Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 июня 2013 г.
Приглашаем контрагентов на переговоры и оплачиваем их расходы: что с налогами
Иногда организации приглашают на официальную встречу деловых партнеров из других городов. И берут на себя все расходы по приему гостей. Например, оплачивают приглашенным на выставку или переговоры лицам проезд, проживание в гостинице и питание за весь период пребывания (если оно не входит в стоимость номера гостиницы). И тогда возникают вопросы:
- можно ли эти расходы учесть при исчислении налога на прибыль;
- можно ли принять к вычету НДС, относящийся к этим расходам;
- надо ли со стоимости проезда, проживания и питания платить «зарплатные» налоги.
Сразу скажем, что страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС со стоимости проезда, проживания и питания начислять не нужно. Ведь в рассматриваемой ситуации организация оплатила расходы физлиц, с которыми она никакие договоры не заключала — ни трудовые, ни гражданско-правовые на выполнение работ либо оказание услуг. То есть объект обложения взносами вообще не возникае
А вот про остальные налоги поговорим подробнее.
ПУТЬ 1. Безопасный и накладный
В «прибыльных» расходах стоимость проезда, питания и проживания представителей контрагентов не учитываем. На первый взгляд может показаться, что все вышеперечисленные расходы — представительские. Ведь организация пригласила своих контрагентов не просто так, а с целью проведения переговоро
Однако, по мнению Минфина и налоговиков, расходы на проезд, проживание и питание деловых партнеров нельзя учесть в расходах при исчислении налога на прибыль. Объясняют они это
- в составе представительских можно учесть только расходы на доставку деловых партнеров к месту проведения мероприятия и обратно. А не стоимость их авиа- и железнодорожных билетов и не стоимость доставки от вокзала или аэропорта до гостиницы;
- как представительские расходы можно учесть только стоимость питания во время официального приема (завтрака, обеда, ужина) с деловыми партнерами, участвующими в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества. А вовсе не расходы на питание в течение всего периода пребывания представителей контрагентов;
- перечень представительских расходов закрытый, и расходы на проезд, проживание и питание деловых партнеров там не поименованы.
Входной НДС, относящийся к стоимости проезда, питания и проживания представителей контрагентов, к вычету не принимаем. Ведь предъявить НДС к вычету можно только по тем представительским расходам, которые учитываются при исчислении налога на прибыл
НДФЛ с оплаченной стоимости проезда, питания и проживания исчисляем. По мнению ФНС, физлица в рассматриваемом случае получили доходы в натуральной форм
Кстати, Минфин тоже считает, что если организация для участия в различных мероприятиях, конференциях, форумах приглашает граждан и оплачивает им проезд и проживание, то у этих людей возникает натуральный доход, облагаемый НДФЛ. И организация в данном случае — налоговый агент, как говорится, со всеми вытекающими последствиям
Поскольку денежных выплат от вашей организации физлица не получают и, скорее всего, до конца года так и не получат, то у вас нет возможности удержать НДФЛ из их доход
- составить справки
2-НДФЛ по каждому лицу, которому оплачивались расходы, указав в них сумму дохода, а также сумму исчисленного, но неудержанного НДФЛ. В этих справках в поле «признак» надо указать цифру 2, что и будет свидетельствовать о том, что НДФЛ вы удержать не можетеп. 2 Приказа ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@; разд. II Рекомендаций, утв. этим Приказом; - представить эти справки в свою ИФНС не позднее 31 января;
- в тот же срок направить такие же справки физлицам — получателям дохода.
В то же время сам Минфин говорит, что если вы оформите оплату вышеперечисленных расходов как подарок каждому представителю контрагента, то в этом случае доход, не превышающий 4000 руб. в год, можно будет не облагать НДФЛ (и справки
ВЫВОД
Понятно, что путь 1 невыгоден организации, поскольку появляются не учитываемые при налогообложении расходы. Да и вашим деловым партнерам однозначно не понравится появление у них облагаемого НДФЛ дохода и перспектива подачи в инспекцию декларации
Поэтому, если вы готовы к спору с налоговиками, для вас есть другой путь.
ПУТЬ 2. Спорный, но выгодный
В этом случае ваша главная задача — доказать, что все эти расходы произведены исключительно в ваших интересах. Однако сразу предупреждаем, что отстоять расходы путем написания возражений на акт проверки у начальника инспекции или в вышестоящем налоговом органе вряд ли удастся. Скорее всего, вам все-таки придется идти в суд.
Чтобы полностью учесть расходы при исчислении налога на прибыль и принять к вычету входной НДС по ним, не надо утверждать, что это ваши представительские расходы. Настаивайте, что это прочие обоснованные расходы, учитываемые в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Вы можете заявить, что налоговый орган не вправе оценивать ваши затраты на проведение деловых встреч с точки зрения экономической эффективности и целесообразности. А поскольку эти мероприятия проводились для удержания имеющихся и привлечения потенциальных клиентов, то услуги по их проведению (включая проезд, проживание и питание приглашенных лиц других организаций) правомерно отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Возможно, суд вас и поддержи
Разумеется, для вычета входного НДС должны выполняться и другие условия — вы приобретаете услуги для облагаемых НДС операций, эти услуги приняты к учету и имеются счета-фактуры или бланки (документы) строгой отчетности, в которых выделена сумма
Теперь что касается НДФЛ. Налог с оплаченной стоимости проезда, питания и проживания начислять не нужно, поскольку эти расходы произведены в интересах вашей организации. А по НК доход у приглашенных физлиц возникает только в том случае, если организация оплачивает их расходы исключительно в их интереса
Кроме того, можно использовать еще и такой аргумент: проезд, проживание и питание каждого представителя контрагента связаны с выполнением каждым из них служебного задания своего работодателя. То есть опять-таки все расходы производятся не в интересах работника. Просто оплачивает эти расходы не отправляющая сторона, а принимающая. А появление дохода у физлица не должно ставиться в зависимость от того, кто из партнеров оплатил расходы.
Документальное оформление. Разумеется, для учета упомянутых расходов в целях налогообложения нужно иметь подтверждающие документы. Прежде всего, запаситесь письмами (приглашениями) в адрес ваших контрагентов о том, что все расходы по проезду, проживанию и питанию их представителей вы берете на себя. Конечно же, в приглашениях должны быть указаны дата, место проведения встречи (ваш город) и цель ее проведения (например, посещение выставки образцов продукции и заключение договоров). Несмотря на то что эти расходы вы будете учитывать как прочие, нужны еще такие же документы, как при подтверждении представительских расходов. Ведь деловые партнеры прибыли именно в представительских целях. Так что вам лучше еще имет
- приказ (распоряжение) руководителя компании об организации встречи, к примеру о посещении выставки;
- предварительный план встречи, где будут указаны общее количество участников (и ваших, и контрагентов) и должности каждого участника;
- смета расходов;
- первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость услуг (накладные, акты, счета-фактуры, счета (БСО, чеки) из гостиницы за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, счета (чеки ККТ) из ресторана (кафе) за питание, товарные чеки, другие платежные документы);
- отчет о проведенной встрече и фактических расходах по проведенным мероприятиям;
- авансовый отчет вашего работника, ответственного за встречу.
Совокупность всех этих документов и будет подтверждать, что расходы обоснованны и произведены с целью развития бизнеса и получения прибыли в будуще
***
Имейте в виду, что даже если в рамках представительского мероприятия вы приобретали для своих деловых партнеров билеты в театр, музей, на концерт, экскурсию и т. п., то их стоимость однозначно в «прибыльных» расходах учесть нельзя. Ведь расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятс
