Первичка: как сохранить и... выбросить

Сроки хранения первичной документации и порядок ее уничтожения

Как известно, в работе организации документ должен быть почти на каждый чих, иначе при какой-нибудь проверке хлопот не оберешься. Вместе с тем архив постоянно разрастается. Рано или поздно вы задаетесь вопросом: а нельзя ли что-нибудь выкинуть? Можно. Но с умом, чтобы не выплеснуть вместе с водой ребенка.

НК: хранить первичку надо 4 года. Или больше?

Установленный НК РФ базовый срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы или расходы, общеизвестен — 4 года считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налогаподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; Постановления 9 ААС от 19.09.2012 № 09АП-25082/2012-АК, 09АП-24609/2012-АК, от 12.05.2012 № 09АП-10098/2012-АК. Поясним, что это значит.

Предположим, фирма купила здание и установила срок его полезного использования — 31 год. Все это время она будет включать в расходы амортизационные отчисления по недвижимости. Следовательно, акт приема-передачи здания и другие документы, связанные с его покупкой, должны быть под рукой в течение 31 года амортизации. И лишь потом начнутся 4 года, отведенные НК. Общий срок хранения документов по зданию — 35 лет.

Другой вариант: продавец отгрузил товар, а покупатель так и не расплатился. Истек срок исковой давности, время списывать безнадежный долг во внереализационные расходы. Чтобы это было безопасно, отгрузочную первичку придется сберегать 7 лет: 3 года исковой давности и еще 4 «базовых». Иначе нечем будет подтвердить ни сумму дебиторки, ни дату возникновения долга. Тут и суд не поможетПостановления ФАС ВВО от 08.11.2012 № А11-6321/2011; ФАС ПО от 03.10.2012 № А72-7995/2011; 2 ААС от 22.01.2013 № А29-7272/2012.

И последний пример того, как считать налоговый срок хранения первички. Вы хорошо знаете, что для целей налогообложения убыток можно переносить на будущее в течение 10 лет считая с года его возникновения. Глава 25 НК предписывает беречь первичные документы, подтверждающие размер убытка, все время его переносапп. 2, 4 ст. 283 НК РФ. Если так выйдет, что для этого понадобятся все 10 лет, то и бумаги должны быть у организации столько же. И лишь по прошествии десятилетия начнется базовый четырехлетний срок из НК. То есть всего первичка по размеру убытка в худшем случае будет пылиться 14 лет. Иначе его перенос посчитают неправомернымПостановление Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12.

Налоговая ответственность за отсутствие первички

Что будет, если срок хранения первички еще не истек, а ИФНС обнаружила: документов нет и восстановить их организация не пытается? Ясное дело, пойдут прахом расходы и вычеты, обоснованные пропавшими бумагами, а это недоимка, пеня и штрафы за неуплату налогов.

Когда же из-за отсутствия первички ИФНС не может достоверно определить налоговые обязательства компании, инспекторы исчислят их расчетным методомподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. За основу возьмут не только показатели проверяемой фирмы, но и показатели компаний, сходных по виду деятельности и объемам продаж. С одним важным исключением: доначислив НДС с предполагаемой суммы реализации, вычеты по нему на калькуляторе проверяющие считать не будут. ВАС указал: для подтверждения вычетов в любом случае нужны документы. Соответственно, нет бумаг — нет и вычетовп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Если в результате вычислений ИФНС получится, что ранее уплаченная сумма налогов меньше, чем должна быть по прикидкам проверяющих (а с НДС так будет точно), это тоже повлечет возникновение недоимки, начисление пеней и штрафов.

Отдельная ответственность, как вы помните, предусмотрена за непредставление документов по запросу инспекторов:

• налоговый штраф 200 руб. за каждый экземпляр на организациюп. 1 ст. 126 НК РФ;
• административный штраф 300—500 руб. на руководителя за все документы скопомч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Правда, для обоснования налогового штрафа ИФНС должна четко указать в своем требовании, какие документы ей нужны и сколько их. Сумма санкции, исчисленная на основе предположений проверяющих, незаконнаПостановление Президиума ВАС от 08.04.2008 № 15333/07.

Но это не значит, что налоговики совсем лишены возможности определить количество бумаг и величину штрафа. Например, в одном из случаев инспекторы рассчитали все это на основе анализа движения денег по банковскому счету налогоплательщика и документации, представленной его контрагентами. Суд счел действия ИФНС правомернымиПостановление 7 ААС от 16.08.2013 № А67-160/2013.

Надо заметить, что пожар, затопление и прочие подобные напасти, загубившие бумаги, не освобождают компанию от обязанности восстановить их, а также от негативных последствий ее бездействияПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610. Максимум, на что можно рассчитывать, так это на сдвиг инспекцией по запросу организации срока на представление затребованных бумагп. 3 ст. 93 НК РФ. К тому же фирма должна:

• заручиться справкой уполномоченного госоргана о произошедшем несчастье, например справкой МЧС о пожаре. Без этого ссылку на форс-мажор как причину отсутствия первички налоговики и суд сочтут голословнойОпределение Леноблсуда от 14.03.2013 № 33-934/2013;
• создать комиссию, которая расследует обстоятельства бедствия и составит акт хотя бы с примерным перечнем документов, подлежащих восстановлениюп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105. Ведь, на взгляд судов, справка госоргана подтверждает лишь само событие: пожар, наводнение и т. п., но не утрату бумаг в результате этогоПостановление 17 ААС от 05.05.2012 № 17АП-3281/2012-АК.

Что же, с налоговыми правилами хранения первичных документов и ответственностью за их нарушение покончено. Осталось изучить бухгалтерский порядок.

Бухгалтерский срок хранения первички и ответственность за его нарушение

Закон о бухучете предписывает беречь первичную документацию как минимум 5 лет считая с года, в составлении отчетности за который использовалась та или иная бумага. Когда же Перечнем Минкультуры, к которому отсылает Закон, установлен более долгий срок, то ориентироваться нужно на него. Впрочем, на хранение подавляющего большинства первичных документов там также отведено 5 летп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4.1 разд. II Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Исключение в Перечне сделано, в частности, для ряда первичных документов, связанных с кадрами. Так, 75 лет нужно сберегать:

• расчетные либо расчетно-платежные ведомости (формы № Т-49, Т-51), если компания не ведет лицевые счета сотрудников (форма № Т-54 или Т-54а)п. 412 разд. 4 Перечня;
• табели учета рабочего времени людей (формы № Т-12, Т-13), трудившихся во вредных или опасных условияхп. 586 разд. 7 Перечня.

Однако о прилежности в соблюдении этих сроков, установленных Законом о бухучете либо Перечнем, можно говорить, только если за их нарушение есть чувствительная ответственность. Какова она?

Административным наказанием за несоблюдение сроков хранения бухгалтерской первички ведает ст. 15.11 КоАП РФ, по ней руководителю светят от 2000 до 3000 руб. штрафа. Если, конечно, налоговая инспекция доведет дело до судач. 1 ст. 23.1, п. 1 ч. 5 ст. 28.3 КоАП РФ.

Существует также наказание за нарушение правил архивного дела, частью которых является Перечень Минкультуры, — целых 300—500 руб. штрафа на директораст. 13.20 КоАП РФ. Но для этого компанию должны по согласованию с прокуратурой проверить представители Росархива, найти нарушение, а потом еще сходить в судч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ; п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 17.06.2004 № 290; пп. 6—6.2 ст. 9 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Что для «архивариусов» совершенно нетипично, и, наверное, поэтому доступная нам судебная практика по таким делам отсутствует.

Но предположим, все сроки сбережения первичных документов вышли. Пора от них избавляться.

Документы в утиль!

Единственный нормативный документ, в котором написано, как правильно провожать документы в последний путь, — Основные Правила работы архивов организаций, принятые Росархивом в 2002 г.одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила) Но во-первых, адресованы Правила фирмам, работающим с бумагами государственного Архивного фонда, а во-вторых, официально опубликовать нормативный акт ведомство не удосужилось.

То есть можно сказать, что обязательной для всех процедуры уничтожения бумаг на сегодняшний день нет и строго формально организация вправе избавиться от них так, как ей удобно. Например, просто молча вынести на мусорку или спустить в шредер.

И все же это не вариант. Для начала — знать, какая документация выбыла, а какая еще есть, в интересах самой фирмы. Иначе, случись что, ей не с кого будет спросить за пропажу той или иной первички. Поэтому без задокументированной процедуры уничтожения не обойтись.

К тому же существует пусть и небольшой, но риск, что в будущем документы могут понадобиться, а доказать их отсутствие нечем. Так, в Вологодской области конкурсный управляющий потребовал у компании, проходящей процедуру банкротства, ряд бумаг. Та их не отдала, сославшись на то, что документация была якобы выброшена из-за истекшего срока хранения.

Управляющий обратился в суд, и тот указал: утилизация бумаг — право, а не обязанность фирмы. Ей необходимо подтвердить, что она воспользовалась данным правом. Не может? Значит, документы «живы» и компания должна передать их управляющемуПостановление 14 ААС от 15.08.2012 № А13-2016/2011. А неисполнение судебного решения — это уже 30 000—50 000 руб. штрафач. 1 ст. 17.15 КоАП РФ, которого можно было бы легко избежать, заручись организация железными доказательствами уничтожения документов.

В некоторых случаях потребовать бумаги вправе и участник общества. Если дело дойдет до суда и там выяснится, что компании есть чем подтвердить утилизацию документов, кроме как истечением сроков их хранения, спор она выиграетПостановление 3 ААС от 28.07.2011 № А33-17569/2010.

Итак, возьмем за основу Правила Росархива и посмотрим, какая процедура уничтожения документов в них предусмотрена. Оговоримся, что буква в букву исполнять требования Правил не будем в силу их «полуофициального» статуса.

Чтобы вовремя выявлять первичку с истекшим «сроком годности», целесообразно раз в год поручать проверку архива специальной комиссиипп. 2.2.2, 2.2.5, 2.3.2 Правил. Издавать приказ о ее созыве ежегодно не нужно, достаточно сделать это один раз, а потом лишь менять данные о членах группы, если кто-то уволится.

Выбрав бумаги, которым больше нечего делать на полках, комиссия составляет акт, перечисляя найденное. Скрупулезно описывать каждую бумажку не стоит, достаточно общих фраз, например: «товарные накладные за 2007 г. — 700 шт.» После того как акт готов, его утверждает руководитель компаниипп. 2.4.1, 2.4.4 Правил.

С этим актом на руках можно приступать к уничтожению древней первички, о чем, правда, желательно составить отдельный документ, в котором нужно указать дату и способ утилизации макулатуры. Чаще всего это:

• <или>сдача в качестве вторсырья;
• <или>уничтожение с помощью шредера, огня либо простого выбрасывания в мусорку.

Формы документов, оформляемых комиссией в ходе избавления от старых бумаг, есть в приложении 4 к Правилам Росархива. Но они довольно громоздкие, и перед использованием мы советуем упростить их так, чтобы осталась лишь действительно полезная информация.

Только после уничтожения бумаг и подписания документа об этом организация может расслабиться: она сделала все, что было в ее силах, и чиста перед государством. До следующей процедуры избавления от накопившейся первички у нее есть год.

***

В завершение заметим, что почти все сказанное в статье касается только первичной документации. Некоторые бумаги организации должны беречь гораздо дольше, и наказывают за невыполнение этого требования гораздо строже.

Так, ООО в течение всего срока своей «жизни» обязаны печься о сохранении, в частности, протоколов собраний участников, связанных с созданием обществап. 1 ст. 50 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ. Еще сложнее заботиться об архиве акционерным обществам: им нужно постоянно держать при себе чуть ли не все управленческие и учредительные бумагиПоложение, утв. Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс. Наконец, и ООО, и ОАО обязаны вечно беречь годовую бухгалтерскую отчетностьп. 351 разд. 4 Перечня.

Штраф за отсутствие подобных документов — от 200 000 до 300 000 руб. на организацию и от 2500 до 5000 руб. на ее директорач. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ.