтверждающего проживание в гостинице, привез кассовый чек и счет по форме
: В принципе, можноп. 7 ст. 168, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ. Раз счет по форме
Однако не исключено, что проблемы с вычетом НДС все же могут возникнуть. Дело в том, что, по мнению Минфина, БСО, утвержденные до 12.04.2005 (а счет по форме
Кроме того, если гостиница распечатала счет
Таким образом, лучше запросите у гостиницы счет-фактуру. А если это сделать невозможно, безопаснее не принимать НДС к вычету.
Нет расшифровки канцтоваров в чеке — нет и расходов?
Подотчетник принес товарный и кассовый чеки, в которых стоимость канцтоваров отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на эти канцтовары?
: Можно, если эти канцтовары вы сможете оприходовать. Для этого попросите подотчетника, чтобы он:
- <или>вернулся в магазин и попросил указать в товарном чеке каждый приобретенный товар;
- <или>сам составил отчет в произвольной форме, указал в нем наименование каждого приобретенного товара, его количество и цену (цены можно указать и приблизительные, главное, чтобы сошлось с общей суммой оплаты) и приложил этот отчет вместе с кассовым и товарным чеками к авансовому отчету.
После этого канцтовары можно оприходовать на основании приходного ордера по форме №
Однако налоговики при проверке, из-за того что расшифровка канцтоваров сделана самим подотчетником, а не организацией-продавцом, могут и исключить стоимость канцтоваров из «прибыльных» расходов, как документально неподтвержденные затратыст. 252 НК РФ. И не исключено, что правомерность своих трат вам придется доказывать в суде.
Товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату ТМЦ
Наши сотрудники часто на приобретенные материалы предоставляют только товарный чек. Достаточно ли его одного, чтобы учесть расходы в налоговом и бухгалтерском учете?
: Достаточно, если этот товарный чек выдал плательщик ЕНВД и в нем естьп. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003
- номер и дата;
- наименование и ИНН продавца;
- наименование, количество, цена приобретенных товаров;
- должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.
Ведь такой чек вместо кассового чека могут выдавать покупателям плательщики ЕНВДПисьма Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436.
И хотя нельзя быть стопроцентно уверенным в том, что его выдал именно плательщик ЕНВД, подтверждать статус продавца дополнительными документами (например, запрашивать копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика) не нужно. Ведь НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца.
Если же в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТп. 1 ст. 2 Закона о ККТ. А без него расходы лучше не учитывать.
Авансовый отчет можно заполнить и на компьютере
Можно ли заполнить бланк авансового отчета не от руки, а на компьютере? А подотчетник его лишь подпишет.
: Да, можно. Это прямо разрешено Указаниями по заполнению авансового отчетаУказания по... заполнению... утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Подотчетные суммы можно перечислять и на зарплатные карты
Имеем ли мы право перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников? Могут возникнуть претензии со стороны банка или налоговиков?
: Все зависит от того, что написано в вашем договоре с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.
Одни банки без проблем зачисляют на зарплатные карты работников любые подотчетные деньги, другие — только командировочные суммы, а третьи вообще отказываются это делать. Такая ситуация возникла из-за того, что есть два Письма Центробанка России, в которых высказаны разные точки зрения по этому вопросу.
В одном сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотренаПисьмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408.
В другом ЦБ ссылается на свое Положение об эмиссии банковских картПоложение ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П и делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открыт. И если коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрена возможность перевода на банковские карты сотрудников денег на командировочные расходыст. 168 ТК РФ, то банк такой платеж пропуститПисьмо ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513.
Таким образом, смотрите свой договор с банком. Если в нем сказано, что, например, «на банковские карты сотрудников организация может перечислять любые денежные средства», то проблем с перечислением подотчетных сумм не будет. Штрафа за то, что вы так делаете, нет.
А чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили поступившие на карту суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Подтверждением того, что работник не потратил деньги на себя, будет его авансовый отчет (форма № А
«Доходная» упрощенка не отменяет обязанности отчитаться за выданные деньги
Мы применяем упрощенку с объектом «доходы». Довольно часто я выдаю директору деньги из кассы на хозяйственные расходы (естественно, по его распоряжению). Учет расходов мы не ведем. А вот обязан ли директор отчитываться за выданные ему деньги авансовыми отчетами? Сам он утверждает, что отчитываться за свои же деньги (он единственный собственник нашей компании) он не должен.
: Действительно, вы не обязаны документально подтверждать расходы, так как они не влияют на исчисление налога при УСНОп. 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов... утв. Приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н; Письма Минфина России от 16.06.2010 № 03-11-11/169, от 20.10.2009 № 03-11-09/353. Но если директор не отчитывается о выданных ему под отчет деньгах, а вы продолжаете выдавать ему деньги, то ваша компания, прежде всего, нарушает кассовую дисциплинуп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Советом директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). И банк при проверке обязательно укажет вам на это и сообщит о нарушении в вашу налоговую инспекцию.
После этого возможны такие негативные последствия:
- инспекция попытается оштрафовать вашу компанию за нарушение порядка ведения кассовых операций. Правда, суды считают, что за нарушение порядка выдачи денег под отчет ответственность
КоАП РФ не предусматриваетПостановления ФАС СЗО от 25.11.2008 № А56-5137/2008; Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.04.2010 № А69-2973/2009-12; Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.12.2009 № 09АП-24082/2009-АК. Но вряд ли вам хочется ходить по судам; - налоговики могут расценить подотчетные суммы как скрытую зарплату и доначислить НДФЛПисьма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487. И суд может согласиться с нимиПостановления ФАС ПО от 22.09.2009 № А55-1433/2009; Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.02.2010 № А57-3405/2009.
А вот другие суды считают, что средства, выданные подотчетному лицу, в принципе не являются его доходом и не включаются в налоговую базу по НДФЛст. 41, ст. 208, ст. 209 НК РФ; Постановления ФАС СКО от 11.12.2006 № Ф08-5708/2006-2386А; ФАС УО от 20.02.2008 № Ф09-516/08-С2. Ведь это лишь задолженность сотрудника перед организацией и не более того.
Кстати, не исключено, что и сотрудники ФСС и ПФР расценят подотчетные суммы как скрытую зарплату и доначислят страховые взносы вашей компании.
Поэтому, чтобы вам не пришлось спорить с проверяющими, директору лучше отчитаться, на что он потратил деньги.
Билет «туда-обратно» делим пополам
Работник поехал в командировку. Точный день возврата из командировки не был известен, и работник купил билет только туда. А возвращаясь из командировки, с целью экономии купил билет обратно и туда с открытой датой, поскольку точно знал, что придется ехать еще раз. Билет действительно стоит значительно дешевле, но только в нем указана общая стоимость двух перелетов. И мы не знаем, как разделить цену одного билета между двумя командировками и как правильно заполнить авансовый отчет.
: В авансовом отчете работник должен указать всю стоимость авиабилета, ведь он потратил на него деньгип. 11 Порядка; Указания по... заполнению... формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Этот билет еще понадобится работнику для поездки в следующую командировку. Поэтому к первому авансовому отчету можно приложить ксерокопию авиабилета, а оригинал — ко второму авансовому отчету.
Поскольку билет используется в двух поездках, в бухгалтерских и налоговых расходах на дату утверждения первого авансового отчета можно учесть только
Вторую половину стоимости билета до следующей командировки можно учесть на счете
Когда вы вновь отправите работника в командировку, то под роспись по ведомости выдадите ему билет и сделаете проводку: дебет счета 71 – кредит счета
Вторую половину стоимости авиабилета вы учтете в бухгалтерском и налоговом учете на дату утверждения второго авансового отчетаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 6, 9 ПБУ
Суммы, за которые подотчетник не отчитался, можно удержать из его зарплаты
В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды? Можем ли мы удержать деньги из его заработной платы, если он долго не отчитывается?
: Отчитаться перед бухгалтерией об израсходованных суммах нужно не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньгип. 11 Порядка. А вот срок, на который они выдаются, вы можете установить любой (чтобы он был удобен и вам, и подотчетникам). Его можно указать, например, в приказе, регламентирующем выдачу денег под отчет, и с этим приказом ознакомить подотчетников под роспись.
Если сотрудник в установленный срок не вернул подотчетные суммы и не отчитался за них, напомните ему, что он должен вернуть деньги. Работник может либо внести деньги в кассу, либо написать заявление с просьбой удерживать задолженность из его зарплаты.
Если же работник не возвращает деньги и подотчетная сумма не превышает его средний месячный заработок, вы можете удержать подотчетные деньги из его зарплатыст. 248, п. 2 ст. 243 ТК РФ. При этом приказ о взыскании с работника суммы задолженности руководителю нужно издать не позднее 1 месяца со дня, когда работник должен был отчитаться или вернуть неизрасходованную подотчетную суммуст. 248 ТК РФ. Если же месячный срок будет пропущен, то вернуть деньги можно будет только через суд.
Имейте в виду, что размер удерживаемой суммы не может превышать 20% заработной платыстатьи 137, 138 ТК РФ.
Если же невозвращенная подотчетная сумма превышает средний месячный заработок работника, для возврата денег вам придется обратиться в суд. Сделать это надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба. А отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньгистатьи 248, 392 ТК РФ.
Невозвращенный подотчет можно списать на убытки
Один из наших сотрудников уволился, не вернув подотчетные суммы. Надо ли включать эти суммы в доход работника и облагать их НДФЛ? Может ли наша организация списать их на убытки?
: Не возвращенная работником подотчетная сумма является дебиторской задолженностью, и ее можно списать на убыткиподп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ. Вопрос только когда.
На основании норм Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущербаст. 392, ст. 381, ст. 382 ТК РФ. А если он этого не сделал, то получается, что уже через год работодатель не имеет возможности взыскать ущерб с работника. И логично именно через год:
- списать эту задолженность на убытки как безнадежную;
- включить эту задолженность в доходы работника и исчислить НДФЛст. 210 НК РФ.
Однако, по мнению Минфина России, отнести не возвращенную подотчетным лицом сумму к безнадежной задолженности и списать ее на убытки можно только после истечения общего срока исковой давности, то есть через 3 годаподп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ; ст. 196 ГК РФ; Письма Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. И этот срок надо отсчитывать со дня, следующего за тем, когда работник должен был вернуть подотчетные суммыст. 200 ГК РФ.
Например, деньги выданы работнику из кассы 15.04.2011. Приказом руководителя установлено, что деньги выдаются под отчет на срок 1 месяц. Следовательно, отчитаться работник должен не позднее 18.05.2011 (месяц плюс 3 рабочих дня на составление авансового отчета)п. 11 Порядка. Трехлетний срок исковой давности отсчитываем с 19.05.2011ст. 200 ГК РФ. То есть списать эту задолженность на убытки можно будет 19.05.2014 (а не 19.05.2012, как по ТК РФ).
Кроме того, как указал Минфин России, НДФЛ с дохода работника надо исчислить также по истечении 3 лет, то есть 19.05.2014ст. 210 НК РФ; Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.
Как нам разъяснили в Минфине России, срок исковой давности, установленный трудовым законодательством, при исчислении налогов не применяется.
Из авторитетных источников
“Трехлетний срок исковой давности, установленный гражданским законодательством, является общим потому, что применяется ко всем нарушенным правам, не имеющим иного специально установленного срока судебной защиты. То есть это общий срок для защиты права по иску. Поэтому по истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной ко взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете.
Что же касается ст. 392 Трудового кодекса, то она регулирует материальную ответственность между работником и работодателем за ущерб, причиненный работником организации во время действия трудового договора.
В случае списания долга работника, например, с истечением общего срока исковой давности или при принятии решения о прощении долга датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения”.
Поскольку удержать НДФЛ с уволившегося работника вы не можете, необходимо исчислить налог и сообщить о сумме задолженности в свою налоговую инспекцию. То есть надо заполнить справку
«Сверхлимитную» наличность можно выдать под отчет
В кассе скопилась «сверхлимитная» наличность, а сдавать деньги в банк не хочется. Можно ли выдать эти деньги сотрудникам под отчет и на какие цели?
: Действительно, чтобы избежать штрафов за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операцийст. 15.1 КоАП РФ, «сверхлимитную» наличность лучше выдать под отчет.
Цель выдачи можете сформулировать любую, например для приобретения канцтоваров (обычно цели расходования наличности согласовываются с банком при установлении лимита остатка кассып. 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98
А когда понадобятся наличные деньги в кассе, работник вернет выданную ему сумму.
