Дни командировки в табеле закрыты «8»: исправляем ошибку

Такое может случиться, если табельщик неправильно проставит отметки о командировке в табеле учета рабочего времени. А иногда «восьмерки» появляются просто из-за несвоевременного получения информации о командировке.

Если табель с неправильными записями еще не закрыт, то достаточно просто его переписать, указав нужные коды. А если расчет с работником уже произведен и дни командировки оплачены исходя из оклада, а не среднего заработкаст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, придется исправлять табель и пересчитывать зарплату. О том, как это сделать, мы и поговорим.

Исправляем табель учета рабочего времени

Это следует сделать сразу после того, как выяснилось, что произошла ошибка. Необходимости издавать отдельный приказ для того, чтобы исправить табель, на наш взгляд, нет. У вас уже есть приказ о направлении работника в командировку, в нем указаны ее даты, есть служебное задание с заполненным разделом «Краткий отчет о выполнении задания». Если приказ о командировке не отменялся или не изменялся по каким-либо причинам, то он и будет являться основанием для исправления табеля.

Внесение изменений в табель должно быть заверено подписями тех лиц, которые его первоначально подписывали, и печатью организации.

Пересчитываем выплаты работнику

Теперь следует рассчитать средний заработок за дни командировки и сравнить его с выплаченной работнику за эти дни зарплатой. Возможны ситуации:

• <или>работнику выплачено ровно столько, сколько и положено. Такое возможно в ситуации, когда средний заработок и зарплата за дни командировки одинаковы. Кроме того, многие организации практикуют доплаты работникам до оклада в случаях, когда средний заработок меньше текущей зарплаты за время командировки. Если и в ваших документах (коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о командировках) есть такие положения, перерасчета выплат делать не придется;

• <или>зарплата выше среднего заработка. Тогда все, что вам остается, — попросить работника вернуть переплаченную сумму. Удерживать деньги с работника без его согласия организация не вправе. Не получится взыскать эту сумму и через судст. 137 ТК РФ;
• <или>зарплата ниже среднего заработка. В этом случае сотруднику надо доплатить, причем с уплатой компенсации за несвоевременную выплату. Она рассчитывается исходя из 1/300 ставки ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки выплаты, и не уплаченной вовремя суммы (то есть без НДФЛ)ст. 236 ТК РФ.

В любом случае лучше составить бухгалтерскую справку и зафиксировать в ней, к чему привела ошибка в табеле — переплате или недоплате. А теперь рассмотрим порядок учета в последних двух случаях.

Работнику переплатили

Если работник откажется вернуть деньги, скорректируйте только налог на прибыль. Ведь излишне выплаченные суммы за время командировки — это необоснованные выплаты. То есть за период командировки нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, уменьшив расходы на оплату труда (в части зарплаты), доплатить налог и заплатить пенип. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. А НДФЛ и взносы уменьшать не надо (выплата-то работнику была), поэтому здесь никакие изменения вносить не нужно.

Предположим, работник согласился вернуть переплату добровольно. Для этого он должен написать заявление о том, что просит удержать переплаченную сумму из следующей выплаты. Либо работник может вернуть деньги прямо в кассу по приходному ордеру.

Переплата работнику означает, что у вас возникла недоимка по налогу на прибыль в том налоговом (отчетном) периоде, к которому относится командировка (в части излишне начисленной зарплаты и страховых взносов с нее, которые были учтены в «прибыльных» расходах). Поэтому необходимо уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот периодп. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. В уточненке нужно указать правильную сумму налога, исчисленную с учетом изменений.

А к занижению взносов переплата не приводит, поэтому вносить изменения в расчеты не нужноч. 2 ст. 17 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Можно просто скорректировать базу текущего периода с учетом этой переплаты.

Работнику недоплатили

Если вы доплачиваете работнику деньги, вносить исправления в отчетность, сданную ранее в ИФНС и фонды, не потребуется. Ведь вы начисляете полагающуюся работнику сумму в текущем периоде. Следовательно, именно в этом периоде она включается и в состав «прибыльных» расходов на оплату трудаподп. 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, и в базу по страховым взносамч. 3 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19. Таким образом, у вас не возникло ни недоимок по налогам и взносам, ни ошибок в ранее представленных расчетах и сведениях персонифицированного учета.

Вносим исправления в бухучет

Внесение изменений в бухучет нужно оформить бухгалтерской справкой. Порядок действий в данном случае зависит от момента обнаружения ошибки в табеле. Рассмотрим возможные ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Ошибка в табеле текущего года обнаружена до его окончания (так чаще всего и бывает). Исправления вносятся в месяце обнаружения ошибкип. 5 ПБУ 22/2010 на основании исправленного табеля и бухгалтерской справки.

Содержание операции	Дт	Кт
На дату обнаружения ошибки в текущем году
При переплате
СТОРНО Скорректирована зарплата работника за дни командировки (на сумму разницы между текущей зарплатой и средним заработком)	20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
СТОРНО Скорректирована начисленная сумма страховых взносов	20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
СТОРНО Скорректирована сумма начисленного НДФЛ	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68 «Расчеты по налогам и сборам»
При доплате
Вы делаете обычные проводки по начислению доплаты, НДФЛ и взносов

СИТУАЦИЯ 2. Ошибка в табеле прошлого года обнаружена после его окончания, но до подписания бухотчетности за прошлый год. Сделайте такие же проводки, как и в ситуации 1, но только на 31 декабря отчетного годап. 6 ПБУ 22/2010.

СИТУАЦИЯ 3. Ошибка в табеле за прошлый год обнаружена после подписания годовой бухотчетности. Она исправляется записями на дату ее обнаружения в текущем годуп. 14 ПБУ 22/2010.

Содержание операции	Дт	Кт
На дату выявления в текущем году ошибки прошлого года
При переплате
Отражена сумма переплаты командированному работнику	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	91-1 «Прочие доходы»
Учтена переплата по страховым взносам	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	91-1 «Прочие доходы»
Отражена задолженность по возврату излишне удержанного НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ	68 «Расчеты по налогам и сборам»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
При доплате
Отражена сумма доплаты командированному работнику	91-2 «Прочие расходы»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Начислены страховые взносы с суммы доплаты	91-2 «Прочие расходы»	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Начислен НДФЛ с суммы доплаты	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68 «Расчеты по налогам и сборам»

***

Несмотря на то что разница между средним заработком и окладом может получиться совсем небольшая, хлопот, связанных с исправлением ошибки, как видите, все равно будет много.

Кроме того, организация может потерять деньги, если работник откажется вернуть переплату. Поэтому имеет смысл объявить выговор табельщику или иному работнику, виновному в том, что в табеле оказались неверные сведения.