«Легализуем» ненормированный рабочий день

Прийти на работу пораньше или потрудиться вечером подольше — ситуация, хорошо знакомая не только бухгалтеру, но и другим сотрудникам. Некоторые настолько к этому привыкли, что считают себя работающими в режиме ненормированного рабочего дня. Но давайте разберемся, у кого рабочий день действительно ненормированный и какие бумаги это подтверждают.

Что такое ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день (далее — НРД) — особый режим работы, который допускает при необходимости работу за пределами установленного графика.

Режим НРД имеет следующие особенностистатьи 97, 101, ч. 1 ст. 119 ТК РФ:

• он должен быть установлен трудовым договором;
• он вводится не для всех, а для отдельных работников;
• привлечение к работе вне графика должно быть эпизодическим, хотя ограничение периодичности и продолжительности такой переработки не установлено;
• для каждого такого привлечения нужно распоряжение работодателя;
• получать согласие работника на каждый случай привлечения к работе за рамками графика не требуется;
• работники в это время должны заниматься только своей основной работой;
• работникам с НРД полагается дополнительный оплачиваемый отпуск.

Если работнику установлен режим НРД, то переработка не считается сверхурочной работой и потому отдельно не оплачиваетсяст. 97 ТК РФ; Письма Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1, от 07.06.2008 № 1316-6-1.

Оформляем документы для введения режима НРД

Главное — включить условие о режиме НРД в трудовые договоры с теми работниками, которым он устанавливаетсястатьи 100, 101 ТК РФ. Кроме того, перечень должностей с НРД должен быть определен внутренним документом организациистатьи 8, 40, 101 ТК РФ. В противном случае организация не сможет:

• требовать с сотрудников работать в таком режиме;
• учитывать оплату дополнительных отпусков за НРД в «прибыльных» расходахп. 7 ст. 255 НК РФ; п. 1 Письма Минфина от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212; Письма Минфина от 06.02.2007 № 03-03-06/2/17; УФНС по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066869.

ШАГ 1. Отражаем режим НРД во внутренних документах организации

Режим НРД желательно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), чтобы работники знали, что это такое, и понимали, что им положено за работу в этом режимеч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 100, ч. 4 ст. 189 ТК РФ.

Перечень должностей с НРД можно установить коллективным договором или локальным нормативным актомстатьи 8, 40, 101 ТК РФ. Можно сделать перечень одним из приложений к ПВТР. Сотрудники, которым устанавливается режим НРД, должны быть ознакомлены с локальным нормативным актом, содержащим такой перечень, под роспись. Новые сотрудники — до подписания трудового договорач. 3 ст. 68 ТК РФ.

ШАГ 2. Закрепляем в трудовом договоре с работником (дополнительном соглашении к нему) условие о режиме НРД

Сделать это нужно, так как режим работы, отличный от общепринятого у работодателя, является условием, обязательным для включения в трудовой договорч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если НРД вводится для уже работающих сотрудников, то необходимо подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку происходит изменение его условийст. 72 ТК РФ.

Вот примерные формулировки трудового договора (дополнительного соглашения к нему).

В приказе о приеме на работу (форма № Т-1) нового сотрудника, которому устанавливается режим НРД, в строке «условия приема на работу, характер работы» нужно сделать запись: «Основная работа в режиме ненормированного рабочего дня».

Оформляем отпуск за НРД

Дополнительный отпуск за НРД (как и основной) предоставляется работнику в соответствии с графиком отпусковч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Если работник присоединяет дополнительный отпуск к основному, то в приказе (форма № Т-6) и записке-расчете о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) заполняются строки «А» — для основного отпуска и «Б» — для дополнительного (справка-расчет оформляется одна сразу на два отпуска). Если работник берет отпуск за НРД отдельно, то заполняется только строка «Б».

Не забудьте также сделать отметки о предоставлении дополнительного отпуска в личной карточке работника (форма № Т-2) и лицевом счете (формы № Т-54, Т-54а).

Оформляем замену дополнительного отпуска денежной компенсацией

Если администрация не возражает, то по заявлению работника неиспользованный отпуск за НРД можно заменить денежной компенсацией, поскольку он предоставляется сверх основного отпуска продолжительностью 28 календарных днейч. 1, 2 ст. 126 ТК РФ. Оформить просьбу работника можно так.

Далее составляется приказ о выплате компенсации.

Такую компенсацию работнику можно учесть для целей налогообложения прибылип. 8 ст. 255 НК РФ; п. 1 Письма Минфина от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212; Письмо УФНС по г. Москве от 06.08.2010 № 16-15/083217@.

***

Режим НРД только кажется сложным. На самом деле он прост в оформлении, только заполнять все бумаги нужно предельно внимательно.