Когда отпускной график бессилен

При составлении графика отпусков в декабре у вас вряд ли получилось представить реальную картину отпусков на весь следующий год со стопроцентной точностью. Ведь иногда работники имеют право уходить в отпуск, когда им удобно. А вы обязаны отпускать ихст. 123 ТК РФ.

Мы собрали ответы на часто возникающие у наших читателей вопросы в связи с незапланированными отпусками.

Донорство — в командировке, а отдых — дома

А.М. Дьяченко, г. Тосно

Работник во время служебной командировки в другом городе стал донором крови. Руководство он об этом не предупреждал, а теперь хочет, чтобы ему дали 2 дополнительных дня к отпуску. Разве мы должны увеличивать ему отпуск, да еще сдвигать его в графике, раз он заранее не уведомил нас о своих «донорских» намерениях?

: Должны. Законодательством не предусмотрено, что работник обязанст. 186 ТК РФ:

• <или>сообщить работодателю о намерении сдать кровь;
• <или>получить согласие работодателя на сдачу крови в конкретный день.

В общем случае вы обязаны освободить сотрудника от работы в день сдачи крови и дать день отдыха в течение года со дня сдачи крови. Но поскольку в день сдачи крови ваш работник выполнял служебное задание, то, когда он вернется из командировки, попросите его:

• написать заявление с указанием, когда он хочет использовать 2 дня отдыха. В вашем случае это присоединение к отпуску, а вообще может быть, что работник выберет два любых других выходных;
• приложить к заявлению справку, выданную медицинской организацией в произвольной форме или по формам № 401/у, 402/уутв. Приказом Минздрава СССР от 07.08.85 № 1055 с проставлением штампа для подтверждения даты сдачи крови.

Внеплановый отпуск мужа не зависит от преддекретного отпуска жены

Р.И. Куницына, г. Ижевск

У нас в разных отделах работают муж и жена. Она скоро выходит в отпуск по беременности и родам, а перед этим собирается в ежегодный оплачиваемый отпуск не по графику. Ее муж сказал, что хочет в отпуск в период, совпадающий с ее преддекретным отпуском. Но для нас этот вариант совсем не подходит. Обязаны ли мы отпустить их вместе?

: Нет, не обязаны. Отпустить в ежегодный оплачиваемый отпуск не по графику, а в удобное для работника время вы должны:

• женщину, планирующую отпуск перед отпуском по беременности и родамст. 260 ТК РФ. От нее достаточно получить заявление о предоставлении очередного отпуска;
• мужа в период нахождения жены в отпуске по беременности и родамст. 123 ТК РФ, а не в период ее преддекретного отпуска. От него нужны:

— заявление о внеплановом отпуске;

— копия свидетельства о браке.

После того как работники сходят в свои внеплановые отпуска (она перед декретом, а он в любое время ее декрета), поставьте в графе 7 графика действительную дату их выхода в отпуск, а в примечании запишите основание изменения первоначально запланированной в графике даты (к примеру, мужу — «отпуск в связи с нахождением жены в отпуске по беременности и родам»).

Усыновители равны с родителями в правах на удобный отпуск

Р.Б. Варкевич, г. Астрахань

Наш работник усыновил грудного ребенка. Он подал заявление на очередной ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика, пока его жена еще в отпуске по беременности и родам в связи с усыновлением. Должны ли мы предоставить ему такой отпуск?

: Должны. В отношении усыновителей при предоставлении внеочередных отпусков действуют те же правила, что и в отношении родителейстатьи 255, 257 ТК РФ; п. 1 Порядка, утв. Постановлением Правительства от 11.10.2001 № 719.

Кстати, если его жена не ваш сотрудник, то у него надо попросить, помимо заявления на отпуск и копии свидетельства о браке, справку с места ее работы о том, что она находится в отпуске по беременности и родам.

Одного графика для разделения отпуска на части недостаточно

К.М. Стойшева, г. Златоуст

Наш директор при составлении графика отпусков распорядился всем поделить отпуска на три части: одна часть — 14 дней и две части — по 7 дней. Но я засомневалась, можем ли мы так поступить без согласия работников?

: Ваши сомнения оправданны. Это нарушение трудового законодательства, за которое трудинспекторы могут оштрафоватьст. 5.27 КоАП РФ.

Одной подписи работника об ознакомлении с графиком отпусков, в котором отпуска уже разделены на части, недостаточно. Нужно оформить соглашения между работниками и компанией о подобном разделении. Вы можете сделать это несколькими способами:

• <или>добавить в свою форму графика графу «Подпись работника о согласии с разделением отпуска». В ней сотрудник распишется, если он согласен с предложенным разделением отпуска на периоды, указанные в графе отпускного графика «Дата запланированная»;

• <или>издать локальный нормативный акт (ЛНА), в котором предусмотрено, что отпуска могут предоставляться следующим образом: одна часть — 14 дней, вторая часть — 7 дней и третья часть — 7 дней. А работники в специальной ведомости распишутся, что согласны делить свои отпуска в порядке, предусмотренном таким ЛНА.

Если же работник не хочет делить отпуск на части, вы должны:

• указать в графике весь отпуск целиком (28 календарных дней);
• дать работнику отгулять его в полном объеме.

Одинокие папы малышей тоже вне отпускного графика

П.Р. Орташева, г. Усть-Лабинск

Сотрудник, работающий у нас более 6 месяцев, написал заявление на отпуск не по графику. Указал, что он одинокий отец с малолетними детьми. С чего он взял, что мы обязаны дать ему отпуск не по плану? Ведь в Трудовом кодексе такого условия для внеочередного отпуска нет.

: Вы правы, в ТК РФ его действительно нет.

Но пока продолжают действовать нормативные правовые акты бывшего СССРст. 423 ТК РФ, в которых установлено, что женщина или одинокий работающий мужчина, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет, вправе брать отпуск в удобное время. В частности, у них есть первоочередное право на отпуск в летнее времяст. 164 ТК РФ; Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235; Распоряжение Совмина СССР от 30.10.85 № 2275р.

В графике отпусков должны упоминаться все сотрудники

М.А. Охтина, г. Мурманск

У нас работает супруга военнослужащего и несколько родителей малолетних детей. Можно таких работников не включать в график отпусков, поскольку они ходят в отпуска в удобное для них времяст. 123 ТК РФ, из-за чего график все равно не соблюдается точно?

: Нельзя. При проверке трудинспекторы обращают внимание на то, чтобы в отпускном графике перечислялись все работники компании. Лучше сделать так.

ШАГ 1. Уточните у таких отпускников, в какое время они планируют идти в отпуск, и проставьте эту дату как запланированную (например, в графе 6 графика, если вы пользуетесь унифицированной формой). Можно записать там хотя бы месяц предполагаемого отпуска.

ШАГ 2. Если потом такие работники попросят отпуск в другое время, пусть напишут заявление с указанием выбранной ими даты начала отпуска. Помните, что вы не вправе отказать им в изменении даты начала отпуска по сравнению с указанной в графике.

ШАГ 3. После использования ими отпуска поставьте в графе 7 графика действительную дату их выхода в отпуск, а в примечании запишите основание таких перемен. К примеру, у вас в районе Крайнего Севера может быть для одного из родителей «отпуск в связи с сопровождением ребенка в возрасте до 18 лет на поступление в среднее учебное заведение, расположенное в другой местности»ст. 322 ТК РФ.

Попросите работников приложить к заявлению документы, подтверждающие причину переноса отпуска. Допустим, в примере с сопровождением ребенка на поступление это копии свидетельства о рождении/паспорта ребенкап. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.97 № 828 и заявления о приеме в образовательное учреждение с отметкой о его принятии.

Новые работники могут не указываться в отпускном графике

А.Т. Пискунов, г. Калуга

В связи с расширением бизнеса в нашу компанию приняли много новых работников в конце весны этого года. Надо ли мне менять что-то в графике отпусков, составленном в декабре прошлого года?

: Вы можете поступить так, как вам удобнее:

• утвердить приложение к действующему графику отпусков по унифицированной форме № Т-7 или по форме, разработанной самостоятельно. Чтобы проверяющим было понятно, почему часть работников вынесена в приложение к графику, укажите в примечании даты их приема на работу;
• утвердить новый график отпусков, вписав в него отпуска и старых, и новых работников. В приказе об утверждении нового графика укажите, что он принят в связи с появлением в организации новых сотрудников.

Хранить старый график вы в любом случае обязаны в течение года со дня, когда он перестал действоватьп. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Законодательство непосредственно не регулирует вопросы предоставления отпусков работникам, принятым на работу после утверждения графика отпусков на очередной год. Ни обязанности корректировать график отпусков в течение календарного года, ни запрета вносить в него изменения нет. При этом вносить изменения в утвержденный график отпусков имеет смысл в том случае, если вновь принятый работник получает право на ежегодный отпуск до окончания календарного года.

Таким образом, для регулирования сроков предоставления новым работникам в текущем году ежегодных отпусков можно вносить дополнения в график отпусков в порядке, установленном для его утверждения. В противном случае отпуска новым работникам придется предоставлять на основании их заявления после получения работниками права на использование отпуска за первый год работыст. 122 ТК РФ”.