Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 мая 2012 г.

Содержание журнала № 10 за 2012 г.

Кассовый приход-расход по новым правилам

Новое Положение о ведении кассовых операцийутв. Положением ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) породило волну вопросов об оформлении поступления денег в кассу и расходования из нее. Ответим на самые частые, но сначала разберемся, почему важно составлять кассовые документы правильно.

Зачем вам это нужно

ПРИЧИНА 1. Избежать штрафов. Как такового штрафа за неправильное оформление приема в кассу и выдачи из нее наличных не предусмотрено. Однако есть штраф за неполное оприходование денег в кассуч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. И налоговики пытаются подтянуть под него нарушения в оформлении не только приема, но даже и выдачи наличныхПостановление ВС от 28.01.2011 № 5-АД11-1.

ПРИЧИНА 2. Обеспечить внутренний контроль за движением наличных. Соблюдение правил ведения кассовых операций позволяет руководству установить, у кого и сколько денег находится или находилось на руках в любой момент времени.

ПРИЧИНА 3. Обезопасить себя и коллег от обвинений в растрате. Соблюдение правил важно и для всех материально ответственных за наличные деньги работников. Каждому из них оно дает доказательство того, что он полностью сдал суммы, за которые отвечал, а до этого — правомерно их получил.

ПРИЧИНА 4. Избежать налоговых претензий. При погрешностях в оформлении выдачи подотчетных сумм проверяющие могут придраться к оплаченным этими наличными расходам для налога на прибыль, а также попытаться переквалифицировать выданные суммы в выплаты, облагаемые НДФЛ и (или) страховыми взносами.

Принимаем наличные

Печатать содержание ЭКЛЗ за каждую смену — лишнее

М.А. Смирнова, г. Оренбург

Положение требует составлять ПКО на выручку на основании «изъятой» из ККТ контрольной ленты. Наша ККТ позволяет сформировать отчет о содержании ЭКЛЗ с расшифровкой всех операций за смену (он так и озаглавлен — «Контрольная лента»). Обязаны ли мы каждый день печатать эти километровые «портянки» и прикалывать их к ПКО или же достаточно Z-отчета?

: На роль заменителя «изъятой» контрольной ленты больше всего подходит Z-отчетПисьмо Минфина от 20.10.2010 № 03-11-10/126. Его можно получить только при закрытии смены и снятии остатков. Он содержит ровно ту информацию, которая нужна для составления ПКО. Ведь в ПКО вам нужно занести только общую сумму выручки, передаваемой из ККТ в кассу, и вовсе неважно, из каких поступлений и возвратов за смену она сложилась. А данные ЭКЛЗ налоговики при желании изучат при проверке. И если все совпадет, то никаких претензий за отсутствие распечаток содержания ЭКЛЗ они предъявить вам не смогут. Так что ежедневно печатать названный вами отчет не нужно.

СОВЕТ

Z-отчеты лучше не хранить в светлом месте — чтобы они не выцветали. Поэтому к ПКО прикладывать их не нужно. Достаточно указать данные отчета в приходнике в строке «основание», не упоминать среди приложений и хранить отдельно — в темном месте. Другой вариант — подшивать к ПКО ксерокопии Z-отчетов.

Сумму оплаты картами переносить из Z-отчета в ПКО не нужно

П.Ю. Балыбина, г. Пенза

Положение требует при применении ККТ оформлять ПКО на основании Z-отчета. Оплата картами попадает в Z-отчет наравне с оплатой наличными. Следует ли при заполнении ПКО сумму оплаты картами исключать из общей суммы по Z-отчету?

: Да. Ведь ПКО составляют только на сумму принятых наличныхп. 3.3 Положения. А сумма оплаты картами не является наличной выручкой и должна быть указана в журнале кассира-операциониста в графе 13 раздела «Оплачено по документам». Сопоставив одно с другим, налоговики легко установят, что выручку вы внесли в кассу и учли полностьюПисьмо УФНС по г. Москве от 11.05.2006 № 09-24/038509.

Некоторые модели ККТ выдают отдельный отчет по сумме оплат пластиковыми картами. Он может служить основанием для выделения из Z-отчета суммы наличной выручки, на которую нужно составить ПКО. В ином случае лучше проводить оплату наличными и оплату картами по двум разным отделам ККТ. Тогда сумма принятых наличных, которую нужно записать в ПКО, будет сразу видна в Z-отчете.

За ПКО на каждую продажу юрлицам и ИП не оштрафуют

П.Ю. Балыбина, г. Пенза

В Положении написано, что при продажах через ККТ нужно всю выручку приходовать в кассу по одному ПКО на основании Z-отчета за сменуп. 3.3 Положения. Но покупатели — юрлица и ИП, кроме чека ККТ, просят корешок ПКО. Да и нам самим так удобнее — сразу видно, от кого получены деньги, и можно закрыть долги в учете. Иначе потом сложно было бы разобраться, кто уже заплатил, а кто еще нет. Могут ли нас оштрафовать?

: Вы можете спокойно продолжать выписывать отдельный приходник на каждую продажу за наличные юрлицам и ИП. А в ПКО, составляемые на основании Z-отчетов за смену, вносить только ту часть пробитых по ККТ сумм, которая приходится на розничные продажи. Лучше в таком случае проводить продажи юрлицам (ИП) и обычным покупателям по разным отделам ККТ. Тогда в отчетах за смену они будут указаны отдельно и не придется доказывать инспекции, что суммы выписанных по отдельным операциям ПКО уже входят в общую сумму Z-отчета.

Причины для штрафа тут нет, потому что составление нескольких ПКО вместо одного никак не повлияет на полноту оприходования выручкист. 15.1 КоАП РФ. Кроме того, налоговики и сами называли квитанцию к ПКО среди документов, которые должны быть выданы при продаже юрлицам и ИП за наличныеПисьмо УФНС по г. Москве от 20.04.2011 № 17-15/38757. Обратите внимание: в справке кассира-операциониста (форма № КМ-6) в строке «принято и оприходовано по кассе, по ПКО № __ от __» придется перечислить и номера всех «разовых» ПКО, выписанных за смену.

На все БСО дня — один ПКО

А.Д. Никифорова, г. Москва

В Положении сказано, что наличные нужно принимать по ПКО (п. 3.1). Составление одного ПКО на всю сумму принятых за смену наличных предусмотрено только для случаев применения ККТ (п. 3.3). Мы ККТ не применяем, вместо чеков выдаем БСО. Неужели теперь нужно каждому клиенту выписывать ПКО?

: Не нужно. БСО приравнены к чекам ККТп. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, а значит, для вас действует названное исключение. И даже если инспекторы вдруг будут считать иначе, оштрафовать вас они не смогут. Судите сами: составление одного приходника на всю сумму поступлений по БСО никак не влияет на полноту оприходования наличной выручкип. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Нет ни ККТ, ни БСО: можно не выписывать ПКО на каждую продажу

А.С. Мельчик, Московская обл.

У нас розничный магазин, покупателей — 200—400 человек в день. Вмененка, ККТ нет, выдаем товарный чек по требованию покупателя. Мы теперь обязаны выписывать ПКО каждому покупателю?

: Строго по Положению такая обязанность у вас естьп. 3.1 Положения. Составлять один ПКО на всю дневную выручку оно позволяет только при применении ККТ на основании отчета за смену либо при применении БСО. А товарные чеки к кассовым не приравнены, и их выдача не гарантирует, что вы фиксируете каждое получение наличныхп. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Тем более что у вас нет чеков по всем операциям дня. Также вы не должны оставлять себе копии выданных товарных чеков или как-то их учитывать.

Но если вы не заключаете письменный договор с каждым покупателем, требование составлять ПКО на каждую продажу за наличные — абсурдно. Ведь розничные покупатели не обязаны даже называть свою фамилию, чтобы вы могли заполнить приходник. И в таком случае можно выписывать один ПКО на дневную выручку. А если вас попытаются оштрафовать за несоставление ПКО на каждый прием наличных, отбиться поможет вот какой аргумент. Штраф возможен только при наличии вины в совершении нарушения. И если выполнить правило невозможно (а в вашем случае вы не знаете ф. и. о. покупателя), то и вины в его невыполнении нет, а значит, не должно быть и штрафач. 1, 2 ст. 2.1 КоАП РФ.

Штамп и круглую печать можно объединить

И.В. Гулейкова, г. Омск

На квитанцию к ПКО нужно ставить специальный штамп «Принято» или «Оплачено». Это означает, что круглую печать можно не ставить? Ведь в форме квитанции предусмотрено только одно место для печати (штампа).

: Ставить круглую печать организации не требуют ни Указания Госкомстата по заполнению формы ПКО, ни Положение — в соответствии с этими документами достаточно штампа кассираУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88; пп. 2.3, 3.2 Положения. Однако на деле отсутствие круглой печати может привести к спорамПостановление ФАС ВСО от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08. Поэтому многие предпочитают, чтобы квитанции к ПКО были заверены именно круглой печатью. Тогда рядом с ней нужно ставить и штамп кассира «Оплачено». А можно заказать отдельную печать, которая будет использоваться специально для кассовых документов и содержать сразу и название организации с ее реквизитами, и слово «Оплачено» либо «Принято».

Квитанция ПКО на прием розничной выручки — тому, кто сдает деньги

И.В. Гулейкова, г. Омск

Нужно ли у ПКО, которым оформляется внесение в кассу розничной выручки из ККТ, отрывать квитанцию и гасить ее штампом? Если да, то где потом квитанция должна храниться?

: Да, квитанцию вы обязаны оторвать, поставить на ней печать и штамп и передать ее тому, кто вносит выручку из ККТ в кассу (это могут быть старший кассир, кассир-операционист, продавец)п. 3.2 Положения. У этого лица квитанция и хранится как доказательство того, что он всю выручку сдал.

Выдаем наличные под отчет

Для выдачи денег из кассы под отчет теперь нужно, чтобып. 4.4 Положения:

• работник написал заявление с просьбой о выдаче денег;
• директор своей рукой на заявлении написал сумму наличных и срок, на который их нужно выдать, поставил подпись и дату.

Директор не должен писать сам себе заявления

М.В. Королькова, г. Москва

У нас основной подотчетник — директор. Правильно ли я понимаю, что он теперь должен сам себе писать заявления на выдачу наличных под отчет и сам себе писать на них разрешение? Что-то язык не поворачивается ему об этом сказать.

: Достаточно письменного распоряжения (служебной записки) от директора — бухгалтерии: «Выдать мне под отчет такую-то сумму на такой-то срок на хозяйственные нужды. Подпись, дата». Главное, чтобы от руки были написаны сумма, срок и дата, а подпись была собственноручная (не факсимиле)п. 4.4 Положения. Этот документ и будет «подотчетным» заявлением.

Если РКО у вас подписывает директор, а не другой уполномоченный им работник, то заявлением может быть и сам РКО — нужно только, чтобы в нем от руки были написаны сумма, дата выдачи денег и срок, на который они выдаются.

Как облегчить директору бремя подписания «подотчетных» заявлений

Д.А. Сорокин, г. Сочи

У нас крупное предприятие, подотчетников более 150, куча ОП. Уже через месяц оформления подотчета по новым правилам директор заявил, что больше не собирается тратить время на «исполнение прихотей чиновников, утверждающих бестолковые правила»! Есть ли какой-то компромиссный вариант, чтобы и кучу ненужных бумаг не подписывать, и претензий проверяющих избежать?

: Предложите директору такой вариант: он своим приказом уполномочивает на подписание «подотчетных» заявлений кого-то из подчиненныхп. 1.2 Положения. Причем таких уполномоченных может быть несколько: например, руководители ОП или отделов — в отношении своих работников.

А если директор не хочет доверять распоряжение деньгами фирмы другим работникам? Тогда оптимизировать оформление подотчета можно иначе. На наш взгляд, от каждого постоянного подотчетника достаточно одного «рамочного» заявления: «Прошу выдавать мне деньги на то и на это». На нем директор поставит такую же «рамочную» визу: «Начиная с такой-то даты выдавать Иванову из кассы по мере необходимости наличные на то и на это в сумме и на срок, указываемые мною непосредственно в РКО при каждой выдаче».

Ведь в Положении прямо не сказано, что на каждый «подотчетный» РКО должно быть свое отдельное заявление, равно как и не сказано, что срок и сумму руководитель должен указать на заявлении точно, а не общей отсылочной формулировкой. Должны предупредить: сейчас сложно предсказать, как к такому способу «укрупненного» оформления выдачи денег под отчет отнесутся проверяющие.

Работники не обязаны писать «подотчетные» заявления от руки

Д.А. Сорокин, г. Сочи

На «подотчетном» заявлении директор должен написать разрешение своей рукой. А заявление работник тоже пишет от руки?

: Нет, заявление может быть печатным. Можно заранее напечатать стопку бланков заявлений с общей формулировкой «на хозяйственные нужды», в которых подотчетникам останется только расписаться. Включите в бланки разрешительную строку, куда директор (или уполномоченный им сотрудник) будет от руки вписывать срок, сумму и дату.

При командировке тоже нужно «подотчетное» заявление

У.С. Мальчева, Московская обл.

А когда мы в командировку отправляем сотрудника, с него тоже заявление на выдачу денег под отчет брать?

: Да, на всю сумму, кроме суточных. Суточные не являются подотчетными деньгами, основание их выплаты — приказ о командировке. На выдачу всех остальных наличных, о расходовании которых сотрудник должен отчитаться, в частности на билеты и оплату проживания, Положение требует оформлять заявление с разрешительной визой руководителя.

Вернуть деньги работнику можно без «подотчетного» заявления

У.С. Мальчева, Московская обл.

Работник потратил на нужды компании свои деньги и теперь просит их вернуть. Нужно ли для этого такое же заявление, как на выдачу денег под отчет, с визой директора?

: Не нужно. Оформление выдачи денег будет таким.

СИТУАЦИЯ 1. Работник сначала получил деньги под отчет, но потратил больше. Тогда он должен составить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие расходы. Отчет должен проверить главбух (бухгалтер) и передать на утверждение директору. И если директор его утвердит, то в установленный им срок нужно вернуть работнику сумму, потраченную им на нужды фирмы из своего карманап. 4.4 Положения.

СИТУАЦИЯ 2. Работник вовсе не получал денег под отчет, а сначала потратил свои. Тогда он должен написать заявление с просьбой вернуть деньги и приложить все документы, подтверждающие расходы. Основанием для выдачи наличных будет распоряжение (служебная записка) директора в адрес бухгалтерии и подписанный им РКО.

Под отчет — на банковские карты: заявление не обязательно

У.С. Мальчева, Московская обл.

Если деньги под отчет перечисляем на карточки, все равно должны взять с работника «подотчетное» заявление?

: Нет, это не обязательно. Ведь заявление необходимо только для составления РКОп. 4.4 Положения, а РКО составляют на выдачу наличных из кассыпп. 1.2, 1.8 Положения.

Срок сдачи авансового отчета зависит от ситуации

А.Д. Пронина, г. Коломна

Непонятно, в какой все-таки срок по новым правилам должен вернуть деньги подотчетник: в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который они выданы, или в первый рабочий день после истечения этого срока?

: Срок возврата неиспользованных подотчетных сумм теперь устанавливает директор. А вот для представления авансового отчета общее правило таково: работник должен сдать его в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы деньги. И только для случаев, когда работник на третий рабочий день не выходит на работу (заболел, ушел в отпуск и т. п.), предусмотрено исключение: отчитаться нужно в течение 3 рабочих дней, следующих за днем выхода на работуп. 4.4 Положения.