Кассовые «можно» и «нельзя»

Далеко не всегда правила ведения кассовых операцийутв. Положением ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) очевидны. Поэтому наши читатели опасаются «кассовых» штрафов в самых разных ситуациях. Отвечаем на самые интересные вопросы.

Лимит: рассчитываем и соблюдаем

Лимит в первый день после выходного или праздника

Л. Синенко, г. Брянск

Наличные сверх лимита разрешено накапливать в кассе в выходные и праздничные днип. 1.4 Положения. У нас за новогодние каникулы обычно набирается сумма, намного превышающая лимит. И сдаем мы ее в банк только в конце первого рабочего дня после праздников, то есть весь этот день она хранится в кассе. Могут ли нас оштрафовать за превышение лимита в этот день?

: Штрафа не должно быть. Хранение в кассе суммы, превышающей лимит, в течение первого послепраздничного рабочего дня (с его начала и до сдачи денег в банк) — это не нарушение. Ведь лимит установлен Положением только в отношении суммы наличных, остающихся в кассе по окончании рабочего дня после выведения в кассовой книге остаткап. 1.2 Положения. То есть следите, чтобы остаток на конец первого рабочего после праздников дня у вас не превысил лимит.

Какие суммы взять для расчета лимита посредникам

Ю. Горбунова, г. Красноярск

У нас турагентство. Рассчитываем лимит остатка денег в кассе исходя из наличной выручки. В день к нам в кассу поступает, к примеру, 100 000 руб. Из них наша выручка как посредника — 10%, а остальное надо перечислить туроператору. Какую сумму учитывать при расчете лимита: только нашу выручку, то есть 10 000 руб., или все поступления в кассу?

: Учитывайте всю наличность, поступившую в кассу. Ведь лимит нужно определять исходя из «объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги»приложение 1 к Положению. И совершено неважно, чьи товары, работы или услуги вы при этом продаете — свои или чужие.

Займы и проценты по ним не участвуют в расчете лимита «по выручке»

С. Белолапова, г. Санкт-Петербург

Наше ООО выдает населению и принимает от него микрозаймы. Что можно включить в лимит «по выручке»: только получаемые нами проценты по выданным займам или же еще и займы, которые мы берем у населения? Если рассчитывать только по процентам, получается очень маленький лимит.

: Вы не можете взять для расчета лимита «по выручке» ни привлеченные займы, ни проценты по выданным займам. Ведь лимит определяют исходя из поступлений за проданные товары, работы, услуги. Заем — это не товар и не работа. Нельзя считать его и услугойп. 1 ст. 779 ГК РФ, несмотря на то что так он именуется в некоторых законахсм., например, п. 2 ст. 4 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ.

А раз поступлений за какие-либо товары, работы, услуги у вас нет, то рассчитывать лимит вам следует по объему расходования денег из кассып. 2 приложения 1 к Положению. И вот тут нужно учитывать все выданные из кассы суммы (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат работникам) — и выдаваемые вами займы, и проценты, уплачиваемые вами по привлеченным от населения займам.

Деньги на зарплату в банке не брали: сверхлимит все равно допустим

Т.Ю. Нагорнова, г. Уфа

Положение № 373-П разрешает накапливать в кассе наличные сверх лимита «в дни выплат заработной платы... включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты». А если в банке денег на зарплату не получаем (выдаем ее из наличной выручки), будет ли накопление «зарплатных» наличных сверх лимита рассматриваться как нарушение?

: Нарушения нет. Наличные, поступившие в кассу не из банка (в качестве выручки, займов и т. д.), в дни выплаты зарплаты также можно держать в кассе сверх лимита.

Названная вами формулировка п. 1.4 Положения этому не мешает. Она вовсе не означает, что накапливать в кассе сверх лимита предназначенные для выплаты зарплаты наличные можно только в том случае, когда они получены в банке. Таким образом всего лишь установлено, что в этом случае в общий срок выплаты зарплаты входит и день получения наличных по чеку в банке (для ситуаций, когда их получают заранее — накануне первого дня выдачи зарплаты). А тратить наличную выручку на выплату зарплаты позволяют Указания ЦБп. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У.

Оформляем кассовые документы

На кассовых документах факсимиле не ставят

С. Гребенчук, Московская обл.

Можно ли в ПКО и РКО ставить факсимиле подписи директора? Если да, то нужен ли для этого его приказ? Документов очень много, ему лень столько подписывать.

: На кассовых документах нужна собственноручная подпись — факсимиле не годится. Прежде всего потому, что кассовые документы удостоверяют передачу денег. И при отсутствии на них собственноручных подписей возможен спор о том, является ли такой документ действительным.

Кстати, ПКО руководителю подписывать не обязательно: на нем, помимо подписи кассира, достаточно подписи главбуха или бухгалтерап. 2.2 Положения. И только при отсутствии в фирме таковых подпись на приходнике должен ставить руководитель (либо уполномоченный им работник).

Дата составления РКО = дата выдачи денег из кассы

Е. Богунова, г. Москва

Я кассир. Старший кассир приносит мне РКО уже заполненными, с проставленной датой составления. Но иногда за деньгами по этим РКО приходят только на следующий день. Тогда дата, которую указывает получатель (непосредственно дата выдачи денег), не совпадает с датой составления РКО. В кассовую книгу суммы по таким РКО заносим по дате выдачи денег. Допустимо ли такое несовпадение дат в ордере? Есть ли какие-то правила по этому поводу?

: Положению № 373-П это напрямую не противоречит: оно требует, чтобы РКО был подписан главбухом и директором до выдачи денег (тогда и указывается дата составления), а получателем — в момент выдачип. 4.2 Положения.

Но все-таки лучше, чтобы дата составления РКО совпадала с датой выдачи денег, которую ставит на нем получатель. Ведь РКО — это еще и первичный документ бухучета. А по его правилам первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции либо непосредственно после ее окончанияп. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ. В нашем случае операция — выдача наличных из кассы.

Когда по какой-то причине необходимо, чтобы директор и главбух подписывали РКО заранее, то не нужно проставлять в нем дату составления и порядковый номер. Пусть это делает кассир в соответствии с хронологическим порядком выдачи денег. Если же РКО составляются и подписываются централизованно на несколько касс организации сразу, то для каждой из них лучше сделать отдельную нумерацию ордеров (например, с каким-либо присвоенным именно этой кассе индексом). Тогда путаницы в хронологии не будет.

Где на ПКО ставить печать

М. Лейман, г. Самара

Иногда клиенты требуют поставить печать на ПКО так, чтобы она полностью была на остающейся у них квитанции. Я же ставлю печать так, чтобы буквы «М. П.» приходились на центр печати, но при этом часть оттиска неизбежно попадает на сам приходник. Кто прав?

: Правы ваши клиенты. И в Положении, и в Указаниях по заполнению формы ПКО прямо сказано, что штамп (печать) нужно ставить на квитанциюп. 3.2 Положения; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88. Ведь печать нужна прежде всего покупателю как доказательство того, что он передал вам деньгип. 3.2 Положения. Кроме того, для покупателей квитанция к ПКО — документ, подтверждающий их налоговые расходы. И они опасаются, что по квитанции с неполной печатью налоговики расходы не примут.

Выдаем деньги из кассы

Зачем выручку превращают в возвращенный «подотчет»

Н. Зареченская, г. Тюмень

У нас есть наличная выручка. Иногда из кассы необходимо вернуть или выдать займы учредителям, а один раз даже пришлось выплачивать дивиденды. Каждый раз предупреждаю директора, что выручку ни на то ни на другое тратить нельзя и нужно или взять деньги на это в банке, или перечислить с расчетного счета на счет учредителя. Но директор не хочет платить банку за лишнюю операцию и настаивает на выдаче из кассы. Штрафа за это ведь не предусмотрено?

: Налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличныхп. 1.4 Положения; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Чаще всего суды поддерживают налоговиков, если сумма выданного займа или дивидендов вместе с остатком в кассе на конец этого дня окажется больше лимита. Ведь вы должны были сдать их в банк, а израсходовали на другие, недопустимые целиПостановления ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20; ФАС ЗСО от 27.05.2010 № А03-14966/2009; ФАС ПО от 21.04.2009 № А57-23412/2008. Впрочем, иногда суды соглашаются со штрафом, даже не рассматривая вопрос о превышении лимитаПостановления 9 ААС от 12.03.2012 № А40-115186/11-93-1031, от 06.04.2012 № А62-7445/2011.

Как видим, лучше не рисковать. Если же риск вашего директора не смущает и он готов судиться, то некоторые шансы отбиться от штрафа есть: иногда суды встают на сторону компанийПостановление 14 ААС от 29.03.2012 № А05-12467/2011, особенно если инспекция не представит доказательств, что с учетом выданных денег лимит оказался бы превышенПостановление 7 ААС от 06.12.2011 № 07АП-9420/11.

Ничто не мешает выплатить декретные из кассы

З. Бойко, г. Кемерово

Мы недавно выдали из накопленной в кассе (в пределах лимита) выручки пособие по беременности и родам. А потом обнаружили, что в п. 6 Порядка назначения и выплаты госпособийутв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н упоминаются только два способа выплаты декретных: почтовым переводом либо перечислением на личный счет работницы. Нас могут оштрафовать за неправильное расходование выручки?

: Нарушения тут нет, и штрафовать вас не за что. Вот почему:

• четкого запрета выдавать пособия наличными в Порядке назначения и выплаты пособий не сформулировано. Названное вами правило — это скорее указание на то, что декретница не обязана являться за пособием к работодателю, а вправе, если хочет, получить деньги переводом. Но с ее согласия можно выдать ей наличные и из кассы;
• названный вами документ не регулирует кассовые операции и наличный денежный оборот;
• допустимые направления расходования наличной выручки названы в Указании ЦБ № 1843-У, и там прямым текстом сказано, что на выплаты работникам социального характера можно расходовать наличную выручку.

Может ли подотчетник получить деньги в кассе, а вернуть — на расчетный счет?

К. Милашина, Ленинградская обл.

Я бухгалтер, а заодно и кассир в небольшой торговой фирме. Рядом с нами нет банков, обслуживающих юридические лица. Зато есть отделение одного из банков, обслуживающее физлиц, и у меня как раз карточка этого банка. Директор предложил, чтобы я забирала вечером сверхлимитную выучку из кассы под отчет, вносила на свой карточный счет, а оттуда сразу отправляла нам на расчетный счет. Можно ли так делать? Или если деньги были выданы под отчет из кассы, то и вернуть их необходимо именно в кассу?

: Нарушения кассовой дисциплины тут не будет. Положение не запрещает возвращать на расчетный счет выданные наличными под отчет деньги. Но есть другая причина, по которой вам лучше от этой схемы отказаться. Если вы везете деньги в банк как кассир, то ответственность за их сохранность несет прежде всего организация, ведь меры к тому, чтобы с деньгами при транспортировке ничего не случилось, обязан предпринять директорп. 1.11 Положения; ст. 233 ТК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52. А если как подотчетник, то ответственность уже на вас.

На одно подотчетное заявление — один расходник?

А. Павленко, г. Москва

У нас директор завел такой порядок: каждый из подотчетников пишет заявление о выдаче ему денег 1-го числа каждого месяца сроком до последнего числа этого месяца. Но указанная в заявлении сумма выдается не сразу, а в течение месяца — по мере надобности, несколькими расходниками. Можно ли так делать? Смущает то, что запрещено выдавать работнику под отчет новую сумму до тех пор, пока он не отчитается по ранее выданной.

: Это ограничение в вашей ситуации не работает. Посмотрим на него внимательно: выдавать деньги под отчет разрешено только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной суммеп. 4.4 Положения. На наш взгляд, тут имеется в виду только та задолженность, срок погашения которой уже истек. У вас же при выдаче денег под отчет внутри месяца никакой просроченной задолженности у подотчетников еще нет.

При ином понимании этого правила оно завело бы нас в тупик. Представим, что сегодня директор распорядился выдать работнику деньги под отчет на неделю для приобретения чего-либо нужного для фирмы. А завтра вдруг срочно понадобилось отправить этого работника на пару дней в командировку. Получилось бы, что мы не можем выдать ему командировочные только по той причине, что срок выполнения предыдущего поручения еще не кончился.

Те, кто опасается претензий инспекторов в подобных ситуациях, поступают так: оформляют возврат в кассу как неизрасходованных тех денег, срок отчета по которым еще не истек, и тут же выдают их заново вместе с новой суммой.

Особенности кассы у платежных агентов

Наличные из платежных терминалов едут сразу в банк: как их оприходовать

А. Захарова, г. Москва

Мы — платежные агенты, у нас несколько десятков платежных терминалов в городе и в области. Деньги, изъятые из городских терминалов, сначала поступают в кассу ближайшего обособленного подразделения, а уже оттуда мы везем их в банк для зачисления на наш спецсчет. Такие наличные учитываем в отдельной «агентской» кассовой книге подразделенияп. 5.1 Положения. А деньги из областных терминалов сразу поступают в банк. В какую кассовую книгу их нужно записывать?
И нельзя ли наличные вообще со всех терминалов учитывать в отдельной кассовой книге головного подразделения на основании электронных Z-отчетов, которые каждый день автоматически поступают с терминалов? Ведь в Положении сказано, что платежные агенты составляют ПКО на общую сумму принятых наличныхп. 3.3 Положения?

: На наш взгляд, эта формулировка означает иное: не нужно составлять ПКО на каждую операцию приема наличных через терминал (аналогично оформлению одного ПКО на все наличные, принятые за день с использованием обычной, «нетерминальной» ККТп. 3.3 Положения). Поэтому то, в какую кассовую книгу записывать наличные, отправляющиеся из терминала сразу в банк, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Изъятые из терминалов наличные в банк везет сотрудник вашей компании. Приходовать их в кассу одного из ОП и тут же оформлять сдачу из этой кассы в банк неправильно, потому что на самом деле деньги в эту кассу не попадают и отвечать за них кассир ОП не может и не должен. За них отвечает сотрудник, инкассирующий деньги из терминала.

Поэтому лучше этого сотрудника назначить кассиром и поручить ему вести «агентскую» кассовую книгу по всем терминалам, из которых он забирает деньги. Он и будет составлять на них ПКО и РКО на сдачу денег в банк и заполнять на их основании кассовую книгу.

СИТУАЦИЯ 2. Выручку из терминалов изымают инкассаторы банка без участия кого-либо из ваших работников. Получается, что кассира, ответственного за получаемые через терминал наличные, у вас нет. Для такой ситуации правил в Положении не написано. Однако занести в кассовую книгу получение «терминальных» наличных и сдачу их в банк все же надо, иначе вам грозит штраф за их неоприходованиеп. 6.1 Положения; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Для этого подходит кассовая книга головного подразделения. Основанием для составления ПКО будет не только Z-отчет терминальной ККТ, но и отчет банковских инкассаторов, для составления РКО — отчет инкассаторов.

Особенности кассы у ИП

Сторонний бухгалтер не может вести кассу и подписывать кассовые документы ИП

Е. Лукашенко, г. Липецк

В штате ИП нет бухгалтера, пользуются услугами бухгалтерской компании. Я — работник этой компании, в мои обязанности входит ведение у ИП учета и кассы. Как мне оформлять кассовые документы ИП? Ведь невозможно предугадать заранее, кому и сколько денег заплатит ИП за 1 день. Или нужно по окончании дня выписывать приходники и расходники на все операции дня и потом ездить по контрагентам (которые получали у ИП деньги и расплачивались с ним) и подписывать их?

: Выписывать ПКО и РКО задним числом Положение № 373-П не позволяет. Они должны быть составлены и подписаны на момент совершения кассовой операции (то есть приема денег в кассу либо выдачи денег из кассыпп. 3.1, 3.2, 4.1, 4.2 Положения). Исключение — расчеты с применением ККТ (БСО). Тогда ПКО на полученные деньги составляют в конце дня на общую сумму Z-отчета ККТ (всех выданных БСО)п. 3.3 Положения.

Кроме того, формально сторонний бухгалтер, который ведет учет у ИП, не вправе вести у него кассовые операции и составлять кассовые документы (то есть ПКО и РКО). Положение договора между ИП и бухгалтерской компанией, наделяющее ее правом составлять кассовые документы, незаконно и поэтому не имеет силып. 1 ч. 1 ст. 8, ст. 168 ГК РФ.

Дело в том, что вести кассовые операции предпринимателя и составлять его кассовые документы могут толькопп. 1.6, 2.1 Положения:

• <или>он сам;
• <или>его работник, которого он назначил кассиром. Работник — это тот, кто принят на работу по трудовому договоруст. 15 ТК РФ. А с бухгалтерскими компаниями заключают гражданско-правовой договор. Поэтому сотрудник такой компании, отвечающий за ведение учета у ее клиента, не может быть у этого клиента кассиром.

Ответственность за то, что ПКО, РКО и кассовая книга будут подписаны человеком, который не вправе быть кассиром, не установлена. Однако есть риск, что налоговая инспекция будет настаивать на недействительности таких документов, сочтет наличные, на которые они оформлены, неоприходованнымип. 6.1 Положения и оштрафуетч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как рассчитать лимит ИП, у которого нет счета в банке

Л. Зеленова, г. Рязань

У ИП есть наличная выручка, но нет счета в банке. Неясно, как определить лимит кассы, поскольку для расчета лимита необходим такой показатель, как «промежуток между днями сдачи выручки в банк».

: Лимит лучше вообще не устанавливать, то есть считать его нулевым. В конце каждого рабочего дня можно оформлять РКО о выдаче денег ИП на его личные нужды. Тогда остатка в кассе не будет и лимит не нужен.

Если же рассчитать лимит иначе, например исходя из максимального 7-днев­ного промежутка, то есть риск получить штраф за превышение лимита. Налоговики могут пересчитать лимит исходя из нулевого интервала. Тогда сам лимит получится нулевым, а любая сумма в кассе — сверхлимитной. Один из судов уже поддержал штраф в похожей ситуацииПостановление 15 АСС от 05.09.2012 № 15АП-8788/2012.