Сумма взносов была занижена: как это исправить в страховой отчетности

Говорят, единственная настоящая ошибка — не исправлять своих прошлых ошибок. Это высказывание как нельзя лучше подходит к работе бухгалтера. Порой о том, что взносы были начислены неправильно, причем занижены, становится известно, когда отчетность в фонды уже сдана и страховые взносы уплачены. Несвоевременное исправление такой ошибки может привести к штрафуст. 47 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Поэтому, дабы не доводить до санкций, нужно доначислить и доплатить недостающее в бюджет, а также разобраться со страховой отчетностью — расчетами 4 ФСС, РСВ-1 и персонифицированной отчетностью.

Правильное исправление ошибок по версии ПФР

Занижение базы для начислений — явный пример, когда можно говорить, что при составлении отчетности была допущена ошибка. К примеру, кому-то из работников организация выплатила сумму, на которую должны были быть начислены взносы, но этого сделано не было. Придется корректировать данные прошедшего периода.

Причем, как нам разъяснили в Отделении Пенсионного фонда по г. Москве и Московской области, корректирующие сведения без текущей отчетности сдавать нельзя.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРЫГОВА Ольга Игоревна

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“Корректирующие (отменяющие) индивидуальные сведения за прошедшие отчетные периоды могут быть представлены страхователем только вместе с исходными индивидуальными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором страхователем обнаружены ошибки (произведено сторнирование), то есть вместе с исходными формами в текущую отчетную кампаниюПисьмо ПФР от 18.05.2011 № 08-26/5320. Поэтому, чтобы подать корректирующие сведения, надо будет дождаться следующего отчетного периода.

Представленная страхователем форма АДВ-6-2 за очередной отчетный период должна содержать данные в целом по страхователю и сопровождать пачки документов, реестров исходных сведений за отчетный период и корректирующих (отменяющих) сведений за предыдущие периоды”.

На первый взгляд проще было бы представить в ПФР только корректировки:

• исходные СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором была допущена ошибка;
• корректирующие СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, а также АДВ-6-2 за этот же «ошибочный» период;
• уточненный РСВ-1 за «ошибочный» период.

Их можно было бы переслать в электронном виде или отправить по почте. Однако специалист ПФР считает, что никакого смысла в этом нет.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“Если вы попробуете направить только корректирующие сведения по телекоммуникационным каналам связи, придет сначала квитанция о доставке, а потом отрицательный протокол с отметкой об ошибке. Такая отчетность не может быть обработана по техническим причинам. А сведения из отчетности, полученной по обычной почте, сотрудники отделения ПФР по тем же причинам при всем желании не смогут разнести. Система тоже выдаст ошибку. И дело кончится тем, что в отчетную кампанию следующего периода все равно нужно будет представлять корректировки”.

ПРЫГОВА Ольга Игоревна
ПФР

С учетом сказанного ошибку нужно исправить так.

ШАГ 1. Исправляем индивидуальные сведения. Для этого нужно сформировать корректирующие СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором была допущена ошибка. При этом заполняется ячейка «корректирующие» в графе «Тип сведений». В табличной части указывается сумма доначисленных взносов — только разница, на которую увеличивается сумма взносов, а не правильная итоговая сумма, как, например, в налоговой отчетности. Проверьте, чтобы суммы доначислений попали и в опись по форме АДВ-6-2 за текущий период в раздел «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» (ранее сданный АДВ-6-2 трогать не надо)п. 68 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п; Письмо ПФР от 18.05.2011 № 08-26/5320.

ШАГ 2. Отражаем доначисления в РСВ-1. Здесь теоретически возможны два варианта. Первый — составить уточненный РСВ-1 за период, в котором была допущена ошибка. И с точки зрения Закона № 212-ФЗ этот вариант единственно правильный. Поскольку страхователь обязан подать уточненку, если по ошибке занизил сумму начисленных страховых взносов. Иначе его можно привлечь к ответственностич. 1, 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ.

Но сотрудники ПФР выступают за второй, более простой вариант — отразить все доначисления в строке 120 раздела 1 и разделе 4 текущего расчета. Тогда подавать уточненку не нужно, чтобы доначисления в отчетах не отразились дважды. Последний вариант для специалистов Фонда, безусловно, удобнее: тогда они должны будут обработать только текущий расчет от вашей организации, а не оба — и уточненку, и текущий.

В любом случае заплатить доначисленные взносы и пени нужно обязательно до сдачи комплекта документовч. 4 ст. 17, ст. 47 Закона № 212-ФЗ.

ШАГ 3. Представляем отчетность в отделение ПФР. Сдать единым комплектом нужно будетп. 1 ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ; пп. 71, 72 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п:

• корректирующие СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором была допущена ошибка;
• персонифицированную отчетность за текущий период;
• РСВ-1 за текущий период;
• уточненный РСВ-1, если вы решили отразить доначисленные взносы в нем.

Исправляем отчетность для ФСС

Все выявленные недоплаты по страховым взносам нужно отразить в текущем расчете 4 ФСС. Одновременно желательно направить в ФСС уточненный расчет за тот период, в котором была выявлена ошибкач. 1, 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ. Здесь точно такая же ситуация, как и со сдачей корректировочного РСВ-1:

• сотрудники ФСС смогут внести уточненные данные в программу, только если они будут содержаться в текущей отчетности;
• но есть вероятность наложения штрафа за отсутствие уточненки.

***

Если вы обнаружите ошибку, так сказать, по горячим следам, а сведения из сданной отчетности к этому моменту еще не будут разнесены по лицевым счетам в вашем отделении ПФР, то по согласованию с ним можно попробовать сдать в рабочем порядке корректирующие сведения вместе с исходными за прошедший период, не дожидаясь следующей отчетной кампании. Позвоните в свое отделение и уточните этот вопрос. Возможно, специалисты ПФР примут такую отчетность. По крайней мере в этой ситуации им ничто не мешает сразу принять от вас правильные сведения и внести их в систему.