Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 сентября 2012 г.

Содержание журнала № 19 за 2012 г.

Может ли первичка с дефектом подтверждать расходы и вычеты НДС

Практически любой бухгалтер сталкивался с тем, что первичный документ поставщика оказывался с изъяном. Например, не было какой-либо информации, которая предусмотрена унифицированной формой или Законом о бухгалтерском учете. Либо эта информация в документе не соответствует действительности. А налоговики используют это как повод, чтобы снять расходы и вычеты по НДС.

Какие претензии предъявляют налоговики к первичным документам

К чему придираются налоговики в ходе проверок? Чаще всего это либо недостоверные сведения в первичке, либо отсутствие нужных реквизитов.

Наиболее часто встречающейся претензией налоговиков к первичке является отсутствие определенных сведений в документе. К примеру:

• в товарных накладных отсутствуют наименования должностей лиц, их подписавших, и расшифровки подписей, нет сведений о грузоотправителе, грузополучателе, реквизитов транспортных накладных, даны неполные сведения о покупателеПостановления ФАС СКО от 08.07.2011 № А32-56123/2009; ФАС УО от 30.06.2011 № Ф09-3562/11;
• в товарно-транспортных накладных не заполнена графа «Отпуск разрешил», не указаны данные о стоимости товаров, не расшифрована подпись должностного лица поставщика в графе «Отпуск груза произвел», не заполнена графа «Груз получил грузополучатель»Постановление ФАС СЗО от 26.09.2011 № А13-7842/2010;
• в справке о стоимости выполненных работ (форма № КС-3) и акте приемки выполненных работ (форма № КС-2) не указаны даты их подписанияПостановление ФАС СЗО от 18.05.2012 № А52-1706/2011;
• в отчете о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам (форма № М-29), не полностью заполнены все графыПостановление ФАС УО от 30.05.2011 № Ф09-2880/11-С3.

Иногда контрагент вносит в документ неверные сведения, например:

• в товарных накладных стоимость поставки, указанная цифрами, не совпадает с суммой, указанной прописьюПостановление ФАС СЗО от 22.04.2011 № А56-40217/2010;
• в закупочных актах приведены недостоверные сведения о паспортных данных лиц, у которых приобретен товарПостановление ФАС СКО от 29.09.2011 № А15-2558/2010.

Наконец, самая серьезная претензия — документ подписан неустановленным лицом, так как руководитель или другое должностное лицо организации-продавца отрицает факт подписания документа.

Однако во всех этих ситуациях можно отстоять расходы и вычеты по НДС. Для этого нужно убедить судей в реальности сделки.

Что возразить проверяющим

Сами по себе дефекты в документах не свидетельствуют о документальной неподтвержденности затрат и вычетов НДСПостановление ФАС УО от 30.05.2011 № Ф09-2880/11-С3. Главы 21 и 25 НК РФ не содержат норм, по которым к налоговому учету не могут быть приняты первичные документы, оформленные с нарушениями. Определяющим является то, что приобретенные товары (работы, услуги) используются в коммерческой деятельности и приняты к учету. Именно это имеет решающее значение для целей налогообложенияПостановление ФАС СЗО от 18.05.2012 № А52-1706/2011. То есть, если товары (работы, услуги) реально приобретены, недочеты в бумагах некритичны.

Что касается подписей на первичных документах, то покупатель не обязан исследовать их достоверностьПостановления ФАС УО от 22.03.2012 № Ф09-1851/12, от 14.06.2011 № Ф09-3306/11-С3. Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, притом что ваша компания ничего не знала и не должна была знать о фиктивности «автографа», это не лишает вас права учесть расходы и применить вычеты НДС по реальным покупкамПостановление Президиума ВАС от 08.06.2010 № 17684/09. Кроме того, представитель контрагента может отрицать подпись, чтобы уйти от ответственности, ведь в соответствии с Конституцией РФ никто не обязан свидетельствовать против себяст. 51 Конституции; Постановление ФАС ПО от 17.02.2011 № А65-34405/2009.

ОБМЕН ОПЫТОМ

РОГАЧЕВА Галина Николаевна

Финансовый директор ЗАО «ФармАссист»

“Достаточно часто налоговые органы вменяют организациям и предпринимателям отсутствие должной осмотрительности при проведении хозяйственных сделок с контрагентами. Так, отсутствие регистрации контрагента в ЕГРЮЛ может повлечь отказ в вычете НДС. В связи с этим многие организации проверяют реальность деятельности лиц, с которыми намерены заключать сделки.

Еще в 2006 г., после выхода Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», в нашей организации был разработан шаблон письма, которое направляется потенциальному поставщику еще на стадии согласования договора. В письме мы, ссылаясь на это Постановление, просим поставщика предоставить копии свидетельств о регистрации, о постановке на учет в налоговых органах, страниц устава, в которых указан юридический адрес и руководящий орган юридического лица, решения о назначении руководителя организации. Дополнительно самостоятельно проверяем наличие информации о поставщике в ЕГРЮЛ на сайте ФНС.

Как правило, руководитель и главный бухгалтер редко собственноручно подписывают первичные документы, только если ваш поставщик очень небольшая фирма с маленьким штатом. Чаще всего первичные документы и счета-фактуры подписывают лица, производящие отпуск товара, либо менеджеры по работе с клиентами и т. д. Такая ситуация допустима, надо только заранее подстраховаться. Мы всегда запрашиваем у наших поставщиков приказ или доверенность на право подписи. Форма этих документов может быть произвольной, нужно только, чтобы в них было четко указано, кто и какие именно документы имеет право подписывать, и присутствовал образец подписи уполномоченного лица.

Обычно поставщики не возражают и предоставляют такой пакет документов.

Со своей стороны будьте готовы к тому, что и вас покупатели попросят предоставить похожий пакет документов, в том числе и приказ на право подписи или доверенность”.

***

Если вы обнаружили дефекты в первичке самостоятельно, то лучше обратитесь к контрагенту, чтобы он исправил недочеты. Это поможет избежать споров и судебного разбирательства. Если же дело все-таки дойдет до суда и решение будет в вашу пользу, есть все шансы, что налоговики не будут его обжаловать. Еще в феврале 2011 г. ФНС выпустила Приказ, согласно которому, принимая решения об этом, налоговики должны учитывать сложившуюся судебную практикуп. 1 Приказа ФНС от 09.02.2011 № ММВ-7-7/147@. А практика, как мы показали, складывается в пользу покупателя, заключившего реальную сделку.