Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 апреля 2013 г.
Работник едет в командировку
Командировки — явление всесезонное. И в этот раз мы обсудим очередную порцию ваших вопросов о том, как отправить работника в служебную поездку и избежать при этом проблем с налогами.
Командировочное удостоверение при однодневной командировке
Можно ли при однодневной командировке по России не оформлять командировочное удостоверение на сотрудника? Ведь расходов на проживание и суточных у него не будет.
: При направлении работника в однодневную командировку оформлять командировочное удостоверение не обязательн
Некоторым организациям при схожих обстоятельствах удавалось доказать, что сотрудник действительно в этот день был в командировке, с помощью других документов — приказа, служебного задания и, наконец, проездных билетов. Тем самым подтверждалась обоснованность расходов на выплату среднего заработк
Возмещение стоимости билетов, купленных за бонусы
Сотрудник вернулся из командировки, представил в бухгалтерию билет и сказал, что оплатил его бонусами, накопленными по своей личной банковской карте по программе лояльности (совместной перевозчика и банка). Должны ли мы теперь возместить ему стоимость билета?
: Неважно, что вам сказал сотрудник, это все только слова. А вы должны опираться исключительно на документы. Так как только на них будут смотреть и проверяющие.
Если ваш работник приобрел билет за мили (баллы, бонусы), значит, он ему достался бесплатно. Но далеко не каждая компания-перевозчик делает в своих билетах пометку о способе оплаты. При покупке, например, билетов РЖД за бонусы некоторых банков на билете указывается, что он оплачен наличными. Поэтому все будет зависеть от того, что написано в билете.
СИТУАЦИЯ 1. В билете указана его полная стоимость и не указано, каким образом он оплачен. Тогда нужно, как обычно, возместить «расходы» на проезд сотруднику, а НДС по нему можно будет принять к вычету. Получается, что работник таким вот нестандартным способом может обналичить свои накопленные бонусы от перевозчика.
СИТУАЦИЯ 2. В билете указано, что он частично оплачен бонусами, частично — деньгами. То есть из билета видно, сколько «живых» денег потратил работник. Допустим, в соответствии с программой перевозчика пассажир оплачивает деньгами только топливный сбор. Тогда нужно возместить сотруднику только его реальные расходы.
Если же руководство несмотря ни на что примет решение компенсировать полную стоимость билета, то с части стоимости билета, оплаченной бонусами, безопаснее удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и не учитывать это возмещение в «прибыльных» расходах.
В стоимость проживания в гостинице включен завтрак
Наша организация бронирует и оплачивает своим работникам гостиницу до их отправления в командировку, это обычная практика. Недавно сотрудник привез из гостиницы счет, в котором отдельно выделена стоимость завтраков с НДС. Как нам теперь ее учитывать?
: Для оплаты расходов на питание и других расходов, кроме проживания и проезда, работнику выплачиваются суточны
Правда, однажды суд пришел к выводу, что стоимость завтраков можно учесть в «прибыльных» расходах и она не облагается
А вот начислять страховые взносы со стоимости завтраков не придется. Разъяснения об этом давали и ФСС, и Минздравсоцразвити
Кстати, в вашей ситуации не получится взыскать с работника стоимость завтраков. Ведь гостиницу вместе с завтраками изначально оплатила компания и ваш работник к этому никакого отношения не имел. И вообще неизвестно, ходил ли он на эти завтраки.
Поездка работника за именной наградой
Нашему работнику за многолетний труд и вклад в развитие сельского хозяйства была присвоена государственная награда «За заслуги перед Отечеством». Для ее вручения требовалось личное присутствие работника в Москве. Поездку оформили как командировку. В качестве цели указали — получение госнаграды. Можно ли учесть возмещенные работнику расходы на поездку для целей налогообложения прибыли и не удерживать НДФЛ?
: При таком оформлении документов лучше не учитывать расходы на командировку для целей налогообложения и удержать НДФЛ с этой суммы.
По ТК в командировку работника можно направить только для выполнения служебного задани
Кроме того, в Минфине считают, что с таких «командировочных» расходов нужно удержать НДФЛ как с дохода, полученного работником в натуральной форм
А вот если бы целью командировки было, предположим, «проведение переговоров с потенциальными контрагентами», вы могли бы учесть командировочные расходы в обычном порядке.
Когда наступает полная материальная ответственность командированного
Отправляем своих работников в командировку и выдаем им достаточно крупные суммы наличных денег для закупки материалов. Нужно ли заключать с ними договоры о полной материальной ответственности?
: Нет, не нужно. Ведь выдача им наличных денег авансом автоматически делает их подотчетными лицами. И после возвращения из командировки они должны в течение 3 рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы, и вернуть неистраченные средств
Если же работник задолжает вам больше, чем составляет его среднемесячный заработок, то взыскать остальную часть долга можно будет только через
Кстати, даже если вы заключите со своими работниками, которым вручаете деньги, договоры о полной материальной ответственност
Возвращение из командировки в выходной день
Работник на окладе по приказу отправлен в командировку с 14 по 18 марта. Обратный билет он принес на
: День возвращения из командировки определяется по дате, указанной в билете, по которому работник вернулся в населенный пункт, где находится его постоянное место работ
С вопросом, как оплачивать день возвращения из командировки, совпадающий с выходным днем, мы обратились в Минздрав России.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Если по инициативе работодателя день возвращения из командировки попадает на выходной день, то он должен быть оплачен как работа в выходной ден
ьст. 153 ТК РФ; п. 5 Положения. То есть не менее чем в двойном размере оплачивается время нахождения в командировке в такой день до момента прибытия транспортного средства. Для работника, получающего оклад, в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимальная сумма оплаты за день возвращения рассчитывается исходя из двойной часовой части оклада.Если же день возвращения из командировки попал на выходной день по инициативе самого работника, то оплачивать работнику этот день работодатель не обяза
н”.
То есть если вернуться в воскресенье из командировки было единоличным решением работника и вас он об этом не уведомлял, то оплачивать ему этот день не нужно. А если работник согласовал с вами, что он вернется из командировки на день раньше, в свой выходной, и вы составили приказ об изменении периода командировки, то оплатить 17 марта нужно. За день возвращения работнику надо будет оплатить часы нахождения в пути, то есть до того часа, когда прибыл «обратный» транспорт. Чтобы рассчитать часовую часть оклада работника, его оклад нужно поделить на норму рабочих часов для него по производственному календарю за март. Оплатить этот день надо в двойном размере либо в одинарном, если работник попросит за этот день отгу
Некоторым работникам удавалось доказать в суде, что оплата за день возвращения из командировки, попавший на выходной, должна быть посчитана исходя из двойной часовой части среднего заработка, а не из оклад
Таким образом, если командированный работал в будни, а в выходной вернулся домой с вашего согласия, то ему нужно:
- выплатить суточные за 4 дня командировки — с 14 по 17 март
аст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения; - выплатить средний заработок за 2 дня — 14 и 15 март
аст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения; - оплатить не менее чем в двойном размере часы до прибытия транспортного средства в город нахождения вашей организации 17 марта.
НДФЛ со сверхлимитных суточных
У нас в командировках бывает только руководящий состав. Мы выплачиваем суточные в размере 1000 руб. Когда с сумм, которые превышают не облагаемый НДФЛ лимит (700 руб.), надо удержать НДФЛ?
: Доход должен определяться на дату утверждения авансового отчет
