Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 июля 2014 г.
Содержание журнала № 15 за 2014 г.Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте
Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.
После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит
Определяемся с валютным курсом
Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци
- <если>работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход
ыст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347.
Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;
- <если>работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет
аподп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.
Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в
Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить
Не забываем про суточные
Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие
При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс
Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк
Если ваша организация выплачивает суточные в
По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат
Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:
- <если>работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
- <если>работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Заполняем авансовый отчет
Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы
Если в вашей организации применяется унифицированная форма
Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.
ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном
Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.
Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.
Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.
| Верховенский Л.Г. |
| 20.05.2014 |
| 27.05.2014 |
| 20.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни |
| 27.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни |
1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации
2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 60 000,00 руб.
3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:
№ | Дата | № справки банка | Покупка | Продажа | Курс обмена, руб/ | Комиссия, руб. | ||
евро | руб. | евро | руб. | |||||
1 | 19.05.2014 | 530 | 25 440 | 48 | 120 | |||
2 | 26.05.2014 | ХХ75 | 200 | 10 000 | 50 | 0 |
4. Данные о расходах:
№ | Подтверждающий документ | Вид расхода | Расходы | ||||
дата | наименование | номер | руб. | евро | курс пересчета | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1 | 19.05.2014 | Справка банка | Комиссия банка за обмен рублей на евро | 120,00 | — | — | |
2 | 20.05.2014 | Билеты на поезд | 45872645, 45872646 | Железнодорожные билеты Тверь — Москва и Москва — Тверь | 3 200,00 | — | — |
3 | 20.05.2014 | Чек ККТ | 689 | Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) | 50,00 | — | — |
4 | 20.05.2014 | Билет | 5473265 | Билет на аэроэкспресс до аэропорта | 400,00 | — | — |
5 | 20.05.2014 | Авиабилет | 670203757 | Авиабилет Москва — Берлин | 7 900,00 | — | — |
6 | 20.05.2014 | Билет | 50268753 | Билет на общественный транспорт | 1 440,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки |
7 | 26.05.2014 | Авиабилет | 530248276 | Авиабилет Берлин — Москва | 7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки |
8 | 27.05.2014 | Счет из гостиницы | 22576 | Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость — 525 евро | 16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки |
9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | |||||
9 | 27.05.2014 | Билет | 5836 | Билет на аэроэкспресс до аэропорта | 400,00 | — | — |
10 | 27.05.2014 | Чек ККТ | 3989 | Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) | 50,00 | — | — |
11 | 30.05.2014 | — | — | Суточные за время командировки по | 450,00 | 9,00 | 50 |
22 190,93Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета | 471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета | 47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета | |||||
Итого | 69 750,93 | х | х |
5. Остаток/перерасход в рублях: 9 750,93 руб.Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин
Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.
| Верховенский Л.Г. |
После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.
Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:
№ | Показатель | Сумма, руб. |
1 | Общая сумма суточных в рублях (450 руб. + 22 190,93 руб.) | 22 640,93 |
2 | Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах (2500 руб. х | 17 500,00 |
3 | Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах (700 руб. х | 700,00 |
4 | Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ (строка 2 + строка 3) | 18 200,00 |
5 | Сумма суточных, облагаемых НДФЛ (строка 1 – строка 4) | 4 440,93 |
В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.
ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.
После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс —
При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник
Расчет командировочных расходов будет выглядеть несколько иначе.
1. В разделе 2 будет указана иная сумма полученного аванса:
2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 85 000,00 руб.
2. Таблица в разделе 3 «Данные о покупке-продаже иностранной валюты» будет выглядеть так:
№ | Дата | № справки банка | Покупка | Продажа | Курс обмена, руб/ | Комиссия | ||
евро | руб. | евро | руб. | |||||
1 | 19.05.2014 | 1230 | 59 040 | 48 | 120 | |||
2 | 29.05.2014 | 1363 | 29 | 47 | 0 |
3. В таблице 4 «Данные о расходах» добавится строка для учета разницы из-за потери на курсе, а также изменятся рублевые значения суммы расходов на оплату проживания в гостинице, суточных и итоговой суммы:
№ | Подтверждающий документ | Вид расхода | Расходы | ||||
дата | наименование | номер | руб. | евро | курс пересчета | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
… | |||||||
8 | 27.05.2014 | Счет из гостиницы | 22576 | Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость — 525 евро | 25 200,00 | 525 | 48 |
… | |||||||
10 | 29.05.2014 | Справка банка | Расход из-за разниц курсов при обмене валюты (29 евро х | 29,00 | — | — | |
11 | 30.05.2014 | — | — | Суточные за время командировки по | 22 992,00 | 479 | 48 |
47,12 | 1 | 47,1145 | |||||
Итого | 69 796,12 | х | х |
4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:
5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).
Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).
***
Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.
Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.
А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).
Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.