Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 28 июля 2014 г.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Изменяем график отпусков

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ
от «___» ________ 20__ г. № ____ учтено
Руководитель
Генеральный директор
(должность)
Номер документа Дата составления На год  
ГРАФИК ОТПУСКОВ 141 01.04.20142 2014
(личная подпись)
А.Ю. Соколов
(расшифровка подписи)
«01»  апреля  20 14 г. 3
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание
количество календарных дней дата перенесение отпуска
запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Продавец Солнцева Ирина Петровна4 18 28 10.11.20145 Принята на работу 25.12.20136
Уборщица Морковкина Ольга Ивановна7 23 28 01.12.20148 Принята на работу 11.01.20149

(1) Указываете порядковый номер на дату утверждения, если в организации принята нумерация для таких документов

(2) Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году

(3) Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году

(4) Указываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год

(5) Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году

(6) Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год

(7) Указываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год

(8) Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году

(9) Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год

Изменяем график, если меняется запланированная дата отпуска

Любые другие изменения в график отпусков связаны с тем, что по каким-либо причинам отпуск предоставляется раньше или позже запланированной даты отпуска (графа 6 графика отпусков) либо вообще не предоставляется в текущем календарном году.

В таких случаях запланированную при утверждении графика отпусков дату начала отпуска (графа 6) вы не изменяете, а вносите сведения в графы 8 (основание (документ), где указываете его дату и номер (если есть)), 9 (дата предполагаемого отпуска) и 10 (примечание) графика.

В таблице приведены наиболее распространенные ситуации, требующие внесения изменений в график отпусков, и примеры записей, обосновывающих изменения.

Графа 8 Графа 9 Графа 10 Пояснения
В графике отпусков указана не конкретная дата начала отпуска, а месяц, когда работник должен уйти в отпуск
Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты Ничего не указываете Ничего не указываете В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуска (ст. 123 ТК РФ)
Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска
Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет) Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не совершил (ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ). Но такое заявление не освободит вас от обязанности начислить компенсацию на задержанные суммы отпускных. Ведь она выплачивается независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ)
На предоставление отпуска в удобное для них время могут претендовать, в частности (ст. 122 ТК РФ):
Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска
Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе Указываете, что работник — внешний совместитель Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ)
Перенос отпуска по просьбе работника
Письменное заявление работника Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее
Продление отпуска в связи с болезнью
Ничего не указываете Ничего не указываете Ничего не указываете В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ). Если работник продлевает отпуск, то для оформления этого не нужно ни работнику писать заявление, ни работодателю оформлять какие-либо документы. Работник просто представит вам больничный
Перенос отпуска в связи с болезнью работника
Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника
Перенос отпуска в связи с уходом в декрет
Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком Работодатель обязан предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 260 ТК РФ):
  • <или>перед отпуском по беременности и родам;
  • <или>после отпуска по беременности и родам;
  • <или>после отпуска по уходу за ребенком.
Если к моменту начала ежегодного отпуска женщина не заработала отпускной стаж для полного отпуска, его придется предоставить авансом (ст. 122 ТК РФ)
Уход в отпуск по беременности и родам
Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам Ничего не указываете Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен позднее (ст. 260 ТК РФ)
Отзыв из отпуска
Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год.
Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год
Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ). Если работник не согласен досрочно выйти из отпуска, то он просто догуливает свой отпуск
Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью
Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год (ст. 124 ТК РФ)
Предоставление отпуска с последующим увольнением
Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпуска (ст. 127 ТК РФ)
Увольнение работника
Приказ об увольнении работника Ничего не указываете Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсация (ст. 127 ТК РФ)

***

Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.