Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июля 2013 г.
95-й, до полного!
Учет приобретения автомобильных ГСМ и вычет НДС по ним
Как ни стараются автопроизводители создать электромобиль с большими запасом хода и грузоподъемностью, ничего не получается. А значит, пока мы продолжаем ездить на автомобилях с бензиновым или дизельным двигателем. Масло и вовсе нужно для всех типов транспортных средств (далее — ТС).
ГСМ стоят немалых денег, это, пожалуй, самая большая доля затрат, связанных с автопарком. Отсюда и повышенный интерес проверяющих к расходам на приобретение ГСМ. Эта статья поможет вам ответить на их вопросы так, чтобы вписать в акт проверки налоговикам оказалось нечего. И начнем мы с приобретения ГСМ.
ГСМ = МПЗ
Некоторые начинающие бухгалтеры иногда приравнивают покупку и залив ГСМ в автомобиль к их расходованию. Скажем, приобрели 10 л бензина и сразу отнесли их стоимость на затраты. Однако очевидно, что топливо сгорит в двигателе не сразу. ГСМ — такие же материально-производственные запасы (МПЗ), как, скажем, дерево для производства мебели или бумага для печатания книг. А значит, сначала ГСМ нужно оприходовать и лишь потом, при наличии данных о количестве и стоимости израсходованных ГСМ, списывать в затрат
Горючее приобретают за наличный или безналичный расчет. Во втором случае покупка оформляется чаще всего талонами или топливными картами. Приобретение масел стоит особняком, и о нем — в самом конце статьи.
Приобретение топлива за наличные
Старый, как мир, способ, но давно не единственный и самый невыгодный.
Суть проста: водители получают деньги под отчет, расплачиваются на АЗС, получают чеки ККТ, составляют авансовые отчеты и вместе с чеками сдают в бухгалтерию. После утверждения отчетов бухгалтер принимает топливо к учет
Соотношение плюсов и минусов этого способа выглядит катастрофически.
Привычность и простота.
Возможность заправляться любым топливом на любой АЗС, где бы ни оказался автомобиль.
На взгляд Минфина, для вычета НДС по топливу, купленному за наличные, обязателен счет-фактура, однако его выдает отнюдь не каждая АЗС. Вычет по чеку с выделенным налогом и без счета-фактуры можно получить только через
Часто водителей трудно заставить оформлять авансовые отчеты правильно и сдавать их в срок. А если авансовый отчет вызовет сомнения у проверяющих, есть опасность, что указанные в нем суммы исключат из расходов и одновременно включат в базу по НДФЛ (взносам
Чеки выцветают, и если сразу не сделать их копии, через какое-то время уже невозможно будет разобрать, что написано на чеке.
Наличные деньги — это всегда большой риск злоупотреблений со стороны водителей и иных лиц, ответственных за транспорт.
Горючее приобретается по цене, действующей на день заправки, что особенно невыгодно при сезонном росте цен.
В принципе, часть проблем можно решить, если выдать водителям корпоративные банковские карты без возможности снятия наличных денег, однако главную проблему — отсутствие счетов-фактур — это не устранит.
В бухучете приобретение топлива за наличные отражается так.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Выданы водителю деньги под отчет на приобретение топлива | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 50 «Касса» |
| Оприходовано топливо после утверждения авансового отчета водителя | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | |
| Отражен НДС по топливу | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | |
| НДС по топливу принят к вычету | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» |
Приобретение топлива по талонам
Организация заключает с компанией-эмитентом договор поставки топлива, которая обеспечивается выдачей талонов. Талон — защищенный полиграфический бланк, на котором указано количество литров горючего определенной марки (например,
Компания-эмитент передает купленные талоны по накладной, покупатель принимает их на забалансовый учет в условной оценке 1 руб. за 1 талон или 1 руб. за 1 л топлива — номинала талона. Выдавать талоны под отчет не следует — это не деньги и не денежные документы. Соответственно, движение талонов не может отражаться на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и водителей не надо заставлять оформлять авансовые отчеты. Достаточно отражать все в ведомости произвольной формы.
Получив талоны, водители заправляются по ним на АЗС, сотрудничающих с компанией-эмитентом. После заправки АЗС гасит талон штампом или отрывает от него корешок — это зависит от формы талона. В конце месяца водители сдают погашенные талоны в бухгалтерию, что отмечается в ведомости движения талонов.
Деньги, перечисленные за талоны, — это аванс, а сами талоны ни в коем случае не
Количество горючего, которое надо принять к учету, и соответствующая ему сумма вычета «отгрузочного» НДС определяются по данным отчета эмитента о количестве топлива, заправленного по талонам, и приложенного к нему счета-фактуры. Информацию из отчета надо обязательно сверить с ведомостью учета движения талонов: совпадает ли количество. Если «литраж» погашенных талонов меньше данных эмитента, разбираться следует прежде всего с водителями. Скорее всего, кто-то не сдал погашенный талон. Если из ведомости учета движения талонов следует, что заправлено больше, чем указано в отчете эмитента, вопросы задавать надо уже эмитенту.
Некоторые компании-эмитенты, чтобы избавить себя от ежемесячных отчетов об объеме топлива, отпущенного по талонам, и счетов-фактур под них, в договорах пишут, что право собственности на горючее, причитающееся по проданным талонам, переходит к покупателю в день передачи ему талонов. Нужно настоять, что этого недостаточно и «отгрузочные» документы обязательны. Если эмитент не соглашается, от сотрудничества с ним лучше отказаться, иначе у вас не будет документальных оснований ни для оприходования топлива, залитого по талонам, ни для вычета НДС по нему.
Каковы же в итоге плюсы и минусы приобретения топлива по талонам, при условии, что компания-эмитент отчитывается в конце месяца о количестве горючего, отпущенного по талонам?
Отсутствие каких-либо проблем с вычетом НДС и документальным подтверждением затрат на приобретение топлива.
Уход от наличных расчетов.
Фиксация цены топлива на весь срок действия талона и, возможно, скидка за оптовую закупку.
Надо налаживать учет движения талонов и сопоставлять количество топлива, отраженного в погашенных талонах, с данными отчетов эмитента.
Если в бак автомобиля поместится меньшее количество топлива, нежели указано на талоне, АЗС не возместит разницу.
Ограниченный срок действия талонов, после которого их придется заменять на новые.
Ограничение по маркам топлива: АЗС зальет лишь то горючее, что указано в талоне.
Заправка возможна только на АЗС, сотрудничающих с эмитентом.
Что касается проводок, то они будут выглядеть так.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Деньги, перечисленные за талоны, отражены в качестве выданного аванса | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» | 51 «Расчетные счета» |
| Принят к вычету авансовый НДС | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по НДС с авансов» |
| Приняты к забалансовому учету приобретенные талоны в условной оценке 1 руб. за каждый литр топлива, указанный в номинале талона | 006 «Бланки строгой отчетности», субсчет «Талоны на топливо» | |
| Принято к учету топливо, отпущенное по талонам (на основании погашенных талонов (корешков талонов), предоставленных водителями, или отчета компании-эмитента) | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| Отражен НДС по топливу, отпущенному по талонам | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| НДС по топливу, отпущенному по талонам, принят к вычету (при наличии «отгрузочного» счета-фактуры компании-эмитента) | 68, субсчет «НДС» | |
| Восстановлен НДС, принятый к вычету с аванса при приобретении талонов, в сумме, соответствующей количеству оприходованного горючего | 76, субсчет «Расчеты по НДС с авансов» | 68, субсчет «НДС» |
| Списаны с забалансового учета талоны, по которым отпущено топливо | 006, субсчет «Талоны на топливо» |
Приобретение топлива по топливным картам
Забегая вперед, отметим: это самый удобный и безопасный способ покупки горючего и ни талоны, ни тем более приобретение за наличные по удобству с ним не сравнятся. Сейчас вы в этом убедитесь.
Как это работает? Как и в случае с талонами, карты выпускают специализированные компании-эмитенты. С одной из них надо подписать договор поставки топлива и для начала оплатить стоимость изготовления карты, это около
Затем вы можете привязать карту:
- к фирме в целом. Не очень хороший выбор, поскольку трудно будет контролировать использование карты;
- к конкретному водителю. Это наиболее предпочтительный вариант;
- к конкретному автомобилю. В этом случае нужно определиться с порядком передачи карты от водителя к водителю. Например, это может быть ведомость, которая все время находится в машине. В ней один водитель расписывается в том, что отдал карту, а другой — в том, что он ее получил.
Итак, карта готова. Осталось оплатить авансом нужное количество горючего (а вместе с этим принять к вычету НДС по авансовому счету-фактуре эмитента) и выдать карту водителю под роспись в ведомости произвольной формы.
По маркам топливо обычно обезличено, то есть, например, по одной карте можно заправить как
Далее водитель приезжает с картой на АЗС, сотрудничающую с эмитентом, предъявляет ее, и автомат отщелкивает нужное количество литров в пределах остатка по карте и установленного лимита. Причем если в бак войдет меньше, чем было заказано, остаток никуда не денется, будет ждать своего часа на карте.
Наступает конец месяца. Компания-эмитент составляет и передает вам товарную накладную (отчет) и счет-фактуру на стоимость топлива, заправленного в течение месяца. Дополнительно некоторые эмитенты предоставляют доступ в личный кабинет на сайте, и можно из любой точки мира и в любое время суток посмотреть, где и когда использовалась карта. Нужна детализация заправок на бумаге? Не вопрос, эмитент сделает и это.
Минусов здесь всего два: заправиться можно не на любой АЗС и цена топлива в момент пополнения карты не фиксируется.
Никаких сложностей с вычетом НДС — порядок вычета ничем не отличается от порядка вычета по любым другим МПЗ, купленным по предоплате.
Отчеты водителей о заправках не нужны — все есть в документах эмитента.
Возможная скидка за оптовую закупку.
Почти полное отсутствие злоупотреблений со стороны водителя.
Удобство оприходования горючего, приобретенного за месяц.
Учет движения карт наладить проще, чем учет движения талонов, и уж тем более проще, чем учет наличных денег для покупки топлива.
Нет ограничений по маркам топлива: к одной карте можно привязать несколько видов горючего.
В бухучете приобретение топлива по топливным картам отражается следующим образом.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражены затраты на изготовление карты | 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Отражен НДС по затратам на изготовление карты | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Принят к вычету НДС по затратам на изготовление карты | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» |
| Оплачены затраты на изготовление карты | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 51 «Расчетные счета» |
| Карта принята к забалансовому учету по условной оценке 1 руб. | 006 «Бланки строгой отчетности», субсчет «Топливные карты» | |
| Перечислены деньги в оплату топлива, количество которого будет отражено на карте | 60, субсчет «Авансы выданные» | 51 «Расчетные счета» |
| Принят к вычету авансовый НДС по счету-фактуре эмитента | 68, субсчет «НДС» | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по НДС с авансов» |
| Принято к учету топливо, отпущенное по карте (на основании товарной накладной или отчета компании-эмитента) | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| Отражен НДС по топливу, отпущенному по карте | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| НДС по топливу, отпущенному по карте, принят к вычету (при наличии «отгрузочного» счета-фактуры компании-эмитента) | 68, субсчет «НДС» | |
| Восстановлен НДС, принятый к вычету с аванса при перечислении денег в оплату топлива, количество которого отражалось на карте (в части, приходящейся на заправленное горючее) | 76, субсчет «Расчеты по НДС с авансов» | 68, субсчет «НДС» |
Приобретение масел
Здесь тоже три способа покупки, однако с «топливными» способами совпадает только первый — за наличные. Недостатки у него такие же, как и в случае с «наличным» горючим.
Второй способ — масла покупаются оптом и хранятся на складе организации. Учетных проблем совершенно никаких: накладная есть, счет-фактура есть, масло = МПЗ.
Третий способ — масло приобретается при плановом техобслуживании (ТО) автомобиля. В этом случае как МПЗ оно не приходуется, его стоимость включается в стоимость ТО и вместе с ней — в затрат
***
Итак, ГСМ приобретены и приняты к учету, автомобиль отъездил месяц и надо определить, сколько ГСМ ушло на поездки и какую часть их стоимости можно включить в расходы. Об этом читайте в одном из следующих номеров.
Учтите: входного НДС это не касается, он принимается к вычету полностью по факту приобретения ГСМ. Автомобиль с полным баком может вообще весь месяц не ездить, вычет все равно останется вычетом.
