Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить

У компаний не всегда есть деньги на покупку автомобиля. Или же средств хватает, но на постоянной основе автомобиль им ни к чему. Поэтому в таких случаях организации часто договариваются с работниками, что те за дополнительную оплату будут ездить по служебным делам на своем автомобиле. Давайте вспомним наиболее распространенные способы оформления отношений с работниками по использованию их автомобилей для служебных целей и рассмотрим их плюсы и минусы.

Основные виды «автодоговоров»

Чаще всего с работниками при использовании их автомобилей для служебных нужд заключаются следующие договоры.

Характеристики договоров	Вид договора на предоставление автомобиля в пользование
	Договор аренды без экипажа статьи 642, 643 ГК РФ*	Договор безвозмездного пользованияп. 1 ст. 689 ГК РФ	Соглашение о компенсации за использование автомобиля в служебных целяхст. 188 ТК РФ
Статус работника-автовладельца	Собственник автомобиля или доверенное лицо собственникаст. 608, п. 1 ст. 690 ГК РФ		Только собственник автомобиля, поскольку компенсация полагается за использование личного имуществаст. 188 ТК РФ
Работник будет являться собственником и тогда, когда автомобиль зарегистрирован на имя его супруга и является их совместной собственностьюп. 1 ст. 256 ГК РФ; п. 1 ст. 34 Семейного кодекса РФ
Что можно платить работнику по договору	арендная платап. 1 ст. 614, ст. 642 ГК РФ	—	Компенсационные выплатыст. 188 ТК РФ: за использование и износ авто; возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля (на ГСМ и иные расходные материалы и др.). Эта компенсация может в целом устанавливаться в фиксированной сумме, а может полностью или частично зависеть от каких-либо переменных величин (возмещаемых расходов, «служебного» пробега)
	Возмещение (оплата за работника) расходов: на содержание и эксплуатацию автомобиля (покрышки, ГСМ и иные расходные материалы)статьи 646, 695 ГК РФ; на поддержание автомобиля в исправном состоянии, в том числе на текущий и капитальный ремонтстатьи 644, 695 ГК РФ; на страхование автомобиля и автогражданской ответственностистатьи 646, 695, п. 1 ст. 1079 ГК РФ; ст. 1, п. 1 ст. 4 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ
Документы, необходимые помимо договора	акт приема-передачи автомобиля		расчеты компенсации, если она установлена не в твердой сумме
	копия свидетельства о регистрации автомобиля; копия доверенности, если работник — не собственник машины

Не думайте, что если по договору безвозмездного пользования не нужно платить непосредственно за само использование автомобиля, то никаких расходов у вас вообще не будет.

Вам придется отразить доход в сумме рыночной стоимости пользования автомобилем и уплатить с этой суммы в зависимости от применяемого режима налог на прибыль или налог при УСНОп. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98. Причем даже когда автомобиль в пользование передает работник как участник компанииподп. 3.4, 11 п. 1 ст. 251 НК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-10/128. А потому вам нужно будет запастись документами, подтверждающими такую рыночную стоимость пользования (например, составленной на основе анализа интернет-объявлений бухгалтерской справкой о средней стоимости аренды таких же автомобилей с приложением распечаток этих объявлений).

Претензий у налоговых инспекторов быть не должно, так как с 2012 г. проверять «рыночность» цен в таких случаях налоговики не вправе.

Налоговый учет расходов и выплат по «автодоговорам»

А теперь посмотрим, какие расходы для целей налогообложения влечет каждый из рассмотренных договоров для работников и организаций.

Сразу скажем, что страховые взносы с выплачиваемых работникам по таким договорам сумм не исчисляютсяч. 3 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19.

***

Любому бухгалтеру, конечно, хотелось бы, чтобы было как можно меньше бумаг и был проще учет. Если же будут возмещаемые работнику расходы, то придется доказывать их обоснованность (в частности, оформлять путевые листы, собирать чеки, накладные и иные первичные документы). Поэтому самый удобный вариант для всех — это договор аренды, в котором установлена такая сумма арендной платы, которая покрывает и услуги по использованию автомобиля, и расходы на его содержание. А какой вариант самый выгодный с экономической точки зрения, покажут лишь расчеты в каждой конкретной ситуации.