Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 декабря 2012 г.
«Инвентаризационная» подборка
Годовую инвентаризацию не обязательно проводить под бой курантов (31 декабря). Сделать это можно и заранее. Наши консультации по инвентаризационным вопросам помогут вам провести ее без проблем.
Инвентаризационные проводки зависят от даты, на которую проводилась инвентаризация
Планируем провести годовую инвентаризацию в последний рабочий день декабря (29.12.2012). В этот день снимем все остатки, заполним инвентаризационные описи и акты: ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-3, ИНВ-15 и так далее. Дальнейшее оформление результатов инвентаризации — заполнение сличительных ведомостей (ИНВ-18, ИНВ-19 и других), а также итоговой ведомости учета результатов инвентаризации (ИНВ-26) — мы будем делать в начале января. Надо ли в случае выявления недостач или излишков учесть какие-то особенности, связанные с тем, что в новом году уже будет действовать новый Закон о бухучете?
: Каких-то глобальных изменений в оформлении результатов инвентаризации в новом году не будет. Разве что вы можете заполнить не унифицированные формы, а самостоятельно разработанные. Но проще по-прежнему пользоваться хорошо известными госкомстатовскими ИНВ-1 — ИНВ-26.
Нередко при инвентаризации выясняется: кое-что из имущества фирмы «как языком слизнуло». В этом случае восстанавливать НДС не нужно
Если инвентаризация у вас будет проведена по состоянию на 29.12.2012, то, как и прежде, ее результаты (выявленные излишки и недостачи) надо будет учесть при составлении годовой отчетности за 2012 г. То есть надо будет сделать все необходимые проводки последними числами декабря. Тот факт, что итоговые инвентаризационные документы будут подписаны в январе 2013 г., ничего не меняет. Ведь по правилам нового Закона о бухучете результаты инвентаризации надо регистрировать в бухучете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Имейте в виду, что в налоговом учете никаких специальных правил для отражения результатов инвентаризации нет. Поэтому ориентируемся на общую норму, по которой все доходы и расходы должны быть подтверждены документально. Из ваших документов будет видно, что излишки и недостачи вы выявили только в январе 2013 г. Соответственно, в 2013 г. они и будут учтены для целей налогообложения прибыли.
СОВЕТ
Чтобы не было разниц между налоговым и бухгалтерским учетом, лучше не только провести инвентаризацию в декабре 2012 г., но и оформить (подписать) в этом месяце все инвентаризационные ведомости, в том числе и ИНВ-26.
Инвентаризация в ряде случаев по-прежнему обязательна
Для нас инвентаризация просто формальность. Фирма небольшая, все свои. В новом Законе о бухучете, в отличие от старого Закона № 129-ФЗ, больше не перечислены случаи, когда инвентаризация обязательна. Можем ли мы начиная со следующего года ее вообще не проводить, разумеется, на законном основании? И (в случае отрицательного ответа) что грозит нашей организации, если мы инвентаризацию проводить не будем?
: Если вы хотите соблюсти требования законодательства, то хотя бы раз в год — перед составлением годовой бухотчетности — вам придется проводить инвентаризацию (или хотя бы оформлять ее на бумаге). Ведь в следующем году сохранят действие нормативные документы, в которых закреплены случаи обязательного проведения инвентаризации. К ним и отсылает Закон № 402-ФЗ (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов — один раз в 5 лет (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н).
Налоговая инспекция за непроведение инвентаризации вас, конечно, не оштрафует.
Но без годовой инвентаризации вы можете не рассчитывать на безоговорочно положительное аудиторское заключение в ситуации, когда вы обязаны проходить аудиторскую проверку. Кстати, в последнем случае на инвентаризацию лучше приглашать также и вашего аудитора (учтите, что это отдельная платная услуга) (п. 1 Правила (стандарта) № 17, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696).
В общем же случае инвентаризация нужна вам самим — чтобы выявить недостачи, понять, правильно ли вы приняли все приобретенное имущество к учету (то есть чтобы сверить данные, отраженные в вашем учете, с реальным положением дел). Для подтверждения правильности отчислений в резервы, в том числе и в налоговые, нужен оправдательный документ — можно составить бухгалтерскую справку, налоговый регистр или инвентаризационную ведомость. К примеру, в НК прямо написано, что для подтверждения остатка резерва предстоящих расходов на оплату отпусков требуется инвентаризация (п. 3 ст. 324.1 НК РФ; Письмо Минфина от 29.10.2012 № 03-03-10/121).
Без материально-ответственного лица инвентаризация возможна лишь в крайних случаях
Проводим годовую инвентаризацию, а заведующая складом (материально-ответственное лицо) заболела. Другое материально-ответственное лицо мы не назначали. Можно ли провести инвентаризацию в декабре без завскладом, если есть опасения, что она не выздоровеет до нового года?
: Без материально-ответственного лица (МОЛ) инвентаризацию по общему правилу проводить нельзя (п. 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Поэтому надо назначить другого человека. И для смены МОЛ вам все равно потребуется инвентаризация. Ведь новый ответственный работник должен знать, что конкретно ему вверяется и за сохранность какого имущества он будет отвечать.
В процессе такой «передаточной» инвентаризации ценности новому ответственному лицу передает комиссия (ведь прежнее материально-ответственное лицо не может этого сделать). Такой вывод следует из советских указаний для торговых организаций (п. 6.3 Указаний, утв. Приказом Минторга СССР от 19.08.82 № 169) и из более современной Инструкции, посвященной учету драгметаллов (утв. Приказом Минфина от 29.08.2001 № 68н). Серьезная болезнь материально-ответственного лица упомянута в них в качестве одного из случаев, когда правильность результатов инвентаризации должна подтвердить комиссия.
Поскольку вы проведете «передаточную» инвентаризацию и назначите новое материально-ответственное лицо в декабре, то никакой дополнительной годовой инвентаризации проводить не потребуется.
Если МОЛ отказывается от участия в инвентаризации
Директор подозревает кладовщика в хищении и назначил инвентаризацию. Кладовщик обиделся и отказывается от участия в инвентаризации товарных остатков. Как в этом случае ее провести? И что делать, если мы все же выявим недостачи?
: Прежде всего, вам надо разъяснить кладовщику, что он обязан присутствовать при проведении инвентаризации. Как правило, эта обязанность предусмотрена договором о материальной ответственности. Ко всему прочему, кладовщик сам должен быть заинтересован в таком участии: он будет уверен, что ему не припишут лишнего, а в случае недоразумений сможет оперативно пояснить, где и что находится.
Если, несмотря ни на что, ваш кладовщик откажется от участия в инвентаризации, члены инвентаризационной комиссии должны сделать отметку об этом на инвентаризационном акте.
Если в ходе инвентаризации выявились значительные недостачи и вы хотите списать их в расходы, придется вызывать полицию
В случае выявления недостач надо попросить письменные объяснения у самого кладовщика для установления причины возникновения ущерба — это обязательное требование Трудового кодекса (ст. 247 ТК РФ). Если ваш кладовщик откажется писать объяснения, нужно будет об этом составить акт.
Далее определите размер ущерба, причиненного вашей организации. Это наибольшая из величин (ст. 246 ТК РФ):
- <или>текущая рыночная цена покупки вами недостающих товаров у поставщиков;
- <или>балансовая цена недостающих товаров, то есть цена, по которой вы покупали товары.
Если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок виновного работника, руководитель может издать распоряжение о взыскании ущерба. Сделать это нужно не позднее 1 месяца со дня определения размера ущерба. В случаях пропуска этого срока или большой суммы ущерба взыскать его с работника можно будет только в суде (ст. 248 ТК РФ).
Увольняемому работнику инвентаризационную опись выдавать не обязательно
Кладовщик уволился, перед его увольнением мы провели инвентаризацию вверенных ему ценностей. Ни недостач, ни излишков не выявили — все в порядке. Но кладовщик хочет получить на руки копию инвентаризационной ведомости с нашей печатью. Обязаны ли мы ее выдать?
: Нет, не обязаны. Вы должны выдать работнику документы, связанные с его работой в вашей организации (ст. 62 ТК РФ). Но это лишь документы, касающиеся самого работника. Вряд ли можно считать инвентаризационную ведомость таким документом. Подтверждают это и специалисты Роструда.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“В ст. 62 Трудового кодекса приведен только примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению. Однако все перечисленные документы непосредственно связаны с выполнением последним работы.
Сама по себе инвентаризационная ведомость непосредственно не связана с выполняемой работой. Работодатель обязан ознакомить работника — материально-ответственное лицо с порядком проведения инвентаризации, относящимся к локальным нормативным актам. В порядке проведения инвентаризации может быть предусмотрен порядок ознакомления материально-ответственного лица с результатами инвентаризации, а также возможность вручения материально-ответственному лицу копий документов по результатам инвентаризации.
Если указанные вопросы не регламентированы, работодатель не обязан выдавать работнику документы по результатам инвентаризации”.
Но вашего работника можно понять: он хочет обезопасить себя. Вы можете выдать ему справку в свободной форме о том, что по результатам инвентаризации, проведенной при его увольнении, недостач не выявлено.
Амортизация на обнаруженные ОС начисляется, а амортизационная премия нет
В ходе инвентаризации оприходованы основные средства — станки, обнаруженные в одном из подсобных помещений. Определили их рыночную стоимость исходя из цен, по которым эти станки продаются у наших поставщиков. Можем ли мы начислять амортизацию и амортизационную премию по станкам в бухгалтерском и налоговом учете?
: Для начала установите, почему основные средства не были ранее приняты к учету. Проверьте, есть ли на них инвентарные номера, попробуйте найти документы на их приобретение. Ведь может оказаться и так, что это имущество ранее было учтено как малоценное и, следовательно, уже списано на расходы. Тогда такое имущество нужно принять на забалансовый учет в условной оценке (к примеру, 1 руб.).
СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Если на территории фирмы «неофициально» хранится чужое имущество (например, компьютеры), целесообразно предупредить об этом бухгалтерию. В противном случае при инвентаризации оно может быть учтено как собственное и компания заплатит лишний налог на прибыль.
Если же это действительно неучтенное имущество, приходуйте его по рыночной цене. Вы сможете начислять по нему амортизацию. То, что у вас нет подтвержденных затрат на приобретение таких основных средств, не препятствует этому (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 20 ст. 250 НК РФ; Письмо Минфина от 06.02.2012 № 03-03-06/4/4).
А вот амортизационную премию лучше не начислять (Письмо Минфина от 29.12.2009 № 03-03-06/1/829). Ведь у вас нет расходов на приобретение этих основных средств (а это одно из условий для начисления премии) (Постановление ВАС от 25.02.2011 № 974/11).
Зачет излишков и недостач возможен и в налоговом учете, но только «по суду»
При инвентаризации обнаружилась недостача одних товаров, а также излишек других товаров (на меньшую сумму). В бухгалтерском учете мы сделали зачет пересортицы. Можем ли аналогичный зачет сделать в налоговом учете?
: Налоговым кодексом зачет недостач и излишков не предусмотрен. Поэтому, если не хотите спорить с налоговой инспекцией:
- стоимость выявленных излишков надо включить во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ);
- стоимость недостающих ценностей можно списать на внереализационные расходы, только если не выявлены лица, виновные в недостаче, и это подтверждается документами из полиции (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Однако есть решения арбитражных судов, разрешающие зачет пересортицы и в налоговом учете (к примеру, Постановления ФАС ЦО от 11.09.2012 № А14-5815/2011; ФАС МО от 29.03.2011 № КА-А40/17269-10), если он сделан по тем правилам, которые закреплены в бухучете (п. 5.3 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Напомним, что излишки и недостачи должны быть выявлены:
- за один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же материально-ответственного лица;
- по товарам одного наименования.
Но учтите: единого мнения у судов нет. Так, ФАС Восточно-Сибирского округа придерживается позиции, что зачет пересортицы в налоговом учете невозможен (Постановление ФАС ВСО от 22.08.2012 № А19-20632/2011). И сейчас его Постановление рассматривается в ВАС РФ (Определение ВАС от 26.11.2012 № ВАС-16243/12). О том, каким будет вердикт, мы обязательно сообщим на страницах нашего журнала.