Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 февраля 2013 г.

Содержание журнала № 4 за 2013 г.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это — не командировка, ведь в командировку можно отправить только работникаст. 166 ТК РФ. Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работникп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П.

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

• потребуют удержать с этих сумм НДФЛп. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ. А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать налогп. 5 ст. 226 НК РФ;
• исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездноп. 16 ст. 270, п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ;
• не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договоруп. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки — это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашениистатьи 133, 133.1 ТК РФ. Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

• <или>возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездкуч. 2 ст. 709, ст. 783, ч. 2 ст. 975 ГК РФ. На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛст. 41 НК РФ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926, ни страховые взносыподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документамип. 1 ст. 252 НК РФ. А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
• <или>сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

• <или>договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
• <или>договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

СОВЕТ

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛст. 209, п. 1 ст. 210, пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС)подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

• крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организациип. 1 ст. 46 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее — Закон № 14-ФЗ); пп. 1—3 ст. 79 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее — Закон № 208-ФЗ)).

• сделки с заинтересованностьюст. 45 Закона № 14-ФЗ; ст. 83 Закона № 208-ФЗ;
• любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобренияп. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ.

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затратст. 252 НК РФ. Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

• <или>внереализационные расходы, перечень которых открытыйст. 265 НК РФ;
• <или>расходы на управление в составе прочихподп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

***

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.