Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека | Журнал «Главная книга» | № 13 за 2012 г.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 июля 2012 г.

М.Г. Суховская, юрист

Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека

Нередко организация расположена там, «куда не ходят пароходы и не ездят поезда», либо режим работы у нее такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально. Типичный пример, где присутствуют оба этих фактора, — магазины в мегамоллах, расположенных за чертой города, или производственные предприятия, находящиеся в промзонах.

В этих случаях у компании едва ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — собственным или сторонним транспортом организовать их доставку до работы и обратно. Задача же бухгалтера — учесть эту доставку таким образом, чтобы и фирме было выгодно, и проверяющие не придрались. Реально ли это?

Когда претензий не должно быть

Начнем с того, что, по мнению Минфина, организация может учесть расходы на доставку сотрудников, только если одновременно соблюдаются два условия (п. 26 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49).

УСЛОВИЕ 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями производства

В частности, суды к ним относят (Постановления ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008; ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09; ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, от 17.12.2007 № Ф09-10398/07-С3):

  • <или>удаленность организации от населенных пунктов или остановок общественного транспорта;
  • <или>отсутствие регулярных маршрутов общественного транспорта либо их низкая пропускная способность и значительные интервалы в движении;
  • <или>непрерывный или многосменный график работы организации;
  • <или>круглосуточный или многочасовой режим работы торговых объектов (то есть рабочий день заканчивается поздно, когда транспорт уже не ходит).

Место работы считается удаленным от остановок общественного транспорта, если оно находится дальше, чем в 300—500 м (в зависимости от климатических условий конкретной местности) (п. 11.15 Свода правил 42.13330.2011. «Градостроительство. Планировка и застройка городских и сельских поселений. Актуализированная редакция СНиП 2.07.01-89*», утв. Приказом Минрегиона от 28.12.2010 № 820).

Наличие перечисленных факторов можно подтвердить, например, такими документами:

  • графиком работы компании, где указано время начала и окончания каждой смены;
  • технологической картой, подтверждающей непрерывный процесс производства;
  • справкой от местной администрации или местных автопредприятий о наличии маршрутов или их расписании в конкретном городе, районе, поселке.

Не так давно московский суд отверг доводы налоговиков о нецелесообразности расходов на доставку рабочих ввиду нахождения стройплощадок близко от метро и автобусных остановок. При этом суд признал технологической особенностью производства тот факт, что в процессе строительных работ одежда рабочих сильно загрязняется, при этом на стройплощадке им негде переодеться и принять душ. А по правилам проезда на столичном общественном транспорте (пп. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 № 797-ПП; п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 № 844-ПП) находиться в транспорте в пачкающей и зловонной одежде запрещено. Также суд учел необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которые невозможно перевезти общественным транспортом (Постановление 9 ААС от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11)).

УСЛОВИЕ 2. Доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые суды (Постановления 19 ААС от 17.10.2011 № А08-2729/2011; ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008). Однако проверяющие наверняка будут руководствоваться подходом Минфина.

Итак, при соблюдении названных условий налоговый учет расходов на доставку будет выглядеть так.

Налоги/взносы Доставка производится собственным или арендованным транспортом Фирма обращается к услугам сторонней компании
Налог на прибыль Затраты учитываются как: Затраты учитываются как прочие расходы (подп. 4 п. 2 ст. 253, подп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)
Налог при УСНО («доходы минус расходы») Затраты учитываются как (п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ):
НДС Не начисляется, так как расходы на доставку принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ)
Входной НДС со стоимости ГСМ, запчастей, а также с арендной платы принимается к вычету (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ)
Входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмой, принимается к вычету (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ)
НДФЛ Не начисляются (статьи 41, 209 НК РФ; Письмо Минфина от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680; Постановление ФАС СЗО от 08.02.2011 № А56-12834/2010; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ), поскольку:
  • нет выплат в пользу конкретных работников;
  • доставка вызвана производственной необходимостью
Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС
Взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев

Когда и какие проблемы возможны

СИТУАЦИЯ 1. Компания организовала доставку работников в силу технологических особенностей производства, но нигде это не закрепила.

В этом случае налоговики могут:

А особо ретивые проверяющие из фондов могут доначислить страховые взносы на стоимость доставки. Правда, суды охлаждают их пыл (см., например, Постановление 11 ААС от 09.11.2011 № А49-2814/2011).

Специалист Министерства труда и социальных отношений подтвердил нам, что в данном случае взносов не будет.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КОТОВА Любовь Алексеевна
КОТОВА Любовь Алексеевна
Заместитель директора Департамента социального страхования и государственного обеспечения Минтруда России

Если доставка работников до места работы и обратно обусловлена технологическими особенностями производства (удаленное местонахождение организации, многосменный график работы и проч.), то в этом случае страховые взносы на стоимость доставки не начисляются.

СОВЕТ

В этой ситуации подстраховаться от возможных налоговых неприятностей можно, включив в трудовые и (или) коллективный договоры условие о доставке сотрудников.

СИТУАЦИЯ 2. Производственной необходимости в доставке нет, работники могут сами добираться до работы и обратно. Однако фирма обеспечивает им доставку, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре.

Многие думают, что в этом случае затраты на доставку можно включить в расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Однако Минфин недавно дал понять: то, что вы закрепили какие-либо выплаты работникам в коллективном договоре, еще не означает, что их автоматом можно учесть в «прибыльных» расходах по п. 25 ст. 255 НК РФ (Письмо Минфина от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8) (см. , 2012, № 7, с. 9). Правда, доставку Минфин в своем Письме не упоминал.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ