Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2012 г.

Содержание журнала № 16 за 2012 г.

За тридевять земель по делам: учет командировочных расходов

Слово «командировка» произошло от глагола kommandieren, заимствованного в эпоху правления Петра I из немецкого языка, что в переводе означает «посылать». А в немецкий это слово пришло из латинского, в котором глагол commendаre использовался в значении «вверять, поручать». Как вы уже догадались, речь пойдет о «командировочных» ситуациях, в которых оказались наши читатели.

При найме жилья у гражданина понадобятся договор и расписка

О.Л. Маракулина, г. Брянск

Наши работники в командировке снимали квартиру у физического лица. По возвращении они приложили к авансовому отчету только договор найма жилого помещения, заключенный с одним из командированных. Достаточно ли этого для отражения расходов на жилье в налоговом учете? Обязаны ли мы сообщать в налоговую инспекцию о полученных наймодателем доходах?

: Для беспроблемного учета расходов на наем жилья вам нужен не только договор, но и документы, подтверждающие оплатуподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Например, обычная расписка от владельца квартиры о получении им денег.

Кстати, проверьте, какой период сдачи квартиры в аренду указан в договоре. Естественно, он должен совпадать с периодом нахождения работников в командировке.

Учитывая, что договор оформлен с одним работником, расходы на проживание в своем авансовом отчете должен отразить только он и только ему вы сможете их возместить.

Что касается НДФЛ с дохода в виде арендной платы, то о нем вы никуда сообщать не обязаны, поскольку налоговым агентом не являетесь. Ведь договор был заключен между владельцем квартиры и вашим работником, которому вы просто возместили расходы.

Служебная поездка надомника в другую местность — обычная командировка

С.Н. Минаенко, г. Москва

Наша организация находится в Москве. Собираемся открыть подразделение в Санкт-Петербурге. Для этого наняли работника, который живет в Питере и занимается организационными вопросами, а после будет назначен руководителем ОП. В трудовом договоре как место его работы указан Санкт-Петербург. Работник периодически ездит в Москву в головной офис. Можно ли учесть выплаты в связи с такими его поездками как командировочные расходы?

: В настоящее время ваш питерский сотрудник фактически работает как надомникст. 310 ТК РФ. Для него поездки из места работы — города Санкт-Петербурга — в Москву являются командировкой. Расходы на нее могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в обычном порядкеподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 05.07.2011 № 03-03-06/1/394.

Командировочные расходы включаются в стоимость доставленного ОС

Н.П. Бартаева, г. Сургут

Мы приобрели в г. Калуге новый самосвал. Его пригнал оттуда наш водитель. При этом появились расходы на бензин и командировочные расходы. Когда ставить самосвал на учет как основное средство — на дату подписания акта приема-передачи водителем в Калуге или на дату прибытия водителя с самосвалом уже в нашу организацию, включив в первоначальную стоимость все расходы?

: В бухучете указанные расходы нужно включить в первоначальную стоимость самосвалап. 8 ПБУ 6/01. Ведь чтобы начать его использовать, вам нужно было его доставить к месту нахождения организации. Соответственно, и ставите на учет его на дату ввода в эксплуатацию и оформления акта по форме № ОС-1.

В налоговом учете безопаснее включить затраты на командировку в первоначальную стоимость ОСп. 1 ст. 257 НК РФ; Постановления ФАС ВСО от 07.07.2009 № А19-1020/09; ФАС ПО от 12.02.2008 № А12-10256/07-С60. Кстати, тогда не будет и разниц по ПБУ 18/02 в бухгалтерском и налоговом учете.

В то же время затраты, связанные с командировкой, могут быть учтены и в текущих расходах по самостоятельному основаниюподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 26.08.2009 № Ф04-4823/2009(12587-А27-26), Ф04-4823/2009(12586-А27-26). Ведь если в соответствии с НК какие-либо издержки могут быть отнесены к разным группам расходов, то налогоплательщик сам выбирает, как их учестьп. 4 ст. 252 НК РФ.

Выходной в командировке — тоже выходной

Л.Г. Куренкова, г. Екатеринбург

Мы отправили работника в командировку на 10 дней в Бельгию на семинар. В выходные семинар не проводился. Должны ли мы предоставить работнику отгулы за выходные в командировке или оплатить их? Ведь он не мог вернуться домой на это время.

: Нет, не должны. Хотя работник и находился в другой стране не по своей воле, в выходные дни свое служебное задание он не выполнял, а отдыхал. А предоставить день отгула или оплатить день в двойном размере нужно, если работник в выходной или нерабочий праздничный день привлекался к выполнению своих служебных обязанностей, в том числе в командировкеп. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение); ст. 153 ТК РФ. К примеру, если бы семинар проходил и в выходной.

Поездка к постоянному месту работы не может быть командировкой

И.О. Чапкевич, г. Москва

Директор нашей организации проживает в г. Санкт-Петербурге. Там у нас открыто представительство. Но в трудовом договоре директора местом его работы указан г. Москва. И он регулярно приезжает в Москву на 2—3 дня в неделю. При этом ему выплачиваются суточные, оплачивается проживание и проезд. Можно ли расходы на его поездки учесть для целей налогообложения прибыли? Облагаются ли НДФЛ и взносами суточные и компенсация расходов на проживание и проезд директора?

: Если в соответствии с трудовым договором директор «работает в Москве», то его якобы командировки в Москву выглядят несколько странно. Направить работника в командировку можно только вне места его постоянной работып. 3 Положения. И тот факт, что он на самом деле проживает в другом городе, никакой роли не играет. Поэтому учитывать расходы на такие поездки директора при расчете налога на прибыль нельзя. При проверке их у вас обязательно снимут.

Аналогичная ситуация и с другими налогами: поскольку поездки директора — не командировки, то «суточные» и компенсация расходов являются его доходом, с которого нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. В категорию необлагаемых выплат они не попадут.

С другой стороны, формально можно признать поездки директора из Москвы в Санкт-Петербург командировками. Тогда ваша организация сможет учесть в расходах и стоимость проезда работника в обе стороны, и суточные. Но вы должны будете каждый раз оформлять ему служебные задания — фиксировать в письменной форме, что он должен сделать в Санкт-Петербурге. Хотя такое оформление командировки наверняка вызовет вопросы проверяющих.

Оптимальным решением в вашей ситуации будет переоформление трудового договора с директором, чтобы постоянным местом его работы был указан Санкт-Петербург. И тогда все его поездки в Москву будут обычными командировками.

При досрочном окончании командировки не нужно ничего переоформлять

А.Д. Яровая, г. Заринск

Работник вернулся из командировки на день раньше положенного срока, потому что быстрее справился с заданием. Надо ли переделывать документы, оформленные перед командировкой?

: Переоформлять ничего не надо. В приказе о направлении в командировку, служебном задании и командировочном удостоверении указываются планируемые сведения о командировке, в том числе и ее планируемый срок. А сколько времени на самом деле работник пробыл в месте командирования, определяется по отметкам о прибытии и выбытиип. 7 Положения. Главное, не ошибитесь и не выплатите ему средний заработок за лишний день. И удержите суточные за 1 день, если они ранее были выплачены за весь период командировки.

Еще один пункт назначения не требует оформления новой командировки

И.С. Служинина, г. Пермь

Работник отправлен в командировку с 23 июля по 3 августа в Самару. Так как служебное задание он выполнил досрочно, он позвонил и устно согласовал с руководством, что отправится в другую командировку с 27 по 31 июля прямо из Самары в Ульяновск. А оттуда уже вернется домой. Означает ли это, что вторая командировка в Ульяновск прерывает первую? И как теперь все это правильно оформить по документам?

: Главное, чтобы все принимающие работника организации проставили отметки о выбытии и прибытии в том командировочном удостоверении, которое было выдано ему изначально (форма № Т-10 это позволяет). Конечно, в этом удостоверении будет указана только одна принимающая организация и, возможно, другая цель поездки, нежели та, с которой он приедет во вторую принимающую компанию. Но это не проблема. На лицевой стороне командировочного удостоверения можно просто дописать еще одно место назначения.

О том, что работник направляется в новый пункт назначения из первого места командирования, лучше издать отдельный приказ. В нем же можно отметить изменение срока пребывания работника в командировке. А по возвращении работника можно будет составить дополнительное служебное задание по работе командированного во второй организации, в котором он и напишет краткий отчет.

Для признания расходов на проезд достаточно бланка заказа железнодорожного билета

Е.К. Подгорная, г. Курск

Работник в июне ездил в командировку, где приобрел обратный билет на поезд в электронном виде, оплатил его со своей личной банковской карты. Сам билет он не получал, так как прошел электронную регистрацию на поезд. В бухгалтерию работник предоставил распечатку бланка заказа с сайта РЖД. Можем ли мы возместить ему стоимость обратного проезда и учесть ее в расходах?

: Кроме электронного билета, для подтверждения расходов хорошо бы иметь платежный документ. Однако и косвенных подтверждений (в частности, приказа о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения с отметками) достаточно для признания стоимости электронного билета в расходахПисьмо Минфина от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384.

В будущем таких проблем не должно быть. Сегодня при покупке билета на поезд через Интернет вместо бланка заказа формируется сам электронный билет, который можно распечатать в любой момент, зайдя в личный кабинет на сайте РЖД. Билет оформляется по форме, утвержденной МинтрансомПриказ Минтранса от 31.08.2011 № 228, и содержит контрольный купон. Этот купон относится к документам строгой отчетностип. 2 Приказа Минтранса от 31.08.2011 № 228. Поэтому бланка электронного билета достаточно для подтверждения расходов на проезд на поезде (хотя и недостаточно для проезда, в поезд без посадочного талона не пустят). И никакие платежные документы точно уже не понадобятся, что подтверждает и МинфинПисьмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719.

НДС с сервисного сбора можно принять к вычету до командировки

М.О. Хлесткина, г. Чистополь

Мы приобрели железнодорожные билеты через организацию-посредника. Последняя выставила счет-фактуру, в котором, помимо НДС от сервисного сбора за свои услуги, отразила сумму НДС, указанную в билете. Можно ли принять эти суммы НДС к вычету и в какой момент? Каков порядок заполнения книги покупок? Признается ли в расходах сумма сервисного сбора?

: НДС в части сервисного сбора можно принять к вычету, не дожидаясь завершения командировки, поскольку свои услуги посредническая организация вам уже оказала. Счет-фактура в обычном порядке регистрируется в книге покупок, в соответствующих графах указываются суммы, касающиеся только комиссионного сборапп. 2, 13 Правил ведения книги покупок (приложение № 4 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137); п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ. Сервисный сбор учитывается для целей налогообложения прибыли как суммы комиссионных сборовподп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@.

Что касается НДС, уплаченного в составе стоимости билета, то с ним несколько сложнее. Судя по вашему описанию, в выставленном счете-фактуре не указан продавец билета. Поэтому на его основании принимать НДС к вычету со стоимости проезда нельзя. А вот на основании самого билета (который является БСО) можно — на дату утверждения авансового отчетап. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 20.05.2008 № 03-07-11/197, зарегистрировав при этом билет в журнале учета счетов-фактур. Как и ранее, НДС в нем должен быть выделен отдельной строкой для получения права на вычетПисьмо Минфина от 12.01.2011 № 03-07-11/07; подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала (приложение № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

На комиссионный сбор взносы не начисляются

А.Ю. Ревенко, г. Нижнекамск

Работники купили себе авиабилеты в командировку. И оплатили комиссионные сборы. Наша организация эти затраты им возместила. Все командировочные расходы подтверждены документами. ПФР при проверке начислил взносы на суммы сборов. Это правильно?

: Нет. Комиссионные сборы, уплаченные в связи с командировками, прямо поименованы в числе расходов, на которые страховые взносы не начисляютсяч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Обжаловать решение органа ПФР можно в вышестоящий органч. 1 ст. 54 Закона № 212-ФЗ или в суд в течение 3 месяцев со дня вступления решения в силуч. 1, 4 ст. 198 АПК РФ; ч. 1 ст. 3 Закона № 212-ФЗ.

Отсутствие приказа о командировке не грозит штрафами

Т.С. Биджаева, г. Ангарск

Существуют ли штрафные санкции за отсутствие приказов о командировках по форме № Т-9 и Т-9а, учитывая, что служебные задания и командировочные удостоверения у нас есть?

: Минфин и ФНС признавали эти приказы необязательными для подтверждения расходов при расчете налога на прибыльПисьма Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169; ФНС от 25.11.2009 № МН-22-3/890. Ведь основанием для принятия командировочных расходов к налоговому учету являются авансовый отчет и подтверждающие документы. Поэтому привлечь организацию к налоговой ответственности за отсутствие первички в такой ситуации нельзяст. 120 НК РФ.

С другой стороны, приказ о направлении работника в командировку поможет доказать обоснованность расходов, если работник потеряет командировочное удостоверениеПостановления ФАС ЗСО от 04.10.2011 № А27-16987/2010; ФАС МО от 11.04.2011 № КА-А40/1664-11-2 или если в нем будет некому проставить отметки о прибытии и выбытии (к примеру, командируемый направлялся к физическому лицуПисьмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7). Даже если работник просто забудет проставить отметки в удостоверении, на основании приказа и билетов можно будет учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль.

Какие «командировочные» билеты представлены в бухгалтерию, те и оплачиваются

Л.К. Булгаченкова, г. Оренбург

Наш работник был направлен в командировку в Воронеж. Туда от нас прямых рейсов нет, поэтому он брал билеты через Москву. На обратном пути он задержался в столице на несколько дней и вернулся, соответственно, позже намеченного срока. Из расходов на обратную дорогу работник просит выплатить ему стоимость билета только до Москвы. И только его принес в бухгалтерию (второго обратного билета нет). Можем ли мы выполнить просьбу работника?

: Можете. Ведь работодатель обязан возместить работнику его расходы на проезд до места командирования и обратност. 168 ТК РФ; п. 12 Положения. Несмотря на то что билет до Оренбурга работник не представил, его путь до Москвы — все равно часть обратного пути к месту нахождения организации. Хотя бы потому, что других способов добраться до своего постоянного места работы, кроме как с пересадкой в столице, у него просто не было. И учесть стоимость билета до Москвы вы сможете для целей налогообложения прибылиПисьмо Минфина от 09.04.2012 № 03-03-07/20.