Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 января 2012 г.

Содержание журнала № 3 за 2012 г.

Новые счета-фактуры, журнал их учета и книги покупок и продаж

Изучаем правила составления НДС-документов

Итак, очередные планы налоговой службы воплотились в жизнь:

• обновлены формы обычного счета-фактуры, книг покупок и продаж, правила их заполнения;
• появилась новая форма корректировочного счета-фактуры;
• впервые утверждена и форма журнала учета полученных/выставленных счетов-фактур;
• изменились правила исправления счетов-фактур.

Давайте рассмотрим изменения, касающиеся абсолютно всех плательщиков НДС.

Форма основного счета-фактуры изменилась незначительно

Появились новые строкиприложение № 1 к Постановлению № 1137 (далее — приложение № 1):

• строка 1а «Исправление № __ от “__” ________». В ней надо указывать порядковый номер и дату исправления, внесенного в счет-фактуру. Такая же строка теперь есть и в форме корректировочного счета-фактурыприложение № 2 к Постановлению № 1137 (далее — приложение № 2). Появление этих строк связано с изменившимся порядком внесения исправлений в счета-фактуры (об этом мы поговорим чуть позже).

При выписке первичного счета-фактуры (как обычного, так и корректировочного) в строке 1а надо поставить прочеркподп. «б» п. 1 разд. II приложения № 1; подп. «б» п. 1 разд. II приложения № 2;

• строка 7 «Валюта: наименование, код ______». Аналогичная строка есть и в форме корректировочного счета-фактуры (строка 4). Код и название валюты нужно брать из Общероссийского классификатора валют (ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000).

Причем в Правилах заполнения счета-фактуры прямо сказано, что если товары оплачиваются рублями, то счет-фактуру надо выставлять в рублях — даже если их цена выражена в долларах США, евро, другой иностранной валюте или в так называемых условных единицахподп. «м» п. 1 разд. II приложения № 1.

Однако если мы посмотрим в Налоговый кодекс, мы увидим несколько иное правило: «...если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте»п. 7 ст. 169 НК РФ. Из этого можно сделать вывод, что в рассмотренной ситуации составлять счет-фактуру в рублях не обязательно.

Но, видимо, авторы новых правил заполнения счетов-фактур придерживаются иной точки зрения и считают, что п. 7 ст. 169 НК РФ распространяется только на случаи, когда товары оплачиваются иностранной валютой. Поэтому если покупатель оплатил товар рублями, то продавцу лучше выставить рублевый счет-фактуру. Иначе у покупателя могут возникнуть сложности с вычетом НДС. Причем не только с правильным определением суммы вычета — инспекция может вообще отказать в вычете НДС по «нерублевому» счету-фактуре.

Изменились графы 2 и 10:

• вместо одной графы 2 «Единица измерения» теперь есть:

— графа 2 — код единицы измерения;

— графа 2а — условное (национальное) обозначение единицы измерения.

Показатели в этих графах надо проставлять в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94 (МЛ 002-98))подп. «б» п. 2 разд. II приложения № 1.

Если в графах 2 и 2а показателей нет, то нужно поставить прочерк;

• вместо одной графы 10 «Страна происхождения» теперь есть:

— графа 10 — цифровой код страны происхождения;

— графа 10а — ее краткое наименование.

Эти графы надо заполнять в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОК (МК (ИСО 3166) 044-97) 025-2001). Но по-прежнему это нужно делать только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россияподп. 13 п. 5 ст. 169 НК РФ; подп. «к» п. 2 разд. II приложения № 1.

Форма корректировочного счета-фактуры стала удобнее

Как и обещала налоговая служба, в утвержденной форме корректировочного счета-фактуры исправлен существенный недостаток. Напомним, что пробная форма этого документа, предложенная в сентябре налоговой службой, была чрезвычайно широкая — в ней было 23 графыПисьмо ФНС от 28.09.2011 № ЕД-4-3/15927@. За это ее уже окрестили «портянкой».

В новом варианте корректировочного счета-фактуры уменьшили количество граф — теперь их всего 11.

Показатели, непосредственно связанные с корректировками, теперь надо показывать по строкам:

• А (до изменения);
• Б (после изменения);
• В (увеличение);
• Г (уменьшение).

Таким образом, сведения о корректировках в отношении каждого товара, работы или услуги (стоимость которых изменилась после отгрузки) теперь будет занимать не одну длинную строку (как было раньше), а три коротких (до изменения, после и уменьшение/увеличение).

Как видим, форма корректировочного счета-фактуры уменьшилась в ширину, но зато увеличилась в высоту.

Получается, что при корректировке цены и (или) количества нескольких наименований товаров, работ и/или услуг итоговый документ может занять несколько страниц, даже если обычный счет-фактура умещался на одну.

В связи с утверждением новых форм счетов-фактур многие бухгалтеры уже задаются вопросом: а можно ли в эти формы добавить какие-либо дополнительные реквизиты? Так, некоторые продавцы товаров, цена которых выражена в условных единицах, во избежание недоразумений с покупателями хотят параллельно с рублевыми суммами указывать суммы в условных единицах. Не приведет ли лишний показатель к тому, что покупатель не получит вычета по такому «расширенному» счету-фактуре? Вот что по этому поводу думают специалисты Минфина.

Из авторитетных источников

ВИХЛЯЕВА Елена Николаевна

Советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“По моему мнению, у налогоплательщиков не имеется оснований для внесения дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Так что лучше выставлять счета-фактуры по утвержденной форме”.

Появились правила нумерации счетов-фактур

Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единаяподп. «а» п. 1 разд. II приложения № 2.

Индексы в номерах счетов-фактур (как обычных, так и корректировочных) могут и должны проставлять лишьподп. «а» п. 1 разд. II приложения № 1; подп. «а» п. 1 разд. II приложения № 2:

• обособленные подразделения. Через разделительную черту к порядковому номеру им надо указывать цифровой индекс конкретного ОП. Эти индексы надо утвердить в учетной политике;
• участник товарищества или доверительный управляющий. Порядковый номер счета-фактуры, выставленного по операциям в рамках соответствующего договора, также дополняется через разделительную черту цифровым индексом. Этот индекс должен обозначать утвержденный участником товарищества (доверительным управляющим) код совершения операции по конкретному договору. Утвердить индекс можно, к примеру, в приказе руководителя или в учетной политике.

Книги покупок и продаж почти не изменились

Книги покупок, продаж, а также дополнительные листы к ним лишь немного «располнели». Во всех них появились новые графы:

• 2а) «Номер и дата исправления счета-фактуры продавца»;
• 2б) «Номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца»;
• 2в) «Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца».

В порядки ведения книг (заполнения дополнительных листов) добавили правила, касающиеся как корректировочных счетов-фактур, так и документооборота электронных счетов-фактур.

У журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур появилась форма

Этот журнал представляет собой опись выставленных (часть 1 журнала) и полученных (часть 2 журнала) счетов-фактурприложение № 3 к Постановлению № 1137 (далее — приложение № 3).

Регистрация всех выставляемых счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных) должна быть единаяп. 3 разд. II приложения № 3. Счета-фактуры надо регистрировать в части 1 журнала в хронологическом порядке — по дате выставления. Если счет-фактуру не надо передавать контрагенту, то его надо регистрировать по дате составления или исправления (если речь идет об исправленном счете-фактуре).

Учтите, что дата составления счета-фактуры и дата его выставления — это не одно и то же.

Дата составления счета-фактуры — это дата, указанная в его строке 1. А вот дата выставления счета-фактуры при его составлении в электронном виде определяется так — это дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактурыподп. «б» п. 7 разд. II приложения № 3.

Про дату выставления бумажного счета-фактуры в приложениях к Постановлению № 1137 ничего не сказано. Но, следуя общей логике, можно сделать вывод, что это:

• <или>дата отправки счета-фактуры по почте;
• <или>дата его вручения представителю покупателя.

Получаемые счета-фактуры надо регистрировать в части 2 журнала по дате их полученияп. 3 разд. II приложения № 3.

Дата получения может не совпадать с датой составления и/или выставления счета-фактуры. И если они приходятся на разные кварталы, то лучше иметь документальное подтверждение даты получения счета-фактуры.

Если вы заявляете вычет по такому счету-фактуре, то у вас будет зафиксирована дата, от которой вы будете отсчитывать срок, в течение которого вы имеете право предъявить НДС к вычету.

А если покупатель получит корректировочный счет-фактуру от продавца при уменьшении стоимости отгруженного товара, то он сможет доказать проверяющим правильность расчета суммы НДС, которую надо перечислить в бюджет. Ведь при уменьшении стоимости отгруженных товаров покупатель должен зарегистрировать в книге продаж тот документ, который поступил к нему раньшеподп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ; п. 14 разд. II приложения № 5 к Постановлению № 1137:

• <или>корректировочный счет-фактуру;
• <или>первичный документ, изменяющий стоимость.

Если оба документа получены в одном квартале, то в общем-то все равно, какой из них регистрировать, главное — сделать это в квартале получения документов от продавца. Как видите, привязка идет к дате получения документов. Если вы получили счет-фактуру по почте, сохраните конверт.

А вот с подтверждением даты получения электронного счета-фактуры сложностей быть не должно.

В графе 3 журнала надо указывать код способа выставления/получения счета-фактуры (в том числе корректировочного):

• <или>1 — при регистрации бумажного счета-фактуры;
• <или>2 — при регистрации электронного счета-фактуры.

В части 1 журнала также надо регистрировать счета-фактуры, составляемые в одном экземпляре и не передаваемые контрагенту (то есть составленные «для себя»):

• налоговым агентом — к примеру, при аренде госимущества и при покупке товаров у иностранных организацийабз. 2 п. 3 ст. 168 НК РФ;
• налогоплательщиком — при выполнении СМР «для себя»подп. 2, 3 п. 1 ст. 146 НК РФ;
• продавцом — при получении сумм, связанных с расчетами по оплате товаров, работ или услуг, на которые увеличивается база по НДС. К примеру, проценты по векселям, полученным в счет оплаты товараподп. 2, 3 п. 1 ст. 162 НК РФ.

Сведения о дате выставления таких счетов-фактур в графе 2 части 1 журнала указывать не надоподп. «б» п. 7 разд. II приложения № 3 к Постановлению № 1137.

И по полученным, и по выставленным счетам-фактурам в журналах нужно фиксировать код вида операции, по которой составлен счет-фактура. Но пока перечня этих кодов нет (его должна утвердить налоговая служба).

В части 2 журнала «Полученные счета-фактуры» ряд счетов-фактур не надо регистрироватьп. 9 разд. II приложения № 3 к Постановлению № 1137. В частности:

• продавцу не надо регистрировать авансовые счета-фактуры, составленные им при получении аванса;
• покупателю не нужно регистрировать счета-фактуры:

— составленные самому себе при выполнении обязанностей налогового агентаабз. 2 п. 3 ст. 168 НК РФ;

— составленные при выполнении СМР «для себя»подп. 3 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Также продавец не должен регистрировать в части 2 журнала корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные им при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав). Их надо регистрировать только в книге покупокподп. «п» п. 6 разд. II приложения № 4.

***

Новые НДС-формы, несомненно, добавят работы бухгалтерам. Чтобы не лишиться вычета НДС, первое время придется тщательно следить: по правильной ли форме поставщик выписал вам счет-фактуру или нет. Ведь если форма будет устаревшая, то вычета вам не видать. А значит, такой счет-фактуру лучше переделать.