Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 марта 2013 г.
Штатное расписание: творим самостоятельно
Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержится (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.
Зачем нужно штатное расписание
ОБМЕН ОПЫТОМ
“До чего живуче наше советское наследие, где штатное расписание, наряду с печатью и сметой, считалось основой финансовой самостоятельности учреждения: «...оклады по штатному расписанию и с учетом соотношений численности руководителей, специалистов и служащих...».
Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись. Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное — это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает. В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.
Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь. Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет!»”.
На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.
Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников. В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льгот (п. 91 Методических указаний, утв. Постановлением ФСС от 07.04.2008 № 81; приложение 1 к Методическим рекомендациям, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).
Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписании (Решение Ленинградского облсуда от 04.08.2011 № 7-478/2011).
Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работу (Апелляционное определение ВС Республики Бурятия от 07.11.2012 № 33-3034). Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организации (Постановление ФАС СЗО от 08.11.2011 № А26-3875/2010).
Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников». Чтобы доказать правомерность увольнения (ст. 179, п. 2 ст. 81 ТК РФ), вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:
- <или>от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
- <или>от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.
И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогула (Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 № 33-3088).
Так что решение — иметь или не иметь штатное расписание — действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.
Что записать в штатном расписании
При составлении этого документа можно воспользоваться формой № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок — тогда уберите ненужную графу.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Порядок оформления первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте об учетной политике организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, содержат необходимые реквизиты, соответствуют требованиям законодательства, привычны в работе. Поэтому рекомендуется продолжать использовать эти формы, в том числе форму № Т-3”.
Мы приводим образец заполнения штатного расписания с использованием унифицированной формы № Т-3.
| ООО «Ясные зори»1 наименование организации | Код | Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | |||
| Форма по ОКУД | 0301017 | ||||
| по ОКПО |
| ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ | Номер документа | Дата составления | УТВЕРЖДЕНО | ||
| 32 | 20.03.2013 | ||||
| на период ________3 с « 1 » апреля 20 13 г.4 | Приказом организации от «25» марта 2013г. № 3-5 | ||||
| Штат в количестве 24 единиц |
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация5 | Количество штатных единиц6 | Тарифная ставка, оклад и пр., руб.7 | Надбавки, руб.8 | Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 49 | Примечание10 | |||
| наименование11 | код12 | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Администрация | 01 | Генеральный директор | 1 | 46 000 | — | — | — | 46 000 | |
| Секретарь | 1 | 15 000 | — | — | — | 15 000 | |||
| Бухгалтерия | 02 | Главный бухгалтер | 1 | 34 000 | — | — | — | 34 000 | |
| Старший бухгалтер | 1 | 28 000 | — | — | — | 28 000 | |||
| Экономист | 0,5 | 28 000 | — | — | — | 14 000 | |||
| Отдел закупок | 03 | Руководитель отдела закупок | 1 | 28 000 | — | — | — | 28 000 | |
| Товаровед | 2,5 | 22 000 | — | — | — | 55 000 | |||
| Менеджер по закупкам | 2 | 16 000 | — | — | — | 32 000 | |||
| Отдел розницы | 04 | Администратор торгового зала | 1 | 18 000 | — | — | — | 18 000 | |
| Продавец | 3 | 15 000 | — | — | — | 45 000 | |||
| Продавец-кассир | 4 | 15 000 | — | — | — | 60 000 | |||
| Технический отдел | 05 | Водитель-экспедитор | 2 | 15 000 | — | — | — | 30 000 | |
| Грузчик | 4 | 12 000 | — | — | — | 48 000 | |||
| Итого: | 24 | — | — | — | 453 000 | ||||
| Руководитель кадровой службы13 | экономист должность |  личная подпись | И.Р. Иванова расшифровка подписи |
| Главный бухгалтер14 |  личная подпись | П.О. Петрова расшифровка подписи | |
(1) Можно написать полное или сокращенное наименование организации в том виде, как оно записано в учредительных документах
(2) Используйте сквозную нумерацию для всех своих штатных расписаний — так удобнее
(3) Период действия штатного расписания можно не указывать, ведь законодательство не устанавливает сроки действия этого документа или обязательные периоды его изменения. Оно может быть утверждено один раз и действовать бессрочно, если изменений в нем не будет.
А если понадобятся масштабные изменения в штатном расписании, вам в любом случае лучше утвердить его новую редакцию, даже когда установленный вами период его действия еще не истек
(4) Отдельно указываете дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Так сразу видно, когда оно станет действующим, и не надо заглядывать в приказ о его утверждении
(5) Работа по некоторым должностям, специальностям или профессиям связана с предоставлением льгот (например, ранний выход на пенсию по старости) или наличием каких-то ограничений (например, сокращенный рабочий день). В таких случаях наименования этих должностей, специальностей, профессий, а также структурных подразделений, в которых они числятся, должны точно соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках. И все эти названия должны быть одинаковыми в штатном расписании, трудовом договоре, трудовой книжке.
Поэтому, если у вас есть, к примеру, вредное производство, тяжелые опасные работы, не забудьте свериться со Списком производств, цехов, профессий и должностей (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/П-22)
(6) Здесь вы указываете, сколько работников на каждой должности предусмотрено в вашей организации. А также записываете неполные штатные единицы, например, при работе неполное рабочее время — 0,25; 0,5; 0,75 ставки.
Лучше сделать штатное расписание максимально полным, то есть вписать в него те должности и такое их количество, которые нужны для работы компании. Тогда в него не придется вносить изменения каждый раз при выходе на работу новых сотрудников
(7) Оклад надо записать:
в твердой сумме (без указания вилки, к примеру 23 000—30 000 руб.);
только в рублях (в у. е. или иностранной валюте — нарушение, за которое трудинспекция может оштрафовать (ст. 5.27 КоАП РФ));
в сумме не ниже 5205 руб. — нынешнего МРОТ для полной ставки (ст. 133 ТК РФ; ст. 1 Закона от 03.12.2012 № 232-ФЗ)
(8) Укажите надбавки, предусмотренные законодательством (например, районные коэффициенты за работу в местности с особыми климатическими условиями, доплаты за вредные условия труда). Надбавки, в отличие от оклада, можно записывать:
<или>в виде фиксированной суммы в рублях;
<или>в процентах от оклада;
<или>в виде коэффициента.
Премии, бонусы и персональные надбавки здесь расписывать не надо
(9) В этой графе можно поставить прочерк, если надбавки указаны в процентах или коэффициентах.
Но для полного расчета ФОТ лучше пересчитать процентные надбавки в твердые суммы и включить их в общую сумму оплаты труда
(10) В примечании можно отметить важные для вас особенности режима работы или оплаты по должности.
В частности, в этой графе можно:
<или>сделать ссылку на локальный нормативный акт, устанавливающий доплаты «за вредность» в более высоком размере по сравнению с предусмотренными законодательством;
<или>указать, что по какой-то профессии оплата сдельная
(11) Называть свои структурные подразделения и должности вы можете как хотите. К примеру, «бухгалтерия» или «отдел бухгалтерского учета и экономики», «главный бухгалтер» или «руководитель отдела бухгалтерского учета и экономики»
(12) Коды подразделениям вы присваиваете самостоятельно, чтобы можно было определить структуру компании и подчиненность подразделений друг другу
(13) Указываются сотрудники, ответственные за составление штатного расписания
(14) Указываются сотрудники, ответственные за составление штатного расписания
Если штатное расписание состоит из нескольких листов:
- его надо прошить и пронумеровать;
- расписываться на каждом листе не обязательно. Но если это сделать, ошибки не будет — можно самим на каждом листе «пририсовать» строчки для проставления подписи.
Печать на штатном расписании ставить не нужно.
Когда проект штатного расписания будет составлен, подготовьте на подпись руководителю приказ об утверждении штатного расписания.
ООО «Ясные зори»
Приказ № 3-5 от 25 марта 2013 г.
об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить штатное расписание с количеством 24 штатных единицы с месячным фондом оплаты труда 453 000 (четыреста пятьдесят три тысячи) рублей.
| Генеральный директор |  | И.Р. Красносельцев |
***
Даже при наличии действующего штатного расписания не забудьте, что в трудовом договоре надо указать конкретный размер оплаты труда работника.
За отсылку в договоре типа «оклад согласно штатному расписанию» трудинспекция может оштрафовать и фирму, и директора как за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).