Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 февраля 2012 г.

Содержание журнала № 5 за 2012 г.

Рождение шедевра на рабочем месте

Как работодателю защитить свои права на служебное произведение, а бухгалтеру — учесть созданный актив

Среди наших читателей есть бухгалтеры компаний, сотрудники которых создают в ходе работы служебные произведения, к примеру интернет-сайт, рекламные материалы, программы для ЭВМ, лекала для пошива коллекций одежды. Нас спрашивают, как правильно оформить отношения с работником-автором и как бухгалтеру учесть созданное произведение в качестве актива на балансе, если стоит такая задача.

Как работодателю застолбить свое исключительное право на служебное произведение

Автором служебного произведения является работник, вложивший свой творческий труд в создание произведения и обладающий неимущественными правами — правом авторства, правом на имя, на неприкосновенность произведения. А у организации появляется исключительное право на произведениест. 1255, пп. 1, 2 ст. 1295 ГК РФ, то есть возможность использовать его в том числе и с целью извлечения прибылип. 1 ст. 1229, п. 1 ст. 1270 ГК РФ. Эти права возникают у работника и работодателя автоматически при создании автором служебного произведения: законом не предусмотрена какая-либо регистрация произведений или специальное оформление прав на нихп. 4 ст. 1259 ГК РФ.

О том, что исключительное право на служебное произведение принадлежит работодателю, можно даже не писать в трудовом договоре. Главное, чтобы автор:

• был именно работником вашей компаниист. 16 ТК РФ.

Например, исключительное право на научную статью, написанную лицом, проходящим у вас производственную практику, будет принадлежать практиканту. Поскольку он хоть и участвует в деятельности вашей фирмыст. 227 ТК РФ, но трудовой договор с ней не заключал;

• создавал произведение в силу своих трудовых обязанностей.

Например, бухгалтер на своем рабочем месте, используя компьютер работодателя, написал компьютерную программу. Поскольку в трудовые обязанности бухгалтера, как правило, не входит создание программ, она не будет признаваться служебным произведением и исключительное право на нее останется у бухгалтера-творца.

Создавать служебные произведения работник может:

• <или>на постоянной основе. То есть в должностной инструкции или трудовом договоре работника изначально прописано, что в его должностные обязанности входит создание произведений науки, литературы и искусства (статей, фотографий, рисунков, компьютерных программ и т. д.);
• <или>в виде разового задания, которое можно оформить дополнительным соглашением к его трудовому договору с указанием трудовой функции по созданию произведения. Также можно издать приказ руководителя организации, в котором расписать, какая именно деятельность поручается работнику и что должно стать ее результатом.

Но имейте в виду, что автор произведения должен получить авторское вознаграждение, если ваша фирмап. 2 ст. 1295 ГК РФ:

• <или>будет сама использовать результат его труда;
• <или>собирается уступить исключительное право на него кому-то другому;
• <или>не будет использовать его, решив сохранить в тайне.

Не заключать соглашение об авторском вознаграждении и не писать отдельное служебное задание на каждый шедевр, созданный в стенах вашей организации, поможет одно простое условие в трудовом договоре или дополнительном соглашении к немуп. 39.2 Постановления Пленума ВС № 5, Пленума ВАС № 29 от 26.03.2009. А именно:

А размер вознаграждения может быть любым, хоть 100 руб., хоть 10 000 руб. Главное, не забывайте его выплачивать вместе с зарплатой. Тогда у автора вообще не будет оснований ставить вопрос о своем исключительном праве на творение, ведь он уже получил вознаграждение за негоабз. 3 п. 2 ст. 1295 ГК РФ.

Кстати, эта формулировка поможет вам не потерять исключительное право на служебное произведение, если в течение 3 лет с момента его создания вы не начали его использовать или не сообщили работнику о сохранении произведения в тайне.

Тем не менее в некоторых случаях писать служебные задания все-таки полезно. Если речь идет о крупных и сложных произведениях, к примеру программных комплексах, то при помощи конкретного задания можно формализовать отношения между работником и работодателем, сдержать излишние творческие порывы. Сформулируйте служебное задание четко, но максимально широко распишите цели создания, характеристики планируемого произведения, позволяющие его идентифицировать как уникальное из ряда однородных, пределы его использования. Закрепить все это можно в приказе, распоряжении или служебной записке.

Также в служебной записке, отчете, приказе или акте приемки-передачи зафиксируйте момент предоставления работником произведения организации.

Между прочим, наличие таких документов поможет вам и в ситуации, когда у вас по какой-либо причине нет условия о выплате авторского вознаграждения и оно фактически не выплачивалось автору шедевра. Ведь из них вы четко видите, с какого дня начался отсчет трехлетнего срока, по истечении которого исключительное право может оказаться у работника. А кроме того, если оно все же перешло автору, вы законно сможете использовать служебное произведение сообразно цели служебного задания и в пределах, вытекающих из такого заданияабз. 2 п. 3 ст. 1295 ГК РФ.

Учет исключительного права на служебное произведение

Здесь все зависит от того, планируете ли вы учитывать служебное произведение как нематериальный актив или нет.

ВАРИАНТ 1. Служебное произведение предполагается использовать больше года и вы решили учитывать его как НМА.

Напомним, что для целей бухучета величина затрат на создание НМА не имеет значения. Все затраты, включая зарплату работников, создающих актив, авторское вознаграждение и страховые взносы с нихст. 257 НК РФ; Письмо Минфина от 25.03.2011 № 03-03-06/1/173 соберите на отдельном субсчете 08-5 «Приобретение нематериальных активов» к счету 08 «Вложения во внеоборотные активы»пп. 6, 8, 9 ПБУ 14/2007; Инструкция, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Когда служебное произведение будет создано (закончено) и у вас возникнет исключительное право на него, спишите сумму указанных затрат со счета 08-5 «Приобретение нематериальных активов» в дебет счета 04 «Нематериальные активы».

Теперь определите срок полезного использования (СПИ). Установите его самостоятельно, исходя из предположения, сколько будет использоваться актив.

Далее начисляйте амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия актива к учету, до полного погашения стоимости либо списания его с учета. Амортизация по объекту НМА начисляется по кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов»пп. 6, 23 ПБУ 14/2007; Инструкция, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу).

Помните, что амортизацию вам надо будет начислять и в случае, если служебное произведение организацией пока не используется, но учтено как НМА.

Для целей налогообложения прибыли учет будет зависеть от суммы затрат на создание произведения. Если она более 40 000 руб., то объект признается НМА и его стоимость будет погашаться через амортизацию. СПИ проще установить такой же, какой вы выбрали в бухучете. Нормы НК РФ позволяют это делать с 1 января 2011 г. Только имейте в виду, что СПИ должен быть не менее 2 летп. 2 ст. 258 НК РФ.

Если затраты равны или менее 40 000 руб., такой объект для целей налогообложения прибыли не является амортизируемым имуществомп. 1 ст. 256 НК РФ; Письма Минфина от 09.09.2011 № 03-03-10/86, от 09.12.2010 № 03-03-06/1/765; ФНС от 01.11.2011 № ЕД-4-3/18192, поэтому его стоимость в полной сумме можно списать в прочие расходыподп. 26, 35, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

ВАРИАНТ 2. Вы не хотите учитывать служебное произведение как отдельный актив.

Тогда и в бухгалтерском, и в налоговом учете сразу списывайте все затраты на его создание на текущие расходы.

***

Если даже все расходы на создание служебного произведения вы списываете по мере их возникновения и служебное произведение активом не признаете, не беспокойтесь — исключительное право на объект все равно будет у вашей организации. А подтверждение тому — трудовой договор и выплата авторского вознаграждения.