Своя кадровая первичка

До этого года для оформления большинства кадровых документов надо было использовать унифицированные формы по учету труда и его оплатыутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но теперь для этих целей можно использовать и самостоятельно разработанные формыстатьи 9, 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Организации государственного сектора (то есть организации — получатели бюджетных средств, в частности государственные органы, органы местного самоуправления, государственные (муниципальные) казенные учрежденияст. 162 БК РФ) по-прежнему обязаны вести первичную документацию по унифицированным формамч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Всегда ли это возможно и каким требованиям должна отвечать собственная кадровая первичка?

Зачем нужна кадровая первичка

Трудовое законодательство требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ для приема сотрудника на работуст. 68 ТК РФ, ежегодно утверждать график отпусковст. 123 ТК РФ). Отсутствие документов в некоторых случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штрафст. 2.4, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносамч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафаст. 120 НК РФ.

Кадровая первичка: своя или унифицированная?

Если вы выдаете зарплату через кассу, то по-прежнему обязаны использовать только одну из двух унифицированных кадровых формп. 4.1 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Информация Минфина № П3-10/2012:

• <или>расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);
• <или>платежную ведомость (форма № Т-53).

Для остальных документов тоже можно продолжать оформлять унифицированные формы. Это удобно, поскольку не потребуется перенастраивать бухгалтерские программы. В таком случае в учетной политике должно быть указано, что используются унифицированные формы первичных учетных документов организации по учету труда и его оплаты.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“С этого года негосударственные организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплатыст. 9 Закона № 402-ФЗ. Вместе с тем унифицированные первичные учетные кадровые документы, утвержденные Госкомстатом РоссииПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержат реквизиты и сведения, необходимые не только для отражения соответствующих операций или решений, но и для государственного контроля и надзора, в частности для контрольной деятельности государственной инспекции труда. Поэтому изъятие какой-либо информации, содержащейся в унифицированных формах, при разработке собственных форм может привести к необходимости предъявления проверяющим органам дополнительных сведений или документов.

Так что можно рекомендовать не изменять используемые в кадровом делопроизводстве формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, закрепив данный факт в приказе работодателя, например, об учетной политике”.

Но, в принципе, никто не запрещает использовать и самостоятельно разработанные формыч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Их можно утвердить:

• <или>как приложение к учетной политике;
• <или>приказом руководителя. В учетной политике укажите, что используются самостоятельно разработанные формы. Тогда вводить свои формы кадровой первички можно будет по мере разработки, утверждая их приказами.

Что надо учитывать при разработке своей первички

Безусловно, и для бухгалтерского, и для налогового, и для кадрового учета удобно применять единые формы кадровых документов. При этом трудовое законодательство не предъявляет каких-либо требований к форме указанных документов. Так что будем ориентироваться на требования бухгалтерского законодательства.

Если кадровый документ является одновременно первичным учетным документом (например, расчетная ведомость — это первичный учетный документ, а штатное расписание и график отпусков — нет), то необходимо включить в форму обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В тех случаях, когда трудовое законодательство предъявляет требования к содержанию кадрового документа, их также надо соблюдать (например, содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договораст. 68 ТК РФ).

Если вы хотите, чтобы ваша кадровая первичка выглядела «стандартно», загляните в стандарты по оформлению документовМетодические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом); ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст; ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28.

При разработке своей кадровой первички удобнее всего взять за основу унифицированные кадровые формы, из них убрать лишние реквизиты и никогда не заполнявшиеся строки и дополнить их данными, отражающими специфику работы вашей организации.

Рассмотрим, как это сделать, на примере приказа о приеме на работу.

Кстати, нас иногда спрашивают: почему ТК РФ требует от работодателя оформлять прием на работу приказом при наличии заключенного с работником трудового договора? На вопрос ответили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“Трудовой договор — это соглашение двух лиц (работника и работодателя), он не является первичным учетным документом. Приказ о приеме на работу — односторонний распорядительный акт, являющийся первичным учетным документом по учету труда и его оплаты. Трудовой кодекс требует оформления обоих документов”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

***

Всю кадровую первичку, которую подписывают работники, составляйте на бумаге, несмотря на то что первичный учетный документ может быть составлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде и подписан электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.