Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 августа 2013 г.
«Нормативные» литры
Порядок расчета нормативного количества автомобильных ГСМ для включения в расходы
Как «учитывает» расходы на ГСМ обычный человек на частном автомобиле? Подъехал к АЗС, пистолет — в бак, внес аванс, заправился, забрал сдачу с чеком, чек выкинул и поехал. Через некоторое время ритуал повторяется. У кого-то чаще, у кого-то реже. Пробег между заправками? О чем вы? Нормативы списания? А что это?
Организации такую беспечность себе позволить не могут. Причем дело не только в налогах: некоторые водители — народ ушлый и если пустить все на самотек, то может оказаться, что на 100 км пробега грузовика уходит 150 л топлива. О том, как и деньги сохранить, и c налоговыми инспекторами не спорить, — в этой статье.
Дорогостоящая панацея от всех проблем с расходами на топливо
Это — электронная система слежения за пробегом ТС и расходованием горючего. Она позволяет в любой момент через специальный сайт, доступный только вам, посмотреть, куда ездил автомобиль (или куда едет прямо сейчас), где и когда он заправлялся, останавливался и сколько топлива ушло на поездку. Фиксирует система и несанкционированные сливы горючего.
Еще пару лет назад подобные устройства были роскошью, доступной только зажиточным фирмам. Сейчас оборудование одного автомобиля обходится в среднем в
Итоговые данные о маршрутах и расходовании топлива легко выводятся на печать по состоянию на любую дату. Остается поставить подпись ответственного лица (логично, что распишутся водитель и сотрудник, ответственный за транспорт) — и готов полноценный первичный учетный документ, на основе которого можно составлять бухгалтерскую справку с пересчетом литров в рубл
Но пока подобные устройства повсеместно не распространены. Кому-то они не по карману, кто-то просто опасается перемен, и работать по старинке ему привычнее. Тогда остается лишь одно — списывать ГСМ по нормам. И начать с утверждения базового количественного норматива.
Утверждаем базовые нормативы списания топлива
Давайте условимся, что под базовым нормативом мы понимаем расход горючего в литрах на километр пробега без груза в идеальных условиях: прямая дорога, безостановочное движение, теплое время года, выключенный кондиционер и т. п.
Здесь вы можете возразить: никаких нормативов в бухгалтерском и налоговом законодательстве нет! Это все выдумки проверяющих! Отчасти согласимся. Напрямую нормативы действительно не установлены. И все же без них не обойтись. В бухучете — потому что важен контроль за расходованием средств организации. А в налоговом учете нормативы нужны для экономического обоснования расходо
На сегодняшний день есть два основных источника базовых нормативов топлива — Методические рекомендации Министерства транспорта Российской Федераци
Воспользоваться Рекомендациями могут не все. Документ утвержден в 2008 г., с тех пор автопром ушел вперед, и поэтому многие автомобили в Рекомендациях попросту не упоминаются.
Если у вас именно такая машина либо нормы Минтранса вам кажутся далекими от жизни, ваш путь — собственные базовые нормативы. Одно время организации, чьи автомобили попали в Рекомендации, опасались от них отступать, поскольку Минфин всячески намекал, что лучше бы списывать топливо в соответствии с буквой документа. Но затем чиновники сдались и признали: этот нормативный акт вообще не обязателен к применени
Конечно, если Рекомендации фирму не устраивают, расчетом базового количественного норматива должен заниматься не бухгалтер, а сотрудник, ответственный за транспорт, например пресловутый начальник транспортного цеха.
Как мы уже сказали, установить базовый норматив надо в литрах на километр пробега. В Рекомендациях он указан в литрах на
Для автомобилей, ездящих на газе, в Рекомендациях Минтранса есть коэффициенты пересчета базовых норм в литры или кубические метры газа (в зависимости от того, какое газовое топливо используется
Увеличиваем базовые нормативы списания топлива на коэффициенты
Рекомендации Минтранса содержат ряд повышающих коэффициентов к базовым нормам документ
| Основание для применения «топливного» повышающего коэффициента | Значение коэффициента |
| Езда в зимнее время | (зависит от региона |
| Автомобиль находится в эксплуатации более 5 лет при общем пробеге более 100 000 км | До 5% |
| Автомобиль находится в эксплуатации более 8 лет при общем пробеге более 150 000 км | До 10% |
| Частые технологические остановки | |
| Работа грузовых автомобилей, а также работа автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия | |
| Езда по городу | (зависит от численности населения) |
| Езда в горной местности | (зависит от высоты над уровнем моря) |
Нетрудно заметить, что на некоторые коэффициенты базовую норму можно увеличивать сразу, не оглядываясь на пробег в определенных условиях. Так, зима — она и есть зима, хоть 10 км отмахал автомобиль, хоть 100. То же самое с возрастом машины.
А вот количество топлива, сожженного, например, в ходе поездок по городу, в идеале надо определять по точным данным о «городском» пробеге. Если автомобиль только в городе и использовался, это нетрудно. Если нет, задача усложняется. Чтобы не утонуть в расчетах, можно:
- <или>вообще не применять коэффициенты, для которых нужно знать точный пробег в определенных условиях;
- <или>применять такие коэффициенты, если пробег в определенных условиях преобладает, не высчитывая, сколько конкретно топлива ушло на каждую поездку. Например, когда автомобиль бывает за городом два-три раза в месяц, это не сильно снижает общий расход горючего.
Таким образом, расчет увеличенного базового норматива будет выглядеть
Пример. Определение увеличенного базового норматива расхода топлива для грузовика
/ условие / В мае организация использовала бензиновый грузовой автомобиль марки «Газель» (ГАЗ 3302, двигатель
/ решение / Базовая норма расхода, предусмотренная Рекомендациями, —
Население Барнаула — 690 000 человек, коэффициент увеличения базовой нормы за транспортную работу в нем — 15%. Частые остановки — еще плюс 10% к норме, коэффициент за возраст и пробег — 5%. «Климатическая» надбавка не применяется, поскольку май не относится к зимним месяцам в Алтайском кра
Базовый норматив, увеличенный на коэффициенты, составит
Увеличенный базовый норматив определен? Отлично! Если работа вашего автомобиля более или менее стабильна и он не мотается по городам и весям, пересчитывать этот показатель вам придется только с началом зимы и после ее завершения. То есть каждый месяц заниматься его вычислением не надо.
Следующее, что вам нужно сделать при расчете нормативного количества ГСМ на месяц, — определить пробег автомобиля.
Определяем пробег автомобиля за месяц
Некоторые организации, не имеющие возможности приобрести комбинированную электронную систему слежения за маршрутом движения автомобиля и расходом топлива, устанавливают только систему слежения за маршрутом. По ней и определяется пробег автомобиля, кроме пробега с грузом. Для подсчета последнего понадобятся еще товаросопроводительные документы.
Если электронной системы слежения за маршрутом нет, единственный источник сведений о пробеге — путевые листы. Вот почему они обязательны для всех организаций, а не только для тех, у которых перевозки — основная деятельност
Когда же речь заходит о перевозке грузов, отмерять пробег надо даже не за день, а за конкретный рейс. По-другому вы не определите «перевозочную» надбавку к норматива
Итак, базовый норматив есть, коэффициенты выбрали, общий пробег подсчитали. Можно переходить к исчислению нормативного количества ГСМ, стоимость которого затем списывается в расходы.
Определяем нормативное количество топлива, стоимость которого включается в расходы по итогам месяца
Формула для расчета выглядит
Для владельцев легковушек на этом подсчеты заканчиваются. Грузоперевозчикам же дополнительно предстоит определить, сколько литров «набросить» к результату формулы (2) за каждую перевезенную тонну.
Рекомендации Минтранса предусматривают, что все грузовые автомобили дополнительно тратят на тонну груза, перемещенную на
- до 2 л бензина, или 0,02 л на 1 тонно-километр
(т-км); - до 1,3 л солярки, или 0,013 л на
1 т-км.
Базовый норматив надбавки за грузоперевозку может быть увеличен на все те же коэффициенты, что и базовый норматив расхода топлива (формула (1)). Например, если грузоперевозки предполагают частые остановки, указанное число увеличивается на 10%.
Тонно-километры подсчитываются умножением массы груза на пробег за рейс. Например, 6 т, перевезенные на 200 км, — это
Когда общее количество тонно-километров за месяц известно, остается только умножить его на увеличенную норму (формула (3)) и вычислить наконец «грузовую» надбавку в литрах к нормативному количеству топлива, определенному по формуле (2):
Сложив результаты формул (2) и (4), вы получите нормативное количество горючего, стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца, для грузовик
Независимо от типа вашего автомобиля, все подсчеты зафиксируйте в бухгалтерской справке.
Пример. Определение нормативного количества топлива для грузового автомобиля с учетом надбавки за грузоперевозки
/ условие / Продолжим предыдущий пример. Дополним его данными о пробеге «Газели» за месяц. Он составил 1500 км. Масса груза и пробег с ним составили:
- 1 т на 150 км, или
150 т-км (1 т х 150 км); - 0,7 т на 100 км, или
70 т-км (0,7 т х 100 км); - 1,5 т на 120 км, или
180 т-км (1,5 т х 120 км); - 1,3 т на 90 км, или
117 т-км (1,3 т х 90 км); - 0,8 т на 200 км, или
160 т-км (0,8 т х 200 км); - 1,1 т на 180 км, или
198 т-км (1,1 т х 180 км).
/ решение / Увеличенный базовый норматив расхода — 0,169 л, с учетом этого нормативное количество топлива (без надбавки за грузоперевозки), стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца, — 253,5 л
Надбавка за перевозку грузов, с учетом коэффициентов за езду по городу (15%) с частыми остановками (10%), возраста автомобиля и его пробега (5%), составит
Общее количество тонно-километров за месяц — 875
Надбавка за грузоперевозки — 22,75 л
Общее нормативное количество бензина, стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца, — 276,25 л (253,5 л + 22,75 л).
Определяем нормативное количество масел и смазок, стоимость которых подлежит списанию в расходы по итогам месяца
Сразу скажем: если вы сами масло в автомобили никогда не заливаете и детали не смазываете, поскольку это делает автосервис во время планового ТО, то вам нормативы ни к чему. Вы просто включаете в расходы стоимость ТО и ни о чем больше не думаете.
Если же долив масла и дополнительная смазка автомобилям требуются в межсервисном интервале либо вы предпочитаете делать все сами, без автосервиса, нужно установить базовые нормы расхода. Ваша машина упоминается в Рекомендациях Минтранса и вам они по душе? Возьмите базовые нормы оттуд
Базовые нормы расходования масел и смазок следует установить в литрах на литр потраченного топлива. Согласно Рекомендациям они могут быть увеличены лишь на один коэффициент — 5% для автомобилей, которые прошли капремонт или старше 5 лет. Другие надбавки, в том числе за «грузовой» пробег, не предусмотрены.
Вычислили норматив? Хорошо, умножьте его на нормативное количество горючего, стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца (результат формулы (2) для легкового автомобиля и результат формулы (4) для грузового), и нормативное количество масел и смазок готово. Только помните, что расчеты делаются не на коленке, а в бухгалтерской справке.
Пример. Определение нормативного количества моторного масла для грузового автомобиля
/ условие / Продолжим предыдущие примеры. Организация предпочитает обслуживать «Газель» самостоятельно. Базовая норма расхода моторного масла для грузовика — 2,4 л масла / 100 л бензина, или 0,024 л масла / 1 л бензина.
/ решение / Базовая норма расхода масла увеличивается на 5% вследствие возраста автомобиля (более 5 лет) и составит 0,025 л масла / 1 л бензина (0,024 л масла / 1 л бензина + 0,024 л масла / 1 л бензина х 5%).
Нормативное количество бензина за месяц — 276,25 л, следовательно, соответствующее ему нормативное количество масла — 6,9 л (276,25 л бензина х 0,025 л масла / 1 л бензина).
***
Заметим, что вам, как бухгалтеру, нужно стремиться к тому, чтобы всеми количественными подсчетами (километры, литры и т. п.) занимались сотрудники, ответственные за транспорт, а вы лишь переводили их данные в денежное выражение (об этом читайте на с. 40). То есть следует попробовать объяснить директору, что люди со специальными знаниями справятся с этим лучше вас, и убедить его через должностные инструкции обязать «транспортников» рассчитывать нормативное количество ГСМ.
