Годовая электронная отчетность — сдаем без ошибок

Виктор Владимирович, в формы отчетности постоянно вносятся какие-то изменения. К чему надо готовиться на этот раз?

В.В. Любезный: Недавно прошел запуск Федеральной информационной адресной системы (ФИАС), которая должна заменить ряд ведомственных классификаторов адресов, в том числе КЛАДРРаспоряжение Правительства от 10.06.2011 № 1011-р.

Поэтому довольно тяжело проходила сдача персонифицированной отчетности в Пенсионный фонд за III квартал. Было много ошибок в выгрузке справочника адресов в регионах. Но сейчас ошибок стало меньше, и годовые отчеты должны проходить уже без проблем.

С внедрением ФИАС связано и изменение налоговой отчетности. Скачать ФИАС можно бесплатно с поддерживаемого ФНС сайта.

Скоро предполагается переход в бюджетном процессе от ОКАТО к ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований). И это в конечном счете неизбежно отразится не только на отчетности, но и на заполнении платежек по налогам.

Как изменилась отчетность по НДФЛ?

В.В. Любезный: Сведения о доходах физических лиц теперь должны подаваться по новой форме 2-НДФЛ, изменилась и форма реестраПриказы ФНС от 06.12.2011 № ММВ-7-3/909@, от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

Главное — поменялись принципы заполнения справки 2-НДФЛ. Теперь на каждого человека надо оформлять одну справку, а не несколько (раньше на доходы, облагаемые по разным ставкам, оформлялись разные справки). В справке повторяются разделы 3—5 для каждой ставки.

Для ставок, отличных от 13%, не надо заполнять раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» (именно такой пример заполнения справки приведен в Приказе ФНС). В заголовок раздела 5 «Общая сумма дохода и налога по итогам налогового периода» добавлено выражение «по ставке ___ %».

В справочники добавлены коды доходов (они касаются в основном биржевиков) и коды вычетов. Изменились условия предоставления вычетов на детей, и это, конечно, тоже отразилось в справке.

В новой форме реестра 2-НДФЛ исключены все графы сумм. Для удобства бухгалтеров многие разработчики программного обеспечения подготовили две формы реестра: официальную (без сумм, именно эту форму надо сдавать в ИФНС) и неофициальную (расширенную, для того чтобы можно было проверить суммы).

В реестреприложение № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ предусмотрена ячейка «Итого», хотя в таблице указываются только номер справки, ф. и. о. и дата рождения. На наш взгляд, именно в этой ячейке надо указать общее количество справок, но не более 3000, а во втором и третьем столбцах — проставить прочерки.

Из отрадных моментов — появился список электронных носителей информации при бумажно-файловой сдаче. Это дискеты 3,5", диски CD и DVD, устройства flash-памяти.

Правда, не оговорено, под последними подразумеваются обычные USB-флешки или карты памяти. Я бы посоветовал использовать USB-флешки. Устройства для чтения карт памяти, да еще и разных типов, есть далеко не на каждом компьютере. Поэтому нет гарантии, что компьютер налогового инспектора сможет воспринять вашу карту памяти.

Носители информации разрешено вкладывать в почтовое отправление вместе с бумагами. Правда, это не значит, что стоит класть в конверт дискету — весьма вероятно, что по пути к адресату она придет в негодность. Так что лучше вложить какую-нибудь старую флешку: ее объема обычно достаточно для хранения даже больших файлов и она более надежна, чем дискета.

При заполнении справки 2-НДФЛ за 2011 г. бухгалтерам придется указывать по каждому налогоплательщику сумму налога, перечисленную за него в бюджет. У нас есть опасения, что инспектор может придраться к отличию этой суммы в любую сторону от суммы удержанного налога.

Если по справке 2-НДФЛ перечисленная сумма будет больше удержанной, это будет означать уплату НДФЛ не за счет средств налогового агента. А это прямо запрещено НК. Если же перечислено меньше, чем удержано, это может быть расценено как неисполнение обязанностей налогового агента. За это предусмотрена ответственность вплоть до уголовнойст. 199.1 УК РФ. Так что наша рекомендация — как можно скорее, до выдачи справок 2-НДФЛ работникам, закрыть все «хвосты» по НДФЛ — заплатить недоперечисленные суммы.

Чем годовая персонифицированная отчетность, сдаваемая в ПФР, будет отличаться от предыдущей отчетности за 9 месяцев? Есть ли какие-то принципиальные изменения?

В.В. Любезный: Принципиальных изменений нет, только добавилась новая «бумажка» — форма СЗВ-6-3. В ней указываются помесячные сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу каждого работника, в том числе о суммах, облагаемых страховыми взносами.

В этой форме есть еще два реквизита: тип договора (трудовой или гражданско-правовой) и код категории застрахованного лица (тариф страховых взносов). По этим критериям и надо группировать суммы выплат. Формы с разными значениями показателей нужно раскладывать в разные пачки и каждую из них сопровождать описью формы АДВ-6-4.

Нужна ли отдельная электронная форма АДВ-6-4? Или она нужна только при сдаче бумажной отчетности?

В.В. Любезный: Электронная форма АДВ-6-4 является частью файла с пачкой СЗВ-6-3. Отдельным файлом она не выгружается. Так что для электронной отчетности вполне достаточно файлов с пачками СЗВ-6-3.

Если же отчет представляется в бумажном или бумажно-электронном виде (бумаги с файлами в ПФР), то нужно распечатывать и СЗВ-6-3, и АДВ-6-4. Если форму АДВ-6-4 программа не печатает, можно сделать ее в Word или Excel, воспользовавшись бланками, которые есть в справочно-правовых системах (например, в КонсультантПлюс), а также на сайте ПФР.

Данные в формах РСВ отражаются в целых рублях, а в формах СЗВ — с копейками. Можно ли в персонифицированной отчетности отразить переплату взносов по отдельному сотруднику в размере нескольких копеек? Ведь фактически это не переплата, а разница из-за округлений при оплате.

Отчетность с такой переплатой проходит проверку программами CheckXML и CheckXMLUfa. «Выскакивает» лишь предупреждение о переплате. Можно ли из этого сделать вывод, что и ПФР без вопросов примет такую отчетность?

В.В. Любезный: Нет, я боюсь, что ПФР такие сведения может не принять. Ведь сумма уплаченных взносов на индивидуальном счете застрахованного лица не должна быть больше суммы начисленных взносов.

В определенных пределах расхождения между АДВ-6-2 и РСВ «копеечного» происхождения возможны.

Но, к сожалению, иногда требования по допустимости или недопустимости копеечных переплат по сотрудникам устанавливают сами отделения и управления ПФР. Так что все зависит от индивидуальной настройки программы конкретного отделения.

Как исправить отчетность — куда «спрятать» мешающие копейки?

В.В. Любезный: «Прятать» копейки никуда не надо. Надо поступить с точностью до наоборот: в индивидуальных отчетных формах (СЗВ) надо указать уплаченную сумму, равную начисленным взносам, то есть с копейками.

В форме АДВ-6-2 итоговая сумма уплаты будет округленаПостановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Именно эта итоговая сумма будет сравниваться с данными формы РСВ-1. Обычно начисленные суммы сверяются с соответствующими графами строки 114 формы РСВ-1, а уплаченные — со строкой 144. Расхождения могут быть обнаружены при дальнейших проверках, в частности, когда ПФР будет сверять реально поступившие деньги с платежами, которые вы указали в отчетности. Но на сам факт сдачи отчетности это не повлияет.

Наш читатель задает вопрос: «В октябре 2011 г. мы заплатили взносы, начисленные за сентябрь увольняющемуся работнику. Как заполнить персонифицированную отчетность за IV квартал 2011 г.? Получается, что оплата есть, а данных о периоде — нет».

В.В. Любезный: Данные этого сотрудника надо указать в форме СЗВ-6-2, но графу с периодом стажа не заполнять, а уплаченные суммы взносов проставить.

Вопросы встречаются у тех, кто поменял режим налогообложения в течение года. К примеру, организация вернулась в последнем квартале 2011 г. с упрощенки на обычный режим. Какой код тарифа ставить в РСВ-1 по итогам года: 51 или 01? И как смену тарифа надо отражать в карточках индивидуального учета?

В.В. Любезный: Если тариф меняется задним числом с 1 января, вся отчетность, поданная ранее за этот год, подлежит корректировке. Придется сдавать корректирующие формы РСВ-1, отменяющие, исходные и корректирующие формы персонифицированного учета по довольно сложному алгоритму. Так что карточку учета взносов проще заменить (но на всякий случай сохранить старую карточку).

Если же в течение года у организации было два тарифа взносов (до смены и после), то надо будет заполнять два раздела РСВ-1 и две карточки.

Какие изменения форм персонифицированной отчетности ожидают бухгалтеров в дальнейшем?

В.В. Любезный: Возможно, формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-3 будут объединены в новую форму персонифицированного учета. Скорее всего, отчетность в 2012 г. останется ежеквартальной, а сдавать ее надо будет уже по этой новой форме. Планируется, что в ней не будет суммы уплаченных взносов, что, конечно, хорошо.

В новых формах персонифицированного учета, вероятно, появятся ежемесячные суммы выплат, на которые начисляются страховые взносы. Это связано с поддержкой судоходстваЗакон от 07.11.2011 № 305-ФЗ.

Дело в том, что в 2012—2027 гг. членам экипажей судов установлена ставка страховых взносов 0% во все фонды. Но сами моряки не должны страдать, взносы на их индивидуальные лицевые счета будут поступать по тарифу 16%.

Пока не ясно, кто должен считать эти суммы: страхователи или сам Пенсионный фонд. Но формы, скорее всего, изменятся у всех страхователей. Тем более что набор сведений, можно сказать, подталкивает к объединению форм.

Ходят слухи о возвращении полномочий по администрированию страховых взносов назад в ФНС, поскольку ПФР не справляется. Правильно ли это и насколько реальны такие планы? И если передача произойдет, облегчит ли это жизнь бухгалтерам?

В.В. Любезный: Мне кажется, в этом нет смысла. Да, раньше ФНС справлялась с администрированием взносов, а сейчас у ПФР есть проблемы как с администрированием взносов, так и со сверкой данных.

Но если сейчас передать администрирование взносов обратно в ФНС, проблем станет еще больше. Если же сначала навести порядок в ПФР, то передавать его функции ФНС будет просто незачем.