Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 июня 2012 г.

Содержание журнала № 12 за 2012 г.

Обучаем работника с условием отработки

Как правильно составить соглашение об обучении, учесть учебные расходы и уплатить с них «зарплатные налоги»

Иногда работодатели оплачивают работникам их профессиональное обучение (например, повышение квалификации либо получение высшего или среднего профессионального образования). А работники взамен обязуются отработать у работодателя по окончании учебы определенный срокстатьи 197, 199 ТК РФ. Если же работник не выполняет это условие, то по общему правилу он должен возместить работодателю расходы на свое обучениестатьи 207, 249 ТК РФ. Посмотрим, как оформить соглашение об обучении работника на таких условиях, чтобы были соблюдены интересы работодателя. А также вспомним, любые ли траты на обучение работника можно учесть для целей налогообложения прибыли и облагаются ли они «зарплатными налогами».

Оформляем обучение работника

От того, насколько грамотно вы оформите отношения с работником по его обучению за счет организации, во многом будет зависеть возможность взыскания с него потраченных на обучение сумм, если он уволится раньше окончания срока отработки.

Для этих целей одного приказа о направлении работника на обучение недостаточноКассационное определение Хабаровского краевого суда от 13.07.2011 № 33-4793. Необходим документ, в котором будут зафиксированы ваши с работником договоренности об оплате его обучения и отработке. Это можно сделать:

• <или>в трудовом договорестатьи 57, 249 ТК РФ;
• <или>в соглашении об обучениистатьи 197, 249 ТК РФ;
• <или>в ученическом договорест. 198 ТК РФ. Но его могут заключать только работодатели-организации.

Далее любой из указанных договоров мы будем называть соглашением об обучении.

Обязательно пропишите в нем конкретную профессию (специальность, квалификацию или навыки и знания), приобретаемую работником, его обязанность пройти обучение, обязанность работодателя обеспечить ему эту возможность, срок и стоимость обученияст. 199 ТК РФ.

Кроме того, вам нужно уделить особое внимание следующим условиям.

УСЛОВИЕ 1. Вид обучения

Обучение может быть любым — от получения высшего образования до посещения однодневного тренинга или семинара. Все вопросы учебы решаются по соглашению с работникомстатьи 57, 196, 198, 199 ТК РФ.

Однако если обучение обязательно в силу специфики деятельности вашей организации, то суды могут вам отказать во взыскании с работника расходов на обучениеОпределение ВС Республики Карелия от 23.09.2011 № 33-2873/2011. Например, вынуждены повышать квалификацию аудиторы, медицинские работники, специалисты по таможенным операциямст. 196 ТК РФ; п. 9 ст. 11 Закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ; подп. 1 п. 3 ст. 61, п. 3 ст. 64 Закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ. А расходы на обучение таких работников часто берут на себя именно работодатели, поскольку наличие квалифицированных специалистов в штате является одним из лицензионных требований.

Учеба может проводиться по любой из образовательных программстатьи 196—198 ТК РФ; подп. 2, 3 п. 1 ст. 9, статьи 21—26 Закона от 10.07.92 № 3266-1 (далее — Закон № 3266-1):

• основные программы (начального профессионального, среднего профессионального, высшего или послевузовского образования);
• дополнительные программы (в форме повышения квалификации, стажировки, профессиональной переподготовкипп. 1, 7 Типового положения, утв. Постановлением Правительства от 26.06.95 № 610). Дополнительное образование можно получить, обучаясь и у предпринимателя, ведущего индивидуальную педагогическую деятельность (лицензия для этого ему не нужна)п. 2 ст. 26, пп. 1, 2 ст. 48 Закона № 3266-1; п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 16.03.2011 № 174;
• программы профессиональной подготовки без повышения образовательного уровня. Ею могут заниматься не только образовательные учрежденияп. 1 ст. 11.1 Закона № 3266-1, но и:

— коммерческие организации (при обучении сроком до 72 часов лицензия им не требуетсяПисьма Минобразования от 25.11.2003 № 17-51-240/13; Минобразования и Минтруда от 21.07.98 № 06-51-48ин/23-10, 4226-НП);

— специалисты, обладающие соответствующей квалификацией (репетиторы, коллеги по работе (наставники), чья деятельность также не лицензируется)п. 3 ст. 21 Закона № 3266-1.

Но с взысканием с работников расходов на обучение по программе профессиональной подготовки, например, в форме разовых лекций и семинаров иногда возникают сложности. Причина в том, что при таком обучении не повышается образовательный уровень работника. Поэтому суды не признают это обучением. К примеру, такой аргумент среди прочих привел Верховный суд Удмуртской Республики, отказав организации во взыскании с работника, прошедшего курс учебных семинаров, командировочных расходов (сами семинары были бесплатными)Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 25.04.2011.

УСЛОВИЕ 2. Срок отработки

Срок отработки тоже может быть любым — от нескольких лет до нескольких дней. Он также определяется по соглашению с работником. Зависеть он может, например, от стоимости обучения, его продолжительности, ценности новых знаний сотрудника для компании.

УСЛОВИЕ 3. Основания для возмещения расходов на обучение

Стоимость обучения можно взыскать с работника, только если он увольняется до окончания срока отработки (не вступает в новую должность по окончании обучения) по неуважительной причинестатьи 207, 249 ТК РФ. А какие причины считать уважительными или неуважительными, трудовое законодательство не говорит. Суд может признать увольнение работника уважительным, например, в связи:

• с сокращением численности или штата работниковп. 2 ст. 81 ТК РФ;
• с отсутствием работы, когда работник нуждается в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключениемп. 8 ст. 77 ТК РФ;
• с призывом на военную службуп. 1 ст. 83 ТК РФ.

То есть когда работник увольняется не по своему собственному желанию и его увольняют не в связи с его виновными действиями.

Иногда работники просят суд признать уважительным их увольнение по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, а также из-за нарушения работодателем трудового законодательства, иных нормативных правовых актов, условий коллективного или трудового договоровст. 80 ТК РФ. Суды такие причины уважительными, как правило, не признают, поскольку эти обстоятельства не мешают работнику продолжать трудовую деятельность.

Так, к примеру, Свердловский областной суд и Московский городской суд не признали уважительной причиной увольнения выход на пенсию в ситуации, когда работник на момент заключения соглашения об обучении уже являлся пенсионеромОпределения Свердловского областного суда от 10.05.2011 № 33-6248/2011; Московского городского суда от 12.11.2010 № 33-34969. Пермский краевой суд не посчитал уважительным увольнение в связи с такими нарушениями работодателя, как необеспечение спецодеждой, перевод на неполную рабочую неделю и прекращение выдачи талонов на питаниеОпределение Пермского краевого суда от 22.06.2010 № 33-5145. А Верховный суд Удмуртской Республики не признал в качестве уважительной причины увольнения работника наличие у него детей и его низкий доходКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 01.09.2010 № 33-2849.

УСЛОВИЕ 4. Перечень возмещаемых расходов на обучение

Расходы на обучение работников часто состоят из следующих сумм:

• платы за обучение. С ее взысканием проблем обычно не возникает;
• сопутствующих обучению трат, например, в виде гарантий и компенсаций:

• <или>предусмотренных трудовым законодательством:

— командировочных расходов при повышении квалификации в другой местностист. 187 ТК РФ;

— оплаты раз в год проезда к месту учебы и обратно в случае заочного обучения в вузе или техникуместатьи 173, 174 ТК РФ;

— среднего заработка (стипендии) за время учебных отпусков или обучения с отрывом от работыстатьи 173—176, 187, 204 ТК РФ;

• <или>установленных самим работодателем (к примеру, суточные в повышенном размере, оплата проезда и учебных отпусков при получении работником образования соответствующего уровня не впервые или в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации)статьи 177, 196 ТК РФ.

Вопрос о взыскании сумм, кроме самой стоимости обучения, в судах решается неоднозначно.

Порой суды их взыскивают лишь потому, что обязанность их возмещения предусмотрена соглашением об обучении. К примеру, суды взыскивали с работников командировочные расходы, когда поездка к месту обучения оформлялась служебной командировкой и в соглашении было прямое условие о их возмещенииОпределения ВС от 28.11.2005 № 81-В05-30; Московского областного суда от 01.06.2010 № 33-10513.

А иногда вопрос с взысканием сопутствующих трат решается в зависимости от того, установлены они трудовым законодательством или самим работодателем. Так, суды не стали взыскивать с работника средний заработок, выплаченный ему за время учебных отпусков при получении первого высшего образования, при том что соглашение об обучении предусматривало обязанность работника возместить все расходы на обучение. Объяснялось это тем, что работодатель в силу Трудового кодекса должен был предоставить работнику такой оплачиваемый отпускстатьи 164, 165, 173 ТК РФ; Определение Свердловского областного суда от 28.03.2006 № 33-2139/2006; п. 2 Судебной практики по гражданским делам за II полугодие 2006 г. ВС Республики Карелия. А в другом деле работники направлялись в командировку для обучения иной специальности, и суд взыскал с них командировочные расходы. Ведь такие расходы производятся за счет работодателя, только если работник направляется в командировку для повышения квалификации (то есть по уже имеющейся специальности)ст. 187 ТК РФ; Определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.08.2010 № 33-8104/2010.

УСЛОВИЕ 5. Размер компенсации расходов на обучение

Работник должен возместить затраты на обучение пропорционально не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено соглашением об обучениист. 249 ТК РФ. Учитывая вариативность этой нормы, многие работодатели предусматривают в соглашении, что расходы на учебу возмещаются не пропорционально, а полностью.

Одни суды считают условие о полном возмещении правомернымОпределение Московского городского суда от 16.09.2010 № 33-26447. А другие полагают, что такое условие ухудшает положение работника по сравнению с условиями, гарантируемыми ему трудовым законодательствомКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 01.09.2010 № 33-2849; Постановление Президиума Челябинского областного суда от 19.03.2008 № 44-Г-38/2008. Ведь договорная ответственность работника перед работодателем не может быть выше той, что предусмотрена Трудовым кодексомст. 232 ТК РФ. Поэтому, по мнению этих судов, работник должен компенсировать работодателю потраченные на учебу суммы пропорционально неотработанному времени.

УСЛОВИЕ 6. Удержание с работника расходов на обучение без его согласия

Некоторые работодатели предусматривают в соглашении об обучении право удержать расходы на учебу из выплат, причитающихся при увольнении, без заявления работника. Такое условие они расценивают как согласие работника на удержание, дающее возможность вычесть из причитающихся ему выплат любую сумму, то есть без учета 20%-го ограниченияст. 248 ТК РФ. Ведь он подписал соглашение.

Но есть и другое мнение — наличие отдельного заявления обязательно, если удерживаемая сумма превышает средний месячный заработок работника. Так как расходы на обучение должны взыскиваться с работника по правилам возмещения материального ущербастатьи 137, 138, 248 ТК РФ; Определение КС от 15.07.2010 № 1005-О-О. То есть если работник не согласен добровольно возместить такие расходы и их размер не превышает его среднего месячного заработка, то их можно удержать из его зарплаты, но в размере не более 20%. А если превышают либо размер долга составляет больше 20% от выплат, причитающихся работнику при увольнении, — расходы нужно взыскивать через суд. Если так же посчитает трудинспектор, то возможен штраф.

УСЛОВИЕ 7. Санкции за просрочку возмещения расходов на обучение

По общему правилу работник должен компенсировать работодателю лишь прямой действительный ущерб и не обязан возмещать неполученные доходыстатьи 233, 238, 242 ТК РФ.

Исходя из этого, некоторые суды признают, что работник не должен платить неустойку при нарушении срока возмещения расходов на обучение, даже если это предусмотрено договоромст. 206 ТК РФ; п. 1 ст. 330 ГК РФ; Определения Московского областного суда от 10.03.2011 № 33-4885; Московского городского суда от 08.06.2011 № 4г/2-4445/11, от 24.11.2010 № 33-36552.

Но иногда неустойку все-таки взыскивают на том основании, что соглашение об обучении может содержать условия, и не предусмотренные Трудовым кодексомст. 199 ТК РФ; Определение Московского городского суда от 12.11.2010 № 33-34969. При этом неустойка может быть и уменьшена.

УСЛОВИЕ 8. Цель обучения

Для учета стоимости обучения в расходах для целей налогообложения важно, чтобы обучение работников носило производственный характерп. 1 ст. 252, подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 19.08.2008 № 21-11/077579@; Постановление ФАС МО от 13.05.2008 № КА-А40/3775-08. Поэтому укажите в соглашении, для каких нужд вы инициируете обучение (например, в целях освоения новых технологий, расширения производства, увеличения клиентской базы, повышения эффективности труда работников или их квалификации в связи с изменениями в законодательстве)ст. 196 ТК РФ.

Соглашение об обучении может выглядеть, например, такст. 199 ТК РФ.

Дни учебы в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) бухгалтер отмечает так:

• <если>работнику предоставляется оплачиваемый дополнительный отпуск в связи с обучением, то ставится код «У», а если неоплачиваемый — «УД»;
• <если>работник направляется в командировку для прохождения обучения, то проставляется «К»;
• <если>работник имеет право на сокращенную рабочую неделю в связи с обучением по заочной (вечерней) форме, то ставится «УВ»;
• <если>работник обучается с полным отрывом от работы в той же местности, то указывается «ПК», а если в другой местности — «ПМ».

Считаем налоги и взносы с расходов на обучение

Вид налога/взноса	Порядок учета расходов на обучение
Плата за обучение
Налог на прибыль	Учитывается в прочих расходах: <если>обучение проводится российской организацией, имеющей «образовательную» лицензию (иностранной организацией с таким же статусом), то по статье «расходы на обучение»подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ. При этом у вас должны быть следующие документып. 3 ст. 264 НК РФ: соглашение об обучении с работником (если в нем не указана производственная необходимость учебы, то понадобится еще и приказ о направлении работника на обучение с указанием причины); договор с обучающей организацией; копия лицензии обучающей организации. Причем она нужна при любом обучении, независимо от его продолжительности; документы об оплате обучения; документ, подтверждающий прохождение обучения (акт оказанных услуг; копия диплома, сертификата, удостоверения; справка об обучении, если оно длительное). Этот документ часто желают видеть проверяющие, несмотря на то что признать стоимость обучения в налоговых расходах можно единовременно, не дожидаясь его окончания, — на дату оплаты, предъявления вам расчетных документов или на последнее число отчетного (налогового) периодаподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Постановление ФАС МО от 07.06.2011 № КА-А40/5289-11; <если>обучение иное (например, разовая лекция, курсы в нелицензированном обучающем центре), то как консультационные услугиподп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 28.06.2007 № 20-12/060987; Постановление ФАС МО от 08.10.2010 № КА-А40/10448-10 либо как иные прочие расходы, связанные с производством или реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС СЗО от 13.11.2006 № А56-51313/2004. В этом случае помимо соглашения об обучении (приказа) нужны акт оказанных услуг, договор с обучающей организацией (счет на оплату) и документы об оплате
НДФЛ	Не облагается, если обучение проводится: <или>российской организацией, имеющей «образовательную» лицензию (иностранной организацией с таким же статусом)п. 21 ст. 217 НК РФ. Причем оно может и не носить производственного характераПисьмо Минфина от 15.02.2011 № 03-04-06/6-28; <или>нелицензированной организацией или частным преподавателем, но носит производственный характерподп. 1 п. 2 ст. 211, п. 3 ст. 217 НК РФ. Имейте в виду, что контролирующие органы в таких случаях требуют удерживать НДФЛПисьма УФНС по г. Москве от 02.07.2009 № 20-15/3/068049@; Минфина от 07.09.2009 № 03-04-06-01/234. Но суды на стороне организацийПостановления ФАС ПО от 24.05.2011 № А12-16705/2010; ФАС УО от 07.04.2010 № Ф09-2237/10-С3; 17 ААС от 30.11.2011 № 17АП-11537/2011-АК; 13 ААС от 04.04.2011 № А56-50462/2010
Страховые взносы, в том числе «на травматизм»	Не облагается при любых формах и видах обученияп. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Но опять же, как считают контролеры, только если обучение носит производственный характерПисьма Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 5), от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 2.1); ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985
Сопутствующие обучению расходы
Налог на прибыль	Списываются по соответствующим статьям налоговых расходов — как командировочные расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на оплату трудап. 6, п. 13, п. 19, п. 25 ст. 255 НК РФ и т. п.
НДФЛ	Действуют общие правила, в частности: <если>это сохраненный на время обучения средний заработок, то он облагается НДФЛ и взносамистатьи 173—176, 187 ТК РФ; п. 1 ст. 210 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 07.05.2010 № 10-4/325233-19; <если>это компенсации в соответствии с трудовым законодательством (командировочные расходыстатьи 187, 168 ТК РФ, оплата проезда к месту учебы и обратностатьи 173, 174 ТК РФ), то они не облагаются НДФЛ и взносамип. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985; <если>это расходы на оплату проезда, проживания работника и другие подобные траты, произведенные работодателем по собственной инициативе, то они облагаются НДФЛ и взносамип. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минфина от 09.06.2011 № 03-04-06/8-135; ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ; пп. 1, 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ. Но только когда в обучении есть личный интерес работника и учеба не носит производственного характераподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Что касается стипендии по ученическому договоруст. 204 ТК РФ, то НДФЛ она облагаетсяПисьма Минфина от 07.05.2008 № 03-04-06-01/123 (п. 2); УФНС по г. Москве от 07.03.2007 № 28-11/021233, а взносами — нетПисьмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ
Страховые взносы, в том числе «на травматизм»

Как видите, с точки зрения налогов и взносов на обучение работников можно тратиться спокойно, лишь когда оно проводится лицензированными организациями и носит производственный характер.

И не забывайте, что суммы, которые работник вам возместил добровольно или по решению суда, — это ваш внереализационный доходп. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ; Письмо ФНС от 11.04.2011 № КЕ-4-3/5722@.

***

Судебная практика по взысканию с работника расходов на обучение не единообразна, поэтому спорные условия включайте в соглашение по своему усмотрению. Шанс отстоять свою правоту в суде есть.

И еще. На условиях последующей отработки можно также оплачивать обучение лиц, не являющихся работникамист. 198 ТК РФ. И если они по окончании учебы не приступят к работе и не отработают оговоренный срок, то с них тоже можно взыскать расходы на обучение.