Касса — вопросов масса! Часть II

Продолжаем публиковать ответы экспертов на вопросы участников интернет-конференции, проведенной в конце октября на форуме компании «Консультант Плюс». На сей раз речь пойдет о соблюдении кассовой дисциплины.

Документально оформляем кассовый лимит

ИннаЛ

Как нам грамотно утвердить рассчитанный лимит по кассе? И кто сейчас может проверить кассовую дисциплину?

: Величина лимита, рассчитанного по специальным правиламприложение к Положению, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П), должна быть утверждена отдельным приказом руководителяп. 1.2 Положения № 373-П. В нем укажите величину лимита и дату, с которой вы его начали применять. Дату, до которой действует лимит, лучше не указывать. Ведь вы вправе его изменить в любой момент, взяв для расчета показатели за другой период времени.

Сам расчет лимита лучше привести в приложении к приказу, тогда проверяющим сразу будет ясно, как получился ваш лимит. В противном случае они потребуют у вас поясненияп. 7 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н, и тогда вам все равно придется составлять для них расчет. Кассовую дисциплину сейчас проверяют налоговые инспекции по специальным правиламРегламенты, утв. Приказами Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н.

Рассчитывая лимит, учитываем не все авансы

Татьяна Дмитриевна

Можно ли при расчете лимита кассы учитывать поступления от покупателей в виде авансов (счет 62.2), если под эти авансы товары были отгружены (счет 62.1):

• в течение расчетного периода;
• в течение периода до момента установления нового лимита?

Или нужно брать только наличную оплату за уже реализованные товары, работы, услуги?

: В расчет лимита включаются наличные поступления за уже отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги)п. 1 приложения к Положению № 373-П. Для учета суммы аванса в расчете лимита достаточно, чтобы товары, в счет которых он был получен, были переданы на момент утверждения этого лимита.

Округлять лимит можно только в меньшую сторону

Ксения Владимировна

Допустимо ли лимит остатка денежных средств округлить до тысяч рублей? Например, по расчету выходит 26 335 руб., а устанавливаем лимит в сумме 26 000 руб.

: По правилам вы должны установить лимит, равный 26 335 руб. Но если установите меньший, вам ничего не будет. Только учтите, что и соблюдать вы должны будете этот уменьшенный лимит. Иначе возможен штрафч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Гасим заем наличными

Татьяна Ивановна

По расходному ордеру из кассы была выдана сумма в счет погашения займа. Есть ли в этом нарушение кассовой дисциплины и если да, то какие могут быть санкции?

: Расходовать на погашение займов запрещено только те наличные, которые были получены в кассу организациип. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У:

• <или>за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• <или>в качестве платежей в пользу третьих лиц.

Поэтому вы вправе погасить заем, в частности, из наличных:

• снятых с расчетного счета вашей организации;
• возвращенных в кассу подотчетником в качестве неизрасходованного остатка;
• полученных вашей организацией в качестве займа.

Если же вы направили на погашение займа наличную выручку и налоговики обнаружат это в течение последующих 2 месяцевч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, то они могут оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличныхп. 1.4 Положения № 373-П; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

• фирму — на 40 000—50 000 руб.;
• директора — на 4000—5000 руб.

Если пойти оспаривать штраф, то суд вполне может поддержать налоговиков, если сумма погашенного займа вместе с остатком в кассе на конец дня окажется больше лимитаПостановления ФАС ПО от 21.04.2009 № А57-23412/2008; ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20. А некоторые суды соглашаются со штрафом, даже не рассматривая вопрос о превышении лимитаПостановления 9 ААС от 12.03.2012 № А40-115186/11-93-1031; 20 ААС от 06.04.2012 № А62-7445/2011; ФАС ЗСО от 27.05.2010 № А03-14966/2009.

Но есть суды, которые признают штраф неправомерным, особенно если инспекция не докажет, что с учетом выданных денег лимит был бы превышенПостановления 14 ААС от 29.03.2012 № А05-12467/2011; 7 ААС от 06.12.2011 № 07АП-9420/11.

Кассовый порядок для всех писан

Наталья Владимировна

Должен ли предприниматель, находящийся на ЕНВД, выписывать приходные и расходные кассовые ордера и вести кассовую книгу?

: Да, должен. В настоящее время необходимость вести учет кассовых операций (выписывать РКО и ПКО, заполнять кассовую книгу) не зависит от режима налогообложения, применяемого предпринимателямип. 1.1 Положения № 373-П.

Нюансы заполнения ПКО И РКО

Larisanik

Как нужно писать в приходнике: «торговая» или «розничная» выручка от покупателей? Будет ли штраф, если выручка в ПКО названа неправильно?

: В приходном кассовом ордере можно написать как «торговая выручка», так и «розничная выручка». Никакой разницы между этими понятиями нет, и никакой ответственности за это не предусмотрено. Главное, чтобы можно было идентифицировать основание, по которому деньги поступили в кассу. А у вас все предельно ясно — в кассу поступает выручка.

1974vika

Заполняя расходник, месяц нужно писать прописью или цифрами?

: Каких-то специальных требований, касающихся порядка заполнения даты в расходном кассовом ордере, не установлено. Поэтому вы можете указывать месяц как прописью, так и цифрами.

Юлия Vfn

Как правильно ставить печать на приходном ордере? Обязательно ли она должна захватывать левую часть приходника?

: Печать ставится не на самом ПКО, а на квитанции к нему — там, где указано «М.П. (штампа)»п. 3.2 Положения № 373-П; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88. Ведь печать нужна именно покупателю как доказательство того, что он передал вам деньгип. 3.2 Положения № 373-П.

Ibolga

В результате изменения настроек в бухгалтерской программе сбилась нумерация расходных ордеров. Например, № 24—39 повторяются, но разными датами. Нужно ли исправлять нумерацию? Если да, то как правильно это сделать?

: Если речь идет о том, что в результате сбоя выданы РКО с одинаковыми номерами, то в этом ничего страшного нет. Положение о порядке ведения кассовых операций не требует, чтобы у РКО организации непременно была сквозная нумерация в хронологическом порядке. Кроме того, у этих РКО разные даты выдачи, так что путаницы не возникнет.

Исправлять ранее оформленные РКО не нужно. К тому же это прямо запрещено Положениемп. 2.1 Положения № 373-П.

В отделах тоже должен быть ежедневный учет выручки

Галина sosn

В нашем учреждении нет обособленных подразделений, но есть отделы, находящиеся в разных населенных пунктах, в том числе в сельской местности. Можно ли полученные там деньги приходовать в бухгалтерском учете только в момент сдачи выручки в бухгалтерию учреждения? Или необходимо вести ежедневный бухучет всех операционных касс?

: В каждом отделе вашего учреждения должны быть свои касса, кассир (им можно назначить одного из работников отдела) и кассовая книгапп. 1.2, 1.6 Положения № 373-П.

Ежедневный учет всех операционных касс в бухгалтерии необходим. Именно для этого каждый отдел обязан передавать лист своей кассовой книги за день (второй отрывной экземпляр листа бумажной книги либо распечатку, если книга ведется в электронном виде) в бухгалтерию учреждения не позднее чем на следующий деньп. 2.5, 5.6 Положения № 373-П; Письмо ФНС от 05.06.2013 № АС-4-2/10250. Ежедневно передавать листы можно по факсу, по электронной почте, а оригиналы листов накапливать и передавать раз в год.

А при приеме от каждого отдела его выручки в бухгалтерии следует составить ПКО на нее и сделать запись об этом в кассовой книге, которая ведется по месту расположения бухгалтериип. 3.5 Положения № 373-П. Соответственно, при выдаче выручки из кассы отдела для сдачи ее в бухгалтерию кассир отдела составит РКО и сделает о нем запись в кассовой книге своего отдела.

Неиспользованный подотчет: если редко, то не страшно

Мария85

Является ли нарушением выдача подотчетных сумм из кассы и возврат их неиспользованными через несколько дней (конкретный срок регулируется внутренним приказом фирмы)?

: В том, что выданные под отчет наличные целиком или частично не были потрачены и были возвращены в кассу, нарушения нет.

Однако срок, на который работнику выдаются наличные под отчет, должен быть указан на заявлении этого работника директором (или иным уполномоченным лицом) собственноручнопп. 4.4, 1.2 Положения № 373-П. Внутреннего приказа об установлении этого срока недостаточно для того, чтобы соблюсти порядок ведения кассовых операций.

Покупка продуктов для магазина за наличные: грозит ли штраф за превышение лимита

Екатерина Георгиевна’

У нас розничный продуктовый магазин. В связи со спецификой мелкорозничной торговли нам удобнее рассчитываться с поставщиками наличными из выручки. Сумма по каждой накладной не превышает 100 000 руб., договоры с поставщиками каждый раз не заключаются, так как ассортимент и количество товаров по каждой поставке определяются в момент заказа. Можем ли мы не опасаться претензий ИФНС по превышению лимита расчетов наличными?

: У вас риск нарваться на штраф за превышение лимита минимален. И вот почему.

Договор купли-продажи (как и договор поставки) считается заключенным независимо от того, оформлен он или нет в виде единого документа, при условии, что стороны выполнили условия договора (например, уплатили соответствующую сумму, отгрузили товар и т. д.)пп. 2, 3 ст. 434, п. 3 ст. 438, п. 1 ст. 454, ст. 506 ГК РФ.

В вашей ситуации стороны фактически заключают разовые договоры купли-продажи (поставки) путем оформления накладных. Наличный стотысячный лимит действует в рамках одного договорап. 1 Указание ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У. Поэтому если при каждой поставке продуктов наличные расчеты, согласно кассовому чеку и товарной накладной, не превышали 100 000 руб., то бояться вам нечего.