Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 июня 2014 г.

Содержание журнала № 12 за 2014 г.

Касса: формы — прежние, правила ведения — новые

Комментарий к новому Указанию ЦБ о порядке ведения кассовых операций

С 1 июня изменились правила ведения кассовых операций. А вот формы всей кассовой документации, вопреки первоначальному намерению ЦБ обновить их, остаются старыми, привычными. Однако в порядке составления почти каждого из оформляемых при ведении кассы документов есть некоторые новшества. С них и начнем обзор основных изменений.

Изменения в правилах составления кассовых ордеров

Получатель больше не обязан указывать в РКО выдаваемую ему сумму прописью. Все, что от него требуется, — пересчитать под наблюдением кассира деньги, проверить РКО и расписаться в немп. 6.2 Указания. А вот тот, кто оформляет РКО, должен, как и раньше, впечатывать сумму в табличную часть цифрами, а в строку «Сумма» — прописью. Одна из задач кассира — до выдачи денег сверить между собой обе эти записип. 6.1 Указания, вслед за ним это должен сделать и получательп. 6.2 Указания.

Оставлять ли теперь строку «Получил (сумма прописью)» пустой? Лучше заполните ее в печатном виде сразу, еще при оформлении РКО. Все-таки Указание обязывает составлять РКО не в произвольном виде, а по формеп. 4.1 Указания, а из формы эту строку никто не убирал.

Руководитель организации (уполномоченное им лицо) в общем случае теперь не обязан подписывать РКО. Подписи в РКО ставит главбух либо бухгалтер, а также — в момент выдачи денег — кассирпп. 4.3, 6.2 Указания. Так что при наличии подписи главбуха (бухгалтера) строка «Руководитель организации» в РКО теперь может оставаться пустой.

Понятно, что на выдачу денег должно быть письменное распоряжение директора либо того, кого директор уполномочил принимать решения о расходовании денег из кассы. И если вам удобнее, чтобы такое распоряжение директор оформлял путем подписания РКО, то он по-прежнему вправе это делать — нарушением порядка это не будет. А при выдаче денег под отчет таким распоряжением служит разрешительная виза на заявлении работникап. 6.3 Указания.

А вот случаи, в которых директор (уполномоченное им лицо) по-прежнему обязан расписываться в РКО и в ПКО:

• <если>в организации нет главбуха и бухгалтера;
• <если>директор сам принимает либо выдает деньги из кассы. Он вправе сам проводить кассовые операции даже при наличии в организации кассирапп. 4, 4.3 Указания.

Из порядка исчезло упоминание о том, что кассир должен подписать отрывную квитанцию к ПКО. На наш взгляд, это вовсе не означает, что подпись кассира на квитанции больше не нужна. Ведь обязанность подписать ПКО у него осталасьп. 5.1 Указания, а квитанция является частью приходника.

Если вместо чеков ККТ вы выдаете БСО, то со спокойной душой можете на их основании оприходовать дневную (сменную) выручку одним ПКОп. 5.2 Указания. Это право вытекало и из прежнего порядка ведения кассы, но не было в нем прямо указано.

А вот у вмененщиков, которые ни ККТ не применяют, ни БСО не выдают, а ограничиваются выдачей по требованию покупателя товарного чека (квитанции и т. п.)п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, полной ясности с составлением одного ПКО на всю дневную выручку не наступило.

Формально прежний порядок обязывал таких ЕНВДшников выписывать ПКО каждому покупателю. Теперь, как написано в Указании, они на основании товарных чеков вправе составить один ПКО на общую сумму принятых за день наличныхп. 5.2 Указания. Однако по закону товарные чеки нужно отдавать покупателям, и не ясно, как при этом они могут служить законным основанием для составления ПКО у продавца.

На наш взгляд, вы сможете воспользоваться новшеством и составлять один приходный ордер на всю дневную выручку, если будете:

• выдавать такие чеки всем покупателям подряд, а не только тем, кто их потребовал. В ином случае получается, что один общий ПКО вы сможете составить только на сумму выданных чеков;
• оставлять себе копию каждого чека или предусмотрите в нем выдаваемую покупателям отрывную часть. Остающиеся у вас документы и будут основанием для составления общего ПКО.

Оформлять кассовые документы теперь может и сторонний бухгалтер, то есть привлеченный по гражданско-правовому договоруп. 4.2 Указания. А вот назначить кассиром, который принимает и выдает наличные и, соответственно, именно в качестве кассира подписывает ПКО и РКО, по-прежнему допустимо только работника организации или ИПп. 4 Указания.

Изменения в правилах оформления прочей кассовой документации

Из порядка убрали упоминание о том, что листы кассовой книги нужно оформлять в двух экземплярахп. 4.6 Указания.

Однако ни сама форма кассовой книги, ни указания по ее заполнению не изменились. А в указаниях сказано, что каждый лист заполняется в двух экземплярах. И в книге, которую вы ведете сразу на бумаге, по-прежнему есть отрывной лист. Безопаснее продолжать его оформлять. Если же вы ведете книгу на компьютере, а в конце дня распечатываете для подписания, то во втором экземпляре листа особого смысла нет. При необходимости распечатать вторые экземпляры не составит труда.

Закреплена возможность вносить исправления:

• в кассовую книгу и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которые ведутся на бумаге;
• в расчетно-платежные и платежные ведомости.

При этом нужно указывать дату исправления, фамилии, инициалы и подписи лиц, оформивших документ, в который вы вносите исправленияп. 4.7 Указания. Вносить их можно было и раньше, но прямо об этом в порядке не говорилось.

А вот в электронных кассовой книге и книге учета принятых и выданных кассиром денег, подписываемых ЭЦП, какие-либо изменения не допускаются. Как быть, если в такой книге оказалась ошибка, в Указаниях не сказано. На наш взгляд, нужно составить бухгалтерскую справку об обнаружении ошибки. Ее должны подписать те же, кто подписывал своими ЭЦП книгу.

За «пустой» день — когда не было ни приема, ни выдачи наличных — никаких записей в кассовой книге делать не нужноп. 4.6 Указания. Представители ЦБ давали такие разъяснения и раньше (см. , 2013, № 22, с. 63), но до сих пор в порядке ведения кассы это не было указано.

Заявление работника для выдачи денег под отчет по-прежнему необходимо. Но теперь директор, подписывая его, больше не обязан собственноручно проставлять в нем сумму и срок, на который выдаются деньги. Эта информация в заявлении все равно должна быть, но указана она может быть каким угодно способомп. 6.3 Указания.

По итогам выдачи работникам зарплаты больше не нужно составлять реестр депонированных сумм. Из порядка ведения кассы убрали упоминание о том, что сами депонированные суммы подлежат сдаче в банк, — их спокойно можно оставлять в кассе (в пределах лимита, конечно)п. 4.6 Указания.

Новое в кассовых расчетах с физлицами, работающими по договорам подряда и оказания услуг

В некоторых положениях нового порядка те физлица, с которыми у вашей организации заключен гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг и т. п.), теперь приравнены к работникамп. 5 Указания. А это означает следующее.

Если такому физлицу для выполнения его задачи необходимо приобрести что-то от имени организации, то нужные для этого наличные вы можете выдать ему под отчетп. 6.3 Указания. Раньше же наличные под отчет можно было выдавать только тем, кто работает по трудовому договору.

Например, человек по договору оказания услуг чинит при необходимости вашу офисную технику. Для устранения поломки он должен купить за счет вашей организации новые детали. До сих пор в таких случаях в РКО в строке «Основание» указывали, что деньги выдаются на исполнение гражданско-правового договора. Теперь вы можете выдать деньги под отчет.

Но для этого нужно выполнить всю «подотчетную» процедуру: от написания заявления на выдачу наличных под отчет с обязательным указанием срока, на который выдаются деньги, до составления авансового отчета. Действует в этом случае и правило о том, что при наличии непогашенной «неподотчетной» задолженности новая сумма под отчет не выдается.

В расчет лимита остатка кассы по второй формуле (то есть по объему расходования наличных) теперь нельзя включать выданные из кассы вознаграждения таким физлицамп. 2 Указания; п. 2 приложения к Указанию. Ведь по правилам заполнения форм статотчетности эти вознаграждения входят в фонд зарплатып. 88 Порядка заполнения формы П-4, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428. А входящие в этот фонд выплаты работникам не учитываются при расчете лимитап. 2 Указания; п. 2 приложения к Указанию. Раньше под работниками здесь подразумевались лишь те, с кем заключен трудовой договор. Поэтому выплаченные наличными вознаграждения тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, при расчете лимита учитывались. Теперь же из расчета лимита такие вознаграждения надо убрать. Так что проверьте свой лимит и при необходимости пересчитайте.

Формула лимита: выбор за вами, но его нужно обосновать

Теперь можно выбрать, по какой из двух формул — по выручке или по расходам — рассчитывать лимит. То есть даже если у вас бывают наличные поступления от продаж, вы вправе рассчитать лимит по объему расходования денег из кассы.

Однако выбирать формулу нужно не просто так, а «исходя из характера деятельности» вашей организациип. 2 Указания. Поэтому выбор лучше как-то обосновать. Обоснование приведите в приказе об установлении лимита. Например, укажите, что у вас объем расходования наличных превышает объем их поступления, поэтому вы рассчитываете лимит «по расходам».

Сами формулы остались прежнимиприложение к Указанию (за исключением рассмотренного нами выше исключения из расчета вознаграждений работающим по гражданско-правовым договорам). Поэтому, если ваш нынешний лимит вас устраивает, пересчитывать его нет необходимости. А вот приказ о лимите лучше заменить новым, датированным 01.06.2014 и изданным на основании Указания.

Обособленные подразделения: каждому — свой лимит и своя кассовая книга

Вести отдельную кассовую книгу нужно в каждом подразделении организации, по месту нахождения которого оборудуется (не важно, на какой срок) хотя бы одно рабочее местоп. 2 Указания. Именно такие подразделения теперь считаются обособленными для целей кассового порядка.

ОП должно передавать головному подразделению не листы своей кассовой книги, а их копии, а оригиналы хранить у себя. О том, что копия должна быть как-то заверена, в Указании ничего не сказано. А значит, передавать ее можно и по факсу, и в отсканированном виде по электронной почте. Порядок передачи должен установить своим распоряжением руководитель организации. Срок передачи тоже оставлен на ваше усмотрение — важно только, чтобы к составлению бухгалтерской отчетности все необходимые для этого листы были полученып. 4.6 Указания.

Напомним, прежний порядок обязывал передавать лист за день не позднее чем на следующий рабочий день. Представители ЦБ, правда, разъясняли, что речь шла о передаче всего лишь сведений из листа, а не его оригинала (см. , 2013, № 22, с. 63).

С 01.06.2014 нужно установить свой отдельный лимит остатка кассы каждому из тех ОП, которые сдают наличные не в банк, а в кассу другого подразделения своей организации — головного либо обособленногоп. 2 Указания.

До сих пор у таких ОП своего фиксированного лимита не было. Организация устанавливала один общий лимит для совокупного остатка наличных в головном подразделении и во всех таких ОП. Поэтому день ото дня остаток мог распределяться между ними по-разному, лишь бы общая его величина укладывалась в общий лимит.

Теперь же нужно лимит организации, рассчитанный по совокупной наличной выручке (совокупным расходам из кассы) головного подразделения и всех таких ОП, распределить между ними и результат распределения зафиксировать в приказе. Как распределять, вы решаете сами. Экземпляр приказа с установленным для ОП лимитом нужно передать этому ОП.

Тем ОП, которые сами сдают свои наличные в банк для зачисления на счет организации, лимит, как и раньше, нужно рассчитывать по тем же правилам, что и организациям. Правда, в отличие от прежнего порядка, уже не важно, какой это счет — открытый специально для этого подразделения, то есть с правом руководителя ОП распоряжаться средствами на нем, или же предназначенный только для зачисления на него денег ОПп. 2 Указания.

Привилегии для ИП и малых фирм

Организации, которые являются субъектами малого предпринимательства, и все ИП, независимо от режима налогообложения, получили право не устанавливать лимитабз. 10 п. 2 Указания. А это означает, что они могут хранить в кассе сколько угодно наличных и не обязаны сдавать их в банкабз. 1 п. 2 Указания.

Если вы хотите воспользоваться этой возможностью, отмените приказ, которым у вас до сих пор был установлен лимит. Для этого сделайте новый приказ о том, что ранее установленный лимит прекращает свое действие с 01.06.2014, так как с этой даты ваша фирма (ИП) пользуется правом хранить наличные в кассе без ограничения.

Все ИП вправе не оформлять кассовые документы, то есть ПКО и РКОп. 4.1 Указания, и не вести кассовую книгуп. 4.6 Указания.

Пользоваться этой привилегией ИП может только при условии, что ведет учет, предусмотренный налоговым законодательством для того режима, который применяетпп. 4.1, 4.6 Указания. На «доходно-расходной» упрощенке и на ОСНО это учет доходов и расходовст. 346.24, п. 2 ст. 54 НК РФ; Приказ Минфина № 86н, МНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002, на «доходной» упрощенке и на патенте — учет доходовст. 346.24, п. 1 ст. 346.53 НК РФ, на ЕНВД — учет физических показателейпп. 2, 9 ст. 346.29 НК РФ; Письмо Минфина от 31.01.2013 № 03-11-10/1925.

Впрочем, избавиться, скорее всего, получится в основном от тех кассовых ордеров, которые ИП до сих пор вынужден был составлять на самого себя — например, когда приходовал дневную выручку, забирал ее на личные либо хозяйственные нужды, вносил свои личные деньги в кассу и т. п. Получится без РКО и выдать зарплату наличными — работники распишутся в платежной или расчетно-платежной ведомости.

А во многих других случаях без составления кассовых ордеров ИП все равно не обойтись, например:

• при выдаче работникам соцстраховских пособий. Без РКО ФСС не согласится зачесть либо возместить выплаченное пособие;
• когда ПКО либо РКО служит единственным первичным документом, подтверждающим получение доходов или оплату расходов на УСНО и на общем режиме;
• когда нужно зафиксировать факт передачи денег, например при выдаче/получении займа, приеме от продавцов выручки за смену, выдаче денег работнику под отчет и т. д.

Возникает вопрос: можно ли в таких случаях ограничиться разовым составлением кассовых документов без постоянного и полноценного ведения кассы? На наш взгляд, можно, поскольку такой кассовый ордер будет выступать лишь в качестве расписки в получении денег, а не подтверждать внесение наличных в кассу или выдачу из нее. Кстати, и для кассовой проверки такие ордера представлять не нужно.

Более того, из Указания следует, что касса как заранее определенное место проведения кассовых операций теперь может быть только у юридических лицп. 2 Указания.

Получается, что:

• ИП может проводить кассовые операции где угодно. При этом все правила ведения этих операций (за исключением названных выше освобождения от установления лимита, ведения кассовой книги и оформления кассовых ордеров) ИП по-прежнему обязан соблюдать. Например, продолжают применяться правила по выдаче наличными зарплатып. 6.5 Указания, выдаче денег работникам под отчетп. 6.3 Указания, выдаче денег по доверенностип. 6.1 Указания;
• теперь не ясно, действует ли для ИП закрытый перечень целей, на которые можно направлять поступившую в кассу наличную выручку, а также требование получать со счета в банке и вносить в кассу деньги, необходимые для расчетов по договорам аренды недвижимости, выдаче/возврату займов, уплате процентов по ним и для некоторых других расчетовпп. 2, 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Кроме того, у ИП, пользующегося правом не составлять ПКО и РКО, проверить соблюдение этих ограничений невозможно. Поэтому нельзя исключить, что налоговики станут требовать составления приходных и расходных ордеров по соответствующим кассовым операциям.

***

Как видим, упрощение кассовых правил для ИП не вполне согласуется с одновременно введенным ужесточением правил наличных расчетов. Будем надеяться, ЦБ и ответственные за проверки кассы налоговики в ближайшее время выпустят официальные разъяснения на этот счет.