Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 июля 2013 г.
Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить
У компаний не всегда есть деньги на покупку автомобиля. Или же средств хватает, но на постоянной основе автомобиль им ни к чему. Поэтому в таких случаях организации часто договариваются с работниками, что те за дополнительную оплату будут ездить по служебным делам на своем автомобиле. Давайте вспомним наиболее распространенные способы оформления отношений с работниками по использованию их автомобилей для служебных целей и рассмотрим их плюсы и минусы.
Основные виды «автодоговоров»
Чаще всего с работниками при использовании их автомобилей для служебных нужд заключаются следующие договоры.
Характеристики договоров | Вид договора на предоставление автомобиля в пользование | ||
Договор аренды без экипажа ( статьи 642, 643 ГК РФ)* | Договор безвозмездного пользования (п. 1 ст. 689 ГК РФ) | Соглашение о компенсации за использование автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) | |
Статус работника-автовладельца | Собственник автомобиля или доверенное лицо собственника (ст. 608, п. 1 ст. 690 ГК РФ) | Только собственник автомобиля, поскольку компенсация полагается за использование личного имущества (ст. 188 ТК РФ) | |
Работник будет являться собственником и тогда, когда автомобиль зарегистрирован на имя его супруга и является их совместной собственностью (п. 1 ст. 256 ГК РФ; п. 1 ст. 34 Семейного кодекса РФ) | |||
Что можно платить работнику по договору |
| — | Компенсационные выплаты (ст. 188 ТК РФ):
|
Возмещение (оплата за работника) расходов:
| |||
Документы, необходимые помимо договора |
|
| |
|
* Заключать договор аренды с экипажем надобности нет. Ведь работник ездит на машине, исполняя свои трудовые обязанности, и получает за это зарплату.
Чтобы у налоговиков не было повода «вымести» из расходов компенсацию за использование личного авто в рабочих целях, оформляйте путевые листы
Не думайте, что если по договору безвозмездного пользования не нужно платить непосредственно за само использование автомобиля, то никаких расходов у вас вообще не будет.
Вам придется отразить доход в сумме рыночной стоимости пользования автомобилем и уплатить с этой суммы в зависимости от применяемого режима налог на прибыль или налог при УСНО (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98). Причем даже когда автомобиль в пользование передает работник как участник компании (подп. 3.4, 11 п. 1 ст. 251 НК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-10/128). А потому вам нужно будет запастись документами, подтверждающими такую рыночную стоимость пользования (например, составленной на основе анализа интернет-объявлений бухгалтерской справкой о средней стоимости аренды таких же автомобилей с приложением распечаток этих объявлений).
Претензий у налоговых инспекторов быть не должно, так как с 2012 г. проверять «рыночность» цен в таких случаях налоговики не вправе.
Налоговый учет расходов и выплат по «автодоговорам»
А теперь посмотрим, какие расходы для целей налогообложения влечет каждый из рассмотренных договоров для работников и организаций.
Сразу скажем, что страховые взносы с выплачиваемых работникам по таким договорам сумм не исчисляются (ч. 3 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19).
Расходы организации | Налоговый учет | Обложение НДФЛ | ||
ОСНО | УСНО | |||
Арендная плата по договору аренды | Учитывается (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 17.08.2012 № 16-15/076207@) | Облагается (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Налог удерживает организация (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ) | ||
Расходы, связанные с использованием автомобиля по договору аренды и безвозмездного пользования | На содержание и эксплуатацию | Учитываются (п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5, 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) | Не облагаются (ст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 2), от 27.06.2013 № 03-04-05/24421). Но есть исключение. Так, надо облагать НДФЛ суммы возмещения работнику (оплаты за него) расходов, которые он несет как автовладелец, независимо от использования автомобиля для нужд организации, в частности (ст. 210 ГК РФ; ст. 41, п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17011, от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272):
| |
На ремонт | Учитываются (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 13.12.2010 № 03-03-06/1/773) | Не учитываются (подп. 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 09.02.2007 № 18-11/3/11896@) | ||
На страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) | Учитываются (п. 2 ст. 263, подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) | |||
На добровольное страхование (КАСКО) | Учитываются (подп. 1, 3 п. 1 ст. 263 НК РФ) | Не учитываются | ||
Выплаты по соглашению о компенсации за использование автомобиля в служебных целях | Компенсация за использование и износ автомобиля | По легковым автомобилям учитывается в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92):
| ||
По грузовым автомобилям учитывается в полной сумме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150) | По грузовым автомобилям не учитывается | |||
Возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля | По легковым автомобилям не учитывается (Решение ВАС от 14.09.2009 № ВАС-10278/09; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 1); УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). А по грузовым — учитывается (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Ни по легковым, ни по грузовым автомобилям не учитывается |
***
Любому бухгалтеру, конечно, хотелось бы, чтобы было как можно меньше бумаг и был проще учет. Если же будут возмещаемые работнику расходы, то придется доказывать их обоснованность (в частности, оформлять путевые листы, собирать чеки, накладные и иные первичные документы). Поэтому самый удобный вариант для всех — это договор аренды, в котором установлена такая сумма арендной платы, которая покрывает и услуги по использованию автомобиля, и расходы на его содержание. А какой вариант самый выгодный с экономической точки зрения, покажут лишь расчеты в каждой конкретной ситуации.