Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 февраля 2012 г.

Содержание журнала № 4 за 2012 г.

Как быстро заполнить и сдать справки 2-НДФЛ

Отчитаться о доходах, выплаченных в прошлом году работникам, организации и предприниматели должны по обновленной форме 2-НДФЛприложение № 1 к Приказу ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (ред. от 06.12.2011) (далее — Приказ № ММВ-7-3/611@). И сделать это надо не позднее 2 апреля (1 апреля — выходной день)п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ.

О том, что изменилось в самой форме, порядке ее заполнения и сдачи в инспекцию, вы могли прочитать в предыдущем номере нашего журнала (см. , 2012, № 3, с. 20). А в этом материале мы ответим на вопросы читателей, связанные с заполнением формы 2-НДФЛ в различных ситуациях.

В справке надо указывать уже новые коды вычетов на детей

Т.В. Ивлиева, г. Вологда

В нашей организации сотрудников с тремя детьми нет. Так что НДФЛ за прошлый год никому не пересчитывали. Подскажите, какие коды вычетов на первого и второго ребенка надо указать в справке 2-НДФЛ за 2011 г.: 108 или 114 и 115? Ведь после внесения изменений в Приказ ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ в нем появились новые коды вычетов, но и старые коды осталисьприложение № 4 к Приказу № ММВ-7-3/611@.

: В справке надо указать новые коды вычетов: на первого ребенка — код 114, на второго ребенка — код 115приложение № 4 к Приказу № ММВ-7-3/611@; Письмо Минфина от 10.01.2012 № 03-04-05/8-1. Это объясняется тем, что поправки в подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ о размерах вычетов с разбивкой по категориям детей внесены задним числом. Они вступили в силу с 22.11.2011, но действуют с 01.01.2011пп. 2, 3 ст. 5 Закона от 21.11.2011 № 330-ФЗ.

Поскольку справки 2-НДФЛ заполняются на основании карточек учета НДФЛ по каждому работникуразд. I Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@, то вам сначала нужно обновить свою бухгалтерскую программу и изменить коды в этих карточках. Тогда у вас не будет проблем с формированием справок. Во многих бухгалтерских программах код вычета 108 заменен на 114 и добавлены новые коды детских вычетов (115, 116, 117 и др.).

Кстати, инспекторы на местах также говорят, что в справках за 2011 г. надо указывать новые коды детских вычетов. А старый код (108) оставили на тот случай, если придется сдавать уточненные справки 2-НДФЛ за прошлые годы, например, из-за допущенной ошибки в расчете налога.

Если работник уволился, в справке 2-НДФЛ можно указать старый код детского вычета

И.А. Санина, г. Ивантеевка, Московская обл.

У нас сотрудница, у которой трое детей, уволилась в конце мая прошлого года. С января по май включительно на каждого ребенка ей предоставляли вычет. Общая сумма вычетов составила 15 000 руб. (1000 руб. х 3 ребенка х 5 месяцев). Когда стала составлять справку 2-НДФЛ на эту сотрудницу, подумала, может, надо пересчитать ей НДФЛ с учетом увеличенного вычета на третьего ребенка? И главное, какие коды на детей надо поставить в справке: один старый 108 или обязательно надо указать новые коды и раскидать вычеты по ним?

: Пересчитывать НДФЛ уволившейся сотруднице не нужно. Ведь на момент вступления в силу поправок (22.11.2011) она у вас уже не работала, доходы вы ей не выплачивали, а значит, налоговым агентом для нее вы не являетесьпп. 1—3 ст. 226 НК РФ.

А ваш вопрос о том, какой код надо указывать в справке 2-НДФЛ, мы адресовали специалисту ФНС России.

Из авторитетных источников

ГУСЬКОВА Лариса Александровна

Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

“Если работник, имеющий троих детей, уволился в 2011 г. до того, как были внесены изменения в гл. 23 НК РФ (до 22.11.2011), то, конечно, организация просто не могла сделать перерасчет налога за 2011 г. В этом случае справка 2-НДФЛ представляется на этого работника по новой форме, но без перерасчета и со старым кодом вычетов — 108.

Для того чтобы получить перерасчет по вычетам, такой работник по окончании 2011 г. может подать декларацию 3-НДФЛ и документы, подтверждающие право на вычет, в налоговую инспекцию по месту жительства”.

Кстати, программа проверки справок 2-НДФЛразмещена на сайте ГНИВЦ ФНС → Программное обеспечение → Бесплатное программное обеспечение → Программные средства для юридических и физических лиц → Программное средство для автоматизации процесса подготовки налогоплательщиком форм документов налоговой и бухгалтерской отчетности («Налогоплательщик ЮЛ»), версия 4.28, с помощью которой инспекции их проверяют, также содержит старый код вычета на детей (108). И при его указании программа «не ругается», что справка заполнена с ошибками.

Но по тем работникам, которые не уволились, в справках лучше указывать новые коды детских вычетов, как рекомендуют МинфинПисьмо Минфина от 10.01.2012 № 03-04-05/8-1 и налоговики на местах.

Даже если работник получил доход только за 1 месяц, вычеты даются за весь год

Д.Н. Никифорова, г. Иркутск

У нас в декабре 2011 г. после декрета вышла на работу сотрудница, родившая третьего ребенка. Ее месячный оклад 35 000 руб. Правильно ли я понимаю, что вычеты на нее и на детей нужно ей предоставить с начала года? Если это так, то у нее сумма вычетов получится больше дохода.
Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ и какой признак ставить в справке — 2?

: Действительно, все вычеты вы должны предоставить с января. Ведь они положены за каждый месяц года, независимо от того, были в каких-то месяцах доходы или нетподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ; Письма Минфина от 19.01.2012 № 03-04-05/8-36, от 13.01.2012 № 03-04-05/8-10.

В вашей ситуации сумма вычетов за год составит 64 800 руб. ((400 руб. + 1000 руб. х 2 + 3000 руб.) х 12 мес.). Поскольку эта сумма больше суммы дохода за год, у вашей работницы налоговая база по НДФЛ равна нулю и НДФЛ исчислять не с чего. На следующий год разница между суммой вычетов и суммой доходов не переноситсяп. 3 ст. 210 НК РФ. Так что вы должны выплатить сотруднице всю сумму оклада целиком (35 000 руб.), без удержания НДФЛ.

В справке 2-НДФЛ на эту сотрудницу в поле «признак» надо указать цифру 1. Цифра 2 ставится только в том случае, если вы предоставляете справку в связи с невозможностью удержать налог, например при выплате доходов в натуральной формеразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

Разделы 3 и 5 справки 2-НДФЛ за 2011 г. на эту сотрудницу надо заполнить, например, такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

Излишне удержанный из-за перерасчета НДФЛ можно вернуть работнику

Е.А. Аверьянова, г. Нижний Новгород

Из-за увеличения вычета на третьего ребенка я в декабре пересчитала работнику НДФЛ. В результате у него образовалась переплата по этому налогу. И я эту сумму вместе с декабрьской зарплатой перечислила ему на карточку в январе. Разумеется, заявление от работника на возврат ему излишне удержанного налога у меня есть. А теперь меня пугают, что так делать нельзя. Что налог должен возвращать сам работник через налоговую инспекцию. Что теперь будет нашей организации и мне лично?

: Не пугайтесь, никаких претензий вам предъявлять не будут, вы все сделали правильно. Ведь, по разъяснениям Минфина, если по окончании года из-за перерасчета НДФЛ у работника образовалась переплата, то она «является излишне удержанной... суммой налога». И эту переплату организация может вернуть работнику, если на то будет его письменное заявление. Причем вернуть налог можно и за счет НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет с других работниковп. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 23.12.2011 № 03-04-08/8-230. Кстати, налоговая служба уже довела эти разъяснения Минфина до нижестоящих налоговых органовПисьмо ФНС от 23.01.2012 № ЕД-4-3/781@.

Когда НДФЛ удержан правильно, переплаты в справках быть не может!

К.В. Фролова, г. Санкт-Петербург

У нас переплата по НДФЛ: на всякий случай (под премию) мы перечислили больше. Удержали у сотрудников все правильно. Как показать переплату в справках 2-НДФЛ? Может быть, отразить ее в п. 5.5 «Сумма налога перечисленная»?

: Ни в коем случае так делать не надо. Дело в том, что переплаты НДФЛ в принципе не может быть в ситуации, когда налог правильно исчислен и удержан. И, соответственно, в бюджет вы по определению не можете перечислить налога больше, чем удержали из доходов работникап. 1 ст. 226 НК РФ.

А если в бюджет вы перечислили больше, то это вовсе не налог, а деньги вашей организации. Ведь из доходов работников вы эти суммы не удерживали.

В вашем случае мы советуем в справках 2-НДФЛ в пп. 5.3 «Сумма налога исчисленная», 5.4 «Сумма налога удержанная» и 5.5 «Сумма налога перечисленная» поставить одну и ту же сумму НДФЛ.

Имейте в виду, что налоговики в своих письмах пугают, что сумму переплаты нельзя зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ, а можно только вернуть. В частности, ФНС разъяснила, что если организация перечислила в бюджет сумму бо´ль­шую, чем налог, удержанный из доходов работников, то сумма превышения не является НДФЛ. Ведь уплата налога за счет средств налоговых агентов прямо запрещена НК РФп. 9 ст. 226 НК РФ. Более того, наличие такой переплаты не освобождает организацию от обязанности перечислить в бюджет сумму налога, удержанного из доходов работников, выплачиваемых в более поздние сроки. Переплату можно только вернуть на расчетный счет организации. А для этого надо написать заявление о возврате ошибочно перечисленной в бюджет суммы. А к тому же еще и придется пройти совместную сверку расчетов по налогамПисьмо ФНС от 04.07.2011 № ЕД-4-3/10764.

Но если вы сами о переплате в ИФНС не заявите, налоговики до выхода к вам на выездную проверку по НДФЛ о ней и не узнают. Ведь в течение года в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ указывается только общая перечисленная в бюджет сумма. Так что если вы перечислите в феврале НДФЛ в уменьшенном на сумму переплаты размере, то переплата просто закроется.

Но на будущее лучше не создавайте себе лишних проблем и не перечисляйте налог в бо´ль­шей сумме, чем вы удержали.

Перечисленный в январе НДФЛ с декабрьской зарплаты отражается в справке за 2011 г.

В.И. Кротова, г. Касимов, Рязанская обл.

Зарплату за декабрь мы перечислили всем на карточки в январе 2012 г. Соответственно, НДФЛ в бюджет уплатили тоже в январе. И что, теперь в 2-НДФЛ по всем работникам будет недоплата налога за 2011 г.? Как мне надо заполнить раздел 5 справки?

: В вашем случае в справках все три суммы — НДФЛ исчисленный (п. 5.3), удержанный (п. 5.4) и перечисленный (п. 5.5) — должны совпадать (п. 5.3 = п. 5.4 = п. 5.5). Ведь в справке указываются суммы налога удержанные и перечисленные в бюджет за календарный год, а не в календарному году. То есть в справке отражается состояние расчетов с работником по НДФЛ на дату ее подачи в налоговую инспекцию. А у вас на этот момент НДФЛ со всех работников удержан и в бюджет перечислен. Так что недоплаты налога нет. Если раньше налоговики давали такие разъяснения устно, то в этом году ФНС наконец-то выпустила Письма об этомПисьма ФНС от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@, от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74.

Если весь НДФЛ вернули работнику, в п. 5.6 справки 2-НДФЛ надо поставить ноль

М.В. Белоусова, г. Великий Новгород

После перерасчета НДФЛ по третьему ребенку получилось, что я удержала и заплатила НДФЛ больше, чем положено. Мы перечислили налог на карточку сотруднице в январе 2012 г. Как формировать 2-НДФЛ в налоговую? Разве можно указывать, что удержано все правильно, если по году переплата в ИФНС? Наверное, в п. 5.6 надо показать переплату налога?

: Нет, переплату в п. 5.6 справки 2-НДФЛ за 2011 г. показывать не нужно. Как мы уже сказали, в справке отражается состояние расчетов с работником по исчисленному и удержанному налогу на дату ее представления в инспекцию. А вы в январе уже вернули излишне удержанный налог сотруднице. И бюджет этой сотруднице ничего не должен.

В вашем случае в пп. 5.3 «Сумма налога исчисленная», 5.4 «Сумма налога удержанная» и 5.5 «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ на эту сотрудницу должны стоять одни и те же суммы правильно исчисленного НДФЛ (с учетом перерасчета). В п. 5.6 надо поставить ноль (если сдаете в электронном виде) или ничего не указывать (если сдаете на бумаге)приложение № 2 к Приказу № ММВ-7-3/611@.

Доход в 2011 г. никому не выплачивали? Справки сдавать не нужно!

Е.М. Родионова, г. Жуковский, Московская обл.

Подскажите, пожалуйста, если зарплату в прошлом году вообще не начисляли и не выплачивали, сдавать 2-НДФЛ обязательно? Как вообще в таком случае отчитываться по НДФЛ перед налоговой?

: Никак отчитываться не надо. Ведь организации обязаны подавать сведения только о выплаченных физлицам доходахп. 2 ст. 230 НК РФ; разд. I Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@. А если у вас таковых нет, то и справки 2-НДФЛ подавать не на кого.

Но справедливости ради скажем, что некоторые инспекции просят представить им письмо за подписью руководителя организации о том, что деятельность в организации не велась, зарплата не начислялась и не выплачивалась. Если ваша налоговая попросит от вас такое письмо, то можете его им принести.

В справке 2-НДФЛ статус работника надо указать по состоянию на конец года

Л.А. Бунина, г. Брянск

Никак не пойму, как заполнять 2-НДФЛ на работников, которые в конце года стали резидентами. С момента приобретения статуса резидента я удерживала с них налог по ставке не 30%, а уже 13%. Но никакие перерасчеты налога не делала.
Получается, мне теперь надо заполнить одну справку с двумя разделами 3 и 5 (по ставке 30 и 13%)? Какой статус работника надо показать в п. 2.3: резидент (1) или нерезидент (2)? Так как НДФЛ перечислялся на разные КБК, то как правильно показать в справке перечисленный налог?
Поясните на моем примере, как правильно заполнить справку. С января по август работнику начислена зарплата 80 000 руб. (по 10 000 руб. в месяц). НДФЛ с нее удержан по ставке 30%, всего 24 000 руб. (полностью перечислен в бюджет). С сентября по декабрь начислена зарплата 40 000 руб., и с нее удержан НДФЛ уже по ставке 13% — 5200 руб.

: Прежде всего, напомним, что статус сотрудника (резидент/нерезидент) определяется на каждую дату выплаты доходап. 2 ст. 207 НК РФ; Письмо Минфина от 14.07.2011 № 03-04-06/6-170. При этом окончательный статус определяется по итогам налогового периода (года)ст. 216 НК РФ. Так что по окончании года у сотрудника может быть только один статус: либо резидент, либо нерезидент. И именно этот статус и надо отражать в справке 2-НДФЛ.

В вашей ситуации в п. 2.3 «Статус налогоплательщика» надо указать цифру 1, так как сотрудник стал резидентом РФразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

Вам нужно заполнить один раздел 3 и один раздел 5.

Несколько разделов 3 и 5 заполняются только в том случае, если какие-то доходы в течение года облагаются по одной ставке, а какие-то — по другой и по окончании года ставка НДФЛ в отношении этих доходов не изменяется.

В вашем же случае при изменении статуса сотрудника ставка НДФЛ меняется и доходы, полученные с начала года, облагаются по единой ставке. Поэтому в разделе 3 вы указываете всю сумму доходов с января по декабрь, и они будут облагаться по ставке 13%. А разделы 4 и 5 справки надо заполнить такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

Обратите внимание, что в п. 5.3 справки вы указываете исчисленную по ставке 13% сумму НДФЛ, а в пп. 5.4 и 5.5 — общую сумму налога, удержанную по двум ставкам (и 30%, и 13%) и перечисленную в бюджет (24 000 руб. + 5200 руб.). При этом совсем неважно, что НДФЛ перечислялся на разные КБК. А в п. 5.6 вы указываете сумму НДФЛ, за возвратом которой сотрудник пойдет в инспекцию, — 13 808 руб. (29 200 руб. – 15 392 руб.).

Имейте в виду, что сторнировочную проводку для корректировки НДФЛ (СТОРНО Дт 70 – Кт 68 — 13 808 руб.) в бухучете делать не надо. Ведь вы удержанную из доходов работника сумму НДФЛ перечислили в бюджет. Все расчеты с работником и с бюджетом у вас закрыты. А излишне удержанный НДФЛ возвращать работнику будут уже налоговики.

Если не смогли удержать НДФЛ, в инспекцию придется подать две справки

Е.А. Воронова, г. Москва

Мы не удержали НДФЛ с экономии на процентах по беспроцентному займу, выданному учредителю (он нам его вернул в ноябре 2011 г.). До 1 февраля мы сдали справку 2-НДФЛ, в которой показали неудержанный налог. Нужно ли еще раз сдавать точно такую же справку по этому учредителю до 1 апреля? Если мы не будем подавать 2-НДФЛ на учредителя второй раз, что нам за это будет?

: Начнем с того, что справки не будут одинаковыми, так как заполняются они по-разному. Когда вы подавали ее до 01.02.2012 в качестве сообщения о невозможности удержать налог, то в поле «признак» вы указывали цифру 2. И в разделе 3 вы должны были показать только тот доход, с которого не удержан налог, а в разделе 5 — сумму неудержанного налогаразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

Не позднее 01.04.2012 вы отчитываетесь обо всех доходах, выплаченных работникам и иным физлицам в 2011 г. И в этот раз вы подаете справку 2-НДФЛ на учредителя вместе со справками на других работников. И в ней в поле «признак» надо указать цифру 1. В этой справке в разделе 3 надо отразить все доходы, выплаченные вами учредителю, например еще и дивиденды, если они выплачивались. При этом в пп. 5.3—5.5 указываются общие суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ, а в п. 5.7 — неудержанная сумма налогаразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

О необходимости представления двух справок говорят оба ведомства — и ФНС, и Минфинразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@; Письмо Минфина от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290. И если вы не представите 2-НДФЛ второй раз, налоговики оштрафуют вас на 200 руб. как за непредставление сведений, необходимых для налогового контроляп. 1 ст. 126 НК РФ. Чтобы с ними не спорить, лучше справку до 01.04.2012 сдать.

Если налог успели доплатить до сдачи 2-НДФЛ, долги в справке показывать не надо

М.Г. Соколовская, г. Омск

В декабре у нескольких работников доход превысил 280 000 руб., а я по ошибке дала им детские вычеты. А в феврале, когда стала делать на этих работников справки 2-НДФЛ, моя ошибка и выявилась. Не пойму, как заполнить теперь справки за 2011 г.: показать как долг за работниками и пусть с них инспекция доберет налог? Или доплатить НДФЛ уже в марте самой?

: Конечно, вы сами должны доплатить НДФЛ. На взыскание в ИФНС налог передается только в том случае, если вы не можете удержать его из доходов работников по причине отсутствия денежных выплатп. 5 ст. 226 НК РФ. Вы же доходы работникам выплачиваете. Поэтому вы обязаны удержать долг по НДФЛ из любых доходов, выплачиваемых работникам, например из февральской зарплаты, выплачиваемой в марте. И перечислить его в бюджет.

Имейте в виду, что перечислить долг по НДФЛ нужно уже на новый КБК — 182 1 01 02010 01 1000 110. По-хорошему, на доплату НДФЛ за декабрь 2011 г. вы должны составить отдельную платежку и указать в ней:

• в поле «Основание платежа» (106) — «ЗД» (добровольное погашение задолженности);
• в поле «Налоговый период» (107) — «МС.12.2011»;
• в поле «Тип платежа» (110) — «НС».

Если вы не хотите составлять отдельную платежку, то долг по НДФЛ за 2011 г. вы можете перечислить как платежи текущего года вместе с налогом за февраль 2012 г.

За несвоевременную уплату НДФЛ вам начислят только пенип. 1 ст. 75 НК РФ.

Если на дату подачи справок 2-НДФЛ перерасчет налога вы сделаете и в бюджет его уплатите, то в справках долги по расчетам показывать не надо. В разделе 5 суммы налога исчисленного (п. 5.3), удержанного (п. 5.4) и перечисленного (п. 5.5) будут равны.

2-НДФЛ надо сдавать отдельно по месту нахождения ОП и ГП

М.А. Кузьмина, г. Воронеж

У нас есть обособленное подразделение (ОП) без самостоятельного баланса и расчетного счета. НДФЛ мы платим в разные налоговые — по месту своего нахождения и по месту учета ОП. Ранее мы отчитывались по форме 2-НДФЛ только по своему месту нахождения (ГП), отправляя отчет двумя файлами (один по ГП, другой по ОП), но указывая одинаковые код ОКАТО и КПП, хотя они в платежных поручениях разные. Иначе через нашего оператора не отправишь. Сейчас появились разъяснения, что нужно отчитываться туда, куда платишь. В Налоговом кодексе нет указаний, куда надо представлять такую отчетность. Как поступить нам в этом году, сдавая отчетность за 2011 г.?

: По НК РФ справки 2-НДФЛ организации должны представить в ИФНС по месту своего учетап. 2 ст. 230 НК РФ. А организации, имеющие ОП, стоят на учете как по своему месту нахождения, так и по месту нахождения ОПп. 1 ст. 83 НК РФ. Но НК также предусмотрено, что организации, имеющие ОП, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОПп. 7 ст. 226 НК РФ.

Ранее налоговая служба разрешала представлять справки о доходах за всех работников организации в целом (за работников и ГП, и ОП) по месту учета головной организацииПисьмо ФНС от 07.03.2007 № 23-3-04/238@.

Но позднее и Минфин, и ФНС неоднократно разъясняли, что сведения о доходах надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817; Минфина от 16.12.2011 № 03-04-06/3-348, от 21.09.2011 № 03-04-06/3-230, № 03-04-06/3-229. Поэтому справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в инспекцию по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП — в инспекцию по месту нахождения ОП. Это следует и из порядка заполнения справок, утвержденного ФНСразд. II Рекомендаций, утв. Приказом № ММВ-7-3/611@.

В справках вы указываете те же коды ОКАТО, что и в платежках на перечисление НДФЛ в бюджет. Если у вас не получается так сделать в программе, обратитесь к своему разработчику.