Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 апреля 2013 г.

Какие бывают печати

У компании может быть несколько разных печатей.

Прежде всего, основная печать. Это термин неофициальный. Так обычно называют печать, которая в нормативных актах упоминается как «печать организации», «печать работодателя» (Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225)). К ней предъявляются законодательные требования (п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ):

• по форме — она должна быть круглая;
• по содержанию — на ней должно быть написано:

— полное фирменное наименование на русском языке. Дополнительно можно указать название компании на любом другом языке;

— место нахождения компании. Вполне достаточно указать только город, если ваша компания располагается в административном центре (например, г. Краснодар), или город и наименование региона (например, г. Армавир, Краснодарский край). Весь адрес (включая улицу и номер здания) писать необязательно. Но если он будет — это не ошибка.

С печатью любой документ выглядит гораздо солиднее и весомее

Допускается разместить на печати товарный знак, эмблему фирмы, сокращенное наименование (обычно в центре), ИНН, ОГРН, любые иные реквизиты, если они поместятся.

Основную печать можно ставить на любой ваш документ, в отличие от дополнительных (вспомогательных) печатей. Это оттиски, которые содержат, помимо информации с основной печати, дополнительные сведения. К примеру, указание на вид:

• <или>структурного подразделения фирмы — «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал»;
• <или>документов, на которые ставится печать, — «Для договоров», «Для счетов», «Для справок».

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено проставление на документе печати организации, то есть основной печати.

Еще одним устройством для выполнения оттиска на бумажном носителе, которое применяется в ежедневной работе, является штамп. Он содержит текстовую или цифровую информацию и добавляет документу набор реквизитов (например, дату, надпись — «Верно», статус — «Оплачено», «Секретно» и др.).

Штамп облегчает работу, позволяя не делать подобные надписи вручную. Его форму и содержание можно придумывать самостоятельно — никаких законодательных требований не установлено.

Как поставить печать

Печать на любом документе надо ставить так, чтобы легко читались:

• текст на оттиске;
• подпись должностного лица;
• расшифровка подписи.

Также следите, чтобы оттиск был четким — не слишком густым или бледным, с полным изображением.

Используйте для оттиска печати водостойкую штемпельную краску.

Доверенность № 4

г. Москва

13 апреля 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Хорошее настроение» в лице директора Добрейшего Николая Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Улыбкину Светлану Сергеевну...

...

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года без права передоверия.

Директор ООО «Хорошее настроение»			Н.П. Добрейший
1

(1) Здесь должен стоять оттиск основной печати, чтобы удостоверить подлинность доверенности (п. 5 ст. 185 ГК РФ)

Удостоверяем подлинность сведений

В доверенности

Печать — обязательный атрибут доверенности, выданной от имени организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Без печати любая доверенность (к примеру, на получение материальных ценностей, на представление интересов компании в суде или в налоговой инспекции) недействительна.

В документах, представляемых в налоговые органы

Не забывайте ставить печать на отчетности, представляемой в ИФНС, в том месте, где в самой форме декларации стоят буквы «М. П.».

А вот проставление оттиска печати на заявлениях, сопроводительных письмах, подаваемых в инспекцию, законодательством не установлено. Но лучше все-таки ставить печать и на подобных документах, чтобы в инспекции их не отказались принять или не оставили без рассмотрения (Постановление ФАС МО от 27.03.2012 № А40-3634/11-90-16).

В трудовой книжке

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки (Правила № 225; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция № 69)).

В документах по обязательным формам

Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

Печать вам понадобится при заполнении:

• <или>унифицированных форм Росстата, где печать является обязательным реквизитом (например, командировочного удостоверения (форма № Т-10)). Причем когда в документе более одного листа (например, в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4), в журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-5), в кассовой книге (форма № КО-4)), их надо прошить, пронумеровать и на последней странице сделать об этом запись и поставить печать:

Всего пронумеровано и прошнуровано  120  листов.

Руководитель организации	директор должность	подпись	Н.П. Добрейший расшифровка подписи
Главный бухгалтер		подпись	С.С. Улыбкина расшифровка подписи

«28» декабря 2012 г.

• <или>документов, для которых есть обязательные формы:

• большинства бланков строгой отчетности (пп. 3, 5, 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359). Имейте в виду, что печать надо ставить на каждый выдаваемый БСО — нельзя заранее напечатать эти бланки с нанесением печати типографским способом (п. 5 Письма ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@);
• путевых листов (п. 12 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152);
• приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-1).

КВИТАНЦИЯ

 

к приходному кассовому ордеру № 12

от «01» апреля 2013 г.

Принято от

ООО «Белый свет»

...

«01» апреля 2013 г.

М. П. (штамп)

1

Главный бухгалтер

(подпись)

С.С. Улыбкина (расшифровка подписи)

Кассир

(подпись)

П.П. Богатый (расшифровка подписи)

(1) Лучше, если вместе со штампом кассира, к примеру «Принято», будет стоять еще и печать. И обратите внимание: печать должна стоять полностью на остающейся у покупателя квитанции (п. 3.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88)

В «ценовых» бумагах

Роспотребнадзор при проверке может оштрафовать, если нет печати организации (ст. 14.15 КоАП РФ):

• <или>на ценниках — при продаже в торговых залах. Печать можно не ставить, если есть подпись материально-ответственного лица (п. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства от 19.01.98 № 55; Постановление 13 ААС от 24.05.2012 № А56-55522/2011);
• <или>на прейскурантах — при разносной торговле.

Исправляем и заверяем

Также печать используют для заверения:

• исправительных записей в документах, к примеру в больничном листе;
• копий документов (п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Росстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). В таких случаях можно использовать вспомогательную печать с надписью, к примеру, «Для копий».

Главный бухгалтер			С.С. Улыбкина

01.04.2013

Например, так надо заверять копии представляемых в ИФНС по ее запросу документов (статьи 93, 93.1 НК РФ). Причем такую надпись надо делать на каждом документе отдельно, сколько бы их ни запросили (Письмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122).

Если вы сдадите подшивку разных бумаг, заверенную одной печатью, будьте готовы к тому, что бумаги не примут. И вам наверняка в суде придется оспаривать решение о привлечении к налоговой ответственности за непредставление документов (п. 1 ст. 129.1 НК РФ; Постановления ФАС ЗСО от 16.10.2012 № А75-10185/2011, от 30.08.2012 № А75-10187/2011).

Но если документ состоит из нескольких листов, то заверить его можно следующим образом: прошить все страницы и на последней странице копии проставить печать и написать: «Копия на семи листах верна».

На каких документах печать не обязательна

Приведем несколько примеров, когда печать на документе необязательна, но ее по привычке все равно ставят. В рассмотренных нами случаях можно воспользоваться как основной, так и вспомогательной печатью фирмы. Конечно, если специального указания на вид печати не содержится, допустим, в договоре.

Если законодательство не обязывает ставить печать на документе, а вы это сделаете, ошибки не будет. Поэтому, когда вы сомневаетесь, нужна печать или нет, ставьте ее — вы ничего не нарушите.

На трудовом договоре

Без печати этот документ не становится недействительным (статьи 57, 61 ТК РФ). Но в деловом обороте принято заверять печатью подпись человека, действующего от имени компании в отношениях с работниками. В том числе при оформлении договора о полной материальной ответственности, дополнительных соглашений к трудовому договору.

Если уж вы ставите печать на перечисленных документах, то лучше используйте основную печать компании, а не вспомогательную. И обязательно ставьте печать на трудовом договоре, который со стороны работодателя подписывает не законный представитель компании (руководитель фирмы), а, к примеру, заместитель директора, директор по персоналу. Вашим работникам будет от этого спокойнее.

На гражданско-правовом договоре

В ГК РФ также нет требования о проставлении печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями его сторон, иногда включают в текст договора.

6.3. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

...

Покупатель:   Генеральный директор ООО «Белый свет»		Поставщик:   Директор ООО «Хорошее настроение»
В.М. Светящийся		Н.П. Добрейший

На разработанной самостоятельно первичке

Утверждая свои формы первичных документов, можете не ставить буквы «М. П.» (место печати) на «изобретенном» вами документе. Закон о бухучете не называет оттиск печати в качестве обязательного реквизита первички (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Но мы советуем вам обходиться без печати только на внутренних документах фирмы (приказах, штатном расписании, табелях учета рабочего времени). А вот стоит ставить печать:

• на бумагах, которые будут передаваться контрагентам: все же печать придает документу весомость, удостоверяя подлинность подписей расписавшихся на нем людей. Кстати, контрагенты могут сами попросить записать в договоре следующее:

• на первичке по учету труда и его оплаты. Например, на командировочном удостоверении лучше оставить место для печатей, которые заверяют записи о том, что ваш работник уехал от вас и прибыл на место командировки, а потом вернулся. Так проще подтверждать расходы.

***

Для заверения любых сведений лучше ставить печать, а не штамп (даже там, где по форме предусмотрена возможность выбора — «М. П. (штамп)»).

Если у вас две печати — основная и вспомогательная, то советуем вам:

• ставить основную печать на документы, передаваемые в госорганы: так вы избежите дополнительных придирок с их стороны;
• применять вспомогательные печати строго по назначению. Например, печать «Для документов» можно проставить на любых бумагах. А вот печать «Для счетов» не надо ставить в трудовую книжку.

Конечно, идеальный вариант при наличии нескольких видов печатей — чтобы у вас в компании было:

• <или>закреплено в едином локальном нормативном акте, когда какую печать применять;
• <или>расписано в положениях по каждому структурному подразделению, какая печать и в каких случаях может проставляться.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“В отдельном локальном акте (положении, приказе и т. п.) можно предусмотреть, сколько в организации печатей и для чего они предназначены: основная, «Для документов», «Для командировочных удостоверений», «Для накладных» и т. д. Здесь же может быть указан порядок работы с печатью: у кого (в чьем личном сейфе) хранится, на какие документы проставляется, на каком основании (чаще всего указывают перечень документов (договоры, акты и прочее) и должностных лиц, подписи которых могут заверяться печатью (заместители генерального директора, главный бухгалтер и т. д.)). А также в каких случаях печати выдаются для их использования вне организации.

Например, печать «Для накладных № ХХХ» может изготавливаться в нескольких экземплярах (у каждого свой номер) и выдаваться для использования экспедиторам или иным работникам, уполномоченным забирать товары у продавцов и делать отметки в их накладных. Такие печати могут постоянно находиться у этих сотрудников и возвращаться в организацию только при их увольнении для передачи новому работнику”.