Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 16 апреля 2012 г.

М.А. Кокурина, юрист

Не дайте трудинспектору застать себя врасплох!

Организуем работу с кадровой документацией так, чтобы избежать «трудовых» штрафов

Проверки государственных инспекций труда (в народе — трудинспекции) могут стать настоящей неожиданностью для организации. Ведь инспекторы даже не обязаны оповещать о проверке (п. 17 ст. 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; ст. 360 ТК РФ; ст. 12 Конвенции МОТ № 81 «Об инспекции труда в промышленности и торговле» (принята в г. Женеве 11.07.47, ратифицирована Законом от 11.04.98 № 58-ФЗ)). А вот последствия вполне предсказуемы — штраф, как на организацию, так и на ее руководителя.

Упоминаемые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Есть нарушения очевидные, и совершенно ясно, что за них накажут, например невыплата зарплаты, отсутствие графиков отпусков (статьи 123, 136 ТК РФ). Но есть и масса «бумажно-оформительских» нарушений, которые работодатели допускают либо по незнанию, либо из-за их кажущейся малозначительности. Однако трудинспектор их непременно заметит. В нашей статье мы расскажем, на что нужно обратить повышенное внимание, чтобы свести на нет возможные претензии.

Что будет организации за нарушение трудового законодательства

Несовершенная формулировка ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающая ответственность «за нарушение законодательства о труде и об охране труда», дает возможность широко трактовать, что может считаться этим самым нарушением (Решение Нижегородского облсуда от 28.06.2011 № 7-444/11). И как показывает жизнь, поводом для штрафа может стать даже незначительный «трудовой» проступок, который инспектор сможет выявить во время проверки:

  • <или>просматривая любую документацию компании, хоть как-то относящуюся к кадрам, — локальные нормативные акты, трудовые договоры, должностные инструкции, график отпусков, кадровые приказы и распоряжения, трудовые книжки. Например, могут запросить даже путевой лист водителя, чтобы сопоставить сведения об отъезде-приезде с табелем учета рабочего времени. Так, часто выявляется, что водитель в дороге был дольше, чем указано в табеле, и зарплата в итоге занижена;
  • <или>осматривая территорию организации (офис, цеха);
  • <или>опрашивая работников организации.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

За нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • <или>штраф для организации от 30 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя (предпринимателя) — от 1000 до 5000 руб.;
  • <или>административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток при возникновении угрозы жизни и здоровью людей (ст. 3.12 КоАП РФ);
  • <или>дисквалификация на 1—3 года для руководителей, ранее оштрафованных за аналогичное правонарушение.

Сумма штрафа не зависит ни от тяжести нарушений, ни от их количества. Правда, судебная практика пошла по пути назначения одного штрафа за несколько проступков, а не за каждое в отдельности (п. 2.1 Информационного бюллетеня судебной практики по административным делам Архангельского облсуда за I квартал 2008 г.).

Трудинспекция вправе самостоятельно назначать штрафы в течение 2 месяцев со дня (ч. 1, 2 ст. 4.5, ст. 23.12 КоАП РФ):

  • <или>совершения нарушения, если оно не длящееся — то есть когда работодатель не сделал что-то к определенному сроку (например, уволившемуся работнику не выдали трудовую книжку в последний день работы (ст. 80 ТК РФ));
  • <или>обнаружения длящегося нарушения (например, работодатель в одностороннем порядке изменил условия трудового договора (ст. 72 ТК РФ)).

Дисквалификация руководителя организации и административное приостановление ее деятельности назначаются судьей (статьи 3.12, 23.1 КоАП РФ). Последнее наказание применяется в случае возникновения угрозы жизни и здоровью людей — такие нарушения мы в статье не рассматриваем.

За что любят штрафовать трудинспекции

Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.

Состав нарушения Примеры нарушений
Не оформлены обязательные кадровые документы У работодателя отсутствует:
Кадровая документация ведется неправильно
  • трудовой договор составлен с большим опозданием (гораздо позже 3 рабочих дней со дня, когда человек был допущен к работе (ст. 67 ТК РФ))
  • в трудовом договоре нет каких-либо обязательных сведений, предусмотренных ст. 57 ТК РФ
  • в трудовом договоре размер оплаты труда установлен в иностранной валюте (Письмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ)
  • в личной карточке не отражены все сведения о работнике либо изменения этих сведений
  • книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек не скреплены сургучной печатью или не опломбированы (п. 41 Правил)
  • нет доказательств того, что работник под роспись ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (ст. 68 ТК РФ)
  • отсутствует подпись работника на трудовом договоре о получении им экземпляра этого документа, на приказе о его приеме на работу или приказе об увольнении, подтверждающая ознакомление с приказами (статьи 68, 84.1 ТК РФ)
Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление
  • задержаны зарплата, отпускные, больничные, не выплачены зарплата за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (статьи 22, 127, 136, 178, 183 ТК РФ)
  • за полностью отработанный месяц начислена зарплата меньше федерального или регионального МРОТ (статьи 133, 133.1 ТК РФ)
  • зарплата выплачивается раз в месяц, а не каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ)
  • сотрудникам не выданы расчетные листки (ст. 136 ТК РФ)
  • не уплачены взносы во внебюджетные фонды (ст. 22 ТК РФ)
Прочие нарушения
  • оклад работника изменен без его письменного согласия (ст. 72 ТК РФ)
  • работник не уведомлен о расторжении срочного трудового договора за 3 дня до события (ст. 79 ТК РФ)
  • работник привлечен к сверхурочной работе без письменного согласия (ст. 99 ТК РФ)
  • в одностороннем порядке изменены положения трудовых договоров (ст. 72 ТК РФ)
  • не проведена аттестация рабочих мест (ст. 212 ТК РФ)
  • уволенному работнику не выдана трудовая книжка (ст. 80 ТК РФ)
  • не выданы копии кадровых документов, связанных с работой, если уволенный работник их письменно запрашивал (статьи 62, 80 ТК РФ)
  • применено два взыскания за один проступок (ст. 193 ТК РФ)
  • работник уволен за прогул без запроса его письменного объяснения (ст. 193 ТК РФ)

Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?

Проверяем свою документацию

Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.

Набор локальных нормативных актов

В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документа (ст. 22, ч. 3 ст. 68, статьи 87, 135, 212 ТК РФ).

Расчетный листок

Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из нее (ст. 136 ТК РФ). Если заработная плата перечисляется на банковские карты, порядок выдачи работникам расчетного листка определите в локальном акте (Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Напомним, что расчетный листок надо выдавать с одной из частей зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломбир (п. 41 Правил).

Личные карточки работников

У них есть унифицированная форма № Т-2. Личную карточку вы должны будете давать работнику для росписи в ней не только при приеме на работу, но и при каждой новой записи в его трудовой книжке (например, в связи со сменой должности или повышением квалификации). Поэтому имейте в виду, что личные карточки ведутся на бумаге (п. 12 Правил).

Оформленные трудовые договоры

Они должны содержать обязательные сведения, предусмотренные Трудовым кодексом, в частности (ст. 57 ТК РФ):

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Размер выплачиваемой за отработанный месяц зарплаты не может быть ниже федерального МРОТ — 4611 руб. (ст. 133 ТК РФ; ст. 1 Закона от 01.06.2011 № 106-ФЗ) Если в вашем регионе заключено и опубликовано соглашение о региональном МРОТ, который выше федерального, то выплата зарплаты ниже регионального МРОТ будет нарушением (ст. 133.1 ТК РФ).

СОВЕТ

Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документа (ст. 67 ТК РФ).

Табель учета времени, отработанного сотрудниками

Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам № Т-12 или Т-13 (ст. 91 ТК РФ). Именно эти заполненные формы поступают к бухгалтеру как первичные учетные документы для целей бухгалтерского и налогового учета, на основании которых он будет считать зарплату, отражать ее в расходах, заполнять расчетные листки для работников.

График отпусков

Он утверждается за 2 недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме № Т-7 (ст. 123 ТК РФ).

СОВЕТ

В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушением (ст. 124 ТК РФ).

Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска. Потом издайте приказ об отзыве из отпуска с указанием таких дней, приложите к нему заявление о согласии на отзыв из отпуска (ст. 125 ТК РФ; п. 37 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Соблюдаем процедуры

Прием на работу новых сотрудников

Оформите трудовой договор в письменной форме:

  • <или>до того, как сотрудник приступил к работе;
  • <или>в максимально короткий срок после допущения его к работе — желательно не позднее 3 рабочих дней со дня, когда человек приступил к работе (ст. 67 ТК РФ).
Конечно, как отпуска ни планируй, все равно кто-то из работников захочет пойти в отпуск в другие дни, а не так, как предполагалось. Однако это не означает, что в организации в принципе может не быть графика отпусков

Конечно, как отпуска ни планируй, все равно кто-то из работников захочет пойти в отпуск в другие дни, а не так, как предполагалось. Однако это не означает, что в организации в принципе может не быть графика отпусков

Проследите за тем, чтобы работник расписался на вашем экземпляре два раза: в знак согласия с условиями договора и подтверждения того, что он получил на руки свой экземпляр документа.

Затем ознакомьте работника под роспись с приказом о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Документ имеет унифицированную форму № Т-1. Не забудьте продублировать в приказе условие об испытательном сроке, если в трудовых договорах с работниками оно есть. Забывчивость в этом вопросе инспекторы рассматривают как нарушение (Решение Воронежского облсуда от 03.02.2009 № 77-9АП).

Заведите личную карточку на нового работника, внесите в нее сведения о нем, его должности, квалификации и дайте ее работнику, чтобы он в ней расписался, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актами (ст. 68 ТК РФ). Такая подпись может ставиться в отдельной строчке в трудовом договоре, в специальном журнале, в отдельной ведомости к каждому акту, в любом другом документе, который вы сами изобретете для сбора таких подписей.

Увольнение работника

В этом случае вы должны:

  • оформить приказ об увольнении, ознакомить с ним под роспись работника. Имейте в виду, что приказ об увольнении надо издать и тогда, когда работник увольняется по собственному желанию, сообщив об этом за 2 недели. Автоматически трудовой договор действовать не перестанет (ч. 6 ст. 80 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 26.07.2011 № 4г/2-6447/11);
  • заполнить записку-расчет по унифицированной форме № Т-61, в которой следует отразить зарплату за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск;
  • отдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

СОВЕТ

Если работник за трудовой книжкой не является даже после вашего письменного уведомления о необходимости ее забрать, составьте акт о том, что выдать книжку в день увольнения невозможно, и отправьте ее сотруднику по почте письмом с описью вложения (Определение ВС Республики Карелия от 18.10.2011 № 33-3072/2011). Так в случае претензии к вам со стороны уволенного вы сможете подтвердить, что не удерживаете трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному запросу увольняющегося работника вы должны выдать ему копии кадровых документов, связанных с работой, в частности (ст. 84.1 ТК РФ):

  • приказов о приеме на работу и об увольнении;
  • приказов о поощрениях.

Также вы должны выдать ему справку о сумме зарплаты за текущий год и 2 предшествующих года, которая понадобится ему для назначения пособия по болезни у нового работодателя (утв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н).

Выплаты, уведомления и прочее

Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц и отпускные — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Конкретные даты выплаты зарплаты установите в трудовых договорах или в отдельном локальном нормативном акте (ст. 135 ТК РФ).

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

К работнику нельзя применить два взыскания за один и тот же проступок. К примеру, его нельзя уволить за прогул, за который ему уже делали выговор.

Помните, что вы обязаны письменно уведомлять сотрудников:

  • <или>за 2 месяца — о будущем расторжении трудового договора при сокращении штатов, о любых изменениях положений трудовых договоров (расширении трудовых функций, сокращении рабочего времени, уменьшении оклада и др.). Оформить изменения надо будет дополнительным соглашением к трудовому договору, которое подписывают и работник, и работодатель;
  • <или>за 3 дня до увольнения — о расторжении срочного трудового договора.
Не забудьте, что стирка, сушка и ремонт спецодежды — забота работодателя

Не забудьте, что стирка, сушка и ремонт спецодежды — забота работодателя

Оформляйте в письменном виде согласие работника на сверхурочную работу или работу в выходные. При получении согласия попросите его указать сразу, как компенсировать его труд «вне графика» — деньгами или отгулом (например, днем отдыха за работу в выходной (ст. 153 ТК РФ)).

Не забудьте, что вы должны проводить не реже чем каждые 5 лет аттестацию рабочих мест по условиям труда, а также заботиться о состоянии спецодежды — стирать, сушить, ремонтировать (статьи 212, 221 ТК РФ; п. 8 Приказа Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 342н).

Соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения взысканий. Следите за тем, чтобы ваш работник не был уволен, допустим, за прогул, за который ему уже делали выговор. Вас тогда смогут оштрафовать за применение двух взысканий за один проступок. Кроме того, например, при прогуле у работника надо сначала запросить письменные объяснения, если он их не даст — составить акт и только потом выносить решение о взыскании. Если такой цепочки документации инспектор при проверке не обнаружит, вас оштрафуют, а работник сможет восстановиться на работе (Решение Новосибирского облсуда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

***

Как видим, кадровых документов и процедур действительно немало. И даже узнав о проверке трудинспекции заранее, вы физически не успеете «подлатать дыры», наспех устраняя нарушения. Поэтому лучше все соблюдать, заполнять и подписывать пошагово, на каждом этапе, не откладывая на потом.

Кроме того, старайтесь сохранять лояльные отношения с работниками, чтобы по возможности исключить внеплановые проверки трудинспекции по жалобам сотрудников как нынешних, так в особенности и бывших. Ведь до плановой проверки раз в 3 года у инспекторов могут и не дойти руки, а вот на жалобы работников инспекция по труду реагирует быстрее.