Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 января 2014 г.
Содержание журнала № 2 за 2014 г.Первичка: как сохранить и... выбросить
Сроки хранения первичной документации и порядок ее уничтожения
Как известно, в работе организации документ должен быть почти на каждый чих, иначе при какой-нибудь проверке хлопот не оберешься. Вместе с тем архив постоянно разрастается. Рано или поздно вы задаетесь вопросом: а нельзя ли что-нибудь выкинуть? Можно. Но с умом, чтобы не выплеснуть вместе с водой ребенка.
НК: хранить первичку надо 4 года. Или больше?
Установленный НК РФ базовый срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы или расходы, общеизвестен — 4 года считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налог
Предположим, фирма купила здание и установила срок его полезного использования — 31 год. Все это время она будет включать в расходы амортизационные отчисления по недвижимости. Следовательно, акт приема-передачи здания и другие документы, связанные с его покупкой, должны быть под рукой в течение 31 года амортизации. И лишь потом начнутся 4 года, отведенные НК. Общий срок хранения документов по зданию — 35 лет.
Другой вариант: продавец отгрузил товар, а покупатель так и не расплатился. Истек срок исковой давности, время списывать безнадежный долг во внереализационные расходы. Чтобы это было безопасно, отгрузочную первичку придется сберегать 7 лет: 3 года исковой давности и еще 4 «базовых». Иначе нечем будет подтвердить ни сумму дебиторки, ни дату возникновения долга. Тут и суд не поможе
И последний пример того, как считать налоговый срок хранения первички. Вы хорошо знаете, что для целей налогообложения убыток можно переносить на будущее в течение 10 лет считая с года его возникновения. Глава 25 НК предписывает беречь первичные документы, подтверждающие размер убытка, все время его перенос
Интересно, что налоговая норма о хранении первичной документации не вполне учитывает максимальный период, который можно охватить выездной проверкой: 3 года, предшествующие году ее начала. Допустим, документ, подтверждающий расходы на ремонт, составлен в ноябре 2013 г. По НК его надо хранить в течение
Налоговая ответственность за отсутствие первички
Что будет, если срок хранения первички еще не истек, а ИФНС обнаружила: документов нет и восстановить их организация не пытается? Ясное дело, пойдут прахом расходы и вычеты, обоснованные пропавшими бумагами, а это недоимка, пеня и штрафы за неуплату налогов.
Когда же из-за отсутствия первички ИФНС не может достоверно определить налоговые обязательства компании, инспекторы исчислят их расчетным методо
Если в результате вычислений ИФНС получится, что ранее уплаченная сумма налогов меньше, чем должна быть по прикидкам проверяющих (а с НДС так будет точно), это тоже повлечет возникновение недоимки, начисление пеней и штрафов.
Отдельная ответственность, как вы помните, предусмотрена за непредставление документов по запросу инспекторов:
- налоговый штраф 200 руб. за каждый экземпляр на организаци
юп. 1 ст. 126 НК РФ; - административный штраф
300— 500 руб. на руководителя за все документы скопомч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.
Правда, для обоснования налогового штрафа ИФНС должна четко указать в своем требовании, какие документы ей нужны и сколько их. Сумма санкции, исчисленная на основе предположений проверяющих, незаконн
Но это не значит, что налоговики совсем лишены возможности определить количество бумаг и величину штрафа. Например, в одном из случаев инспекторы рассчитали все это на основе анализа движения денег по банковскому счету налогоплательщика и документации, представленной его контрагентами. Суд счел действия ИФНС правомерным
Надо заметить, что пожар, затопление и прочие подобные напасти, загубившие бумаги, не освобождают компанию от обязанности восстановить их, а также от негативных последствий ее бездействи
- заручиться справкой уполномоченного госоргана о произошедшем несчастье, например справкой МЧС о пожаре. Без этого ссылку на форс-мажор как причину отсутствия первички налоговики и суд сочтут голословно
йОпределение Леноблсуда от 14.03.2013 № 33-934/2013; - создать комиссию, которая расследует обстоятельства бедствия и составит акт хотя бы с примерным перечнем документов, подлежащих восстановлени
юп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105. Ведь, на взгляд судов, справка госоргана подтверждает лишь само событие: пожар, наводнение и т. п., но не утрату бумаг в результате этогоПостановление 17 ААС от 05.05.2012 № 17АП-3281/2012-АК.
Что же, с налоговыми правилами хранения первичных документов и ответственностью за их нарушение покончено. Осталось изучить бухгалтерский порядок.
Бухгалтерский срок хранения первички и ответственность за его нарушение
Закон о бухучете предписывает беречь первичную документацию как минимум 5 лет считая с года, в составлении отчетности за который использовалась та или иная бумага. Когда же Перечнем Минкультуры, к которому отсылает Закон, установлен более долгий срок, то ориентироваться нужно на него. Впрочем, на хранение подавляющего большинства первичных документов там также отведено
6 сентября 2011 г. ВАС Решением
Исключение в Перечне сделано, в частности, для ряда первичных документов, связанных с кадрами. Так, 75 лет нужно сберегать:
- расчетные либо расчетно-платежные ведомости (формы
№ Т-49, Т-51), если компания не ведет лицевые счета сотрудников (форма№ Т-54 илиТ-54а)п. 412 разд. 4 Перечня; - табели учета рабочего времени людей (формы
№ Т-12, Т-13), трудившихся во вредных или опасных условияхп. 586 разд. 7 Перечня.
Однако о прилежности в соблюдении этих сроков, установленных Законом о бухучете либо Перечнем, можно говорить, только если за их нарушение есть чувствительная ответственность. Какова она?
Административным наказанием за несоблюдение сроков хранения бухгалтерской первички ведает ст. 15.11
Существует также наказание за нарушение правил архивного дела, частью которых является Перечень Минкультуры, — целых
Но предположим, все сроки сбережения первичных документов вышли. Пора от них избавляться.
Документы в утиль!
Единственный нормативный документ, в котором написано, как правильно провожать документы в последний путь, — Основные Правила работы архивов организаций, принятые Росархивом в
То есть можно сказать, что обязательной для всех процедуры уничтожения бумаг на сегодняшний день нет и строго формально организация вправе избавиться от них так, как ей удобно. Например, просто молча вынести на мусорку или спустить в шредер.
И все же это не вариант. Для начала — знать, какая документация выбыла, а какая еще есть, в интересах самой фирмы. Иначе, случись что, ей не с кого будет спросить за пропажу той или иной первички. Поэтому без задокументированной процедуры уничтожения не обойтись.
К тому же существует пусть и небольшой, но риск, что в будущем документы могут понадобиться, а доказать их отсутствие нечем. Так, в Вологодской области конкурсный управляющий потребовал у компании, проходящей процедуру банкротства, ряд бумаг. Та их не отдала, сославшись на то, что документация была якобы выброшена из-за истекшего срока хранения.
Управляющий обратился в суд, и тот указал: утилизация бумаг — право, а не обязанность фирмы. Ей необходимо подтвердить, что она воспользовалась данным правом. Не может? Значит, документы «живы» и компания должна передать их управляющем
В некоторых случаях потребовать бумаги вправе и участник общества. Если дело дойдет до суда и там выяснится, что компании есть чем подтвердить утилизацию документов, кроме как истечением сроков их хранения, спор она выиграе
Итак, возьмем за основу Правила Росархива и посмотрим, какая процедура уничтожения документов в них предусмотрена. Оговоримся, что буква в букву исполнять требования Правил не будем в силу их «полуофициального» статуса.
Чтобы вовремя выявлять первичку с истекшим «сроком годности», целесообразно раз в год поручать проверку архива специальной комисси
Выбрав бумаги, которым больше нечего делать на полках, комиссия составляет акт, перечисляя найденное. Скрупулезно описывать каждую бумажку не стоит, достаточно общих фраз, например: «товарные накладные за
С этим актом на руках можно приступать к уничтожению древней первички, о чем, правда, желательно составить отдельный документ, в котором нужно указать дату и способ утилизации макулатуры. Чаще всего это:
- <или>сдача в качестве вторсырья;
- <или>уничтожение с помощью шредера, огня либо простого выбрасывания в мусорку.
Формы документов, оформляемых комиссией в ходе избавления от старых бумаг, есть в приложении 4 к Правилам Росархива. Но они довольно громоздкие, и перед использованием мы советуем упростить их так, чтобы осталась лишь действительно полезная информация.
Только после уничтожения бумаг и подписания документа об этом организация может расслабиться: она сделала все, что было в ее силах, и чиста перед государством. До следующей процедуры избавления от накопившейся первички у нее есть год.
***
В завершение заметим, что почти все сказанное в статье касается только первичной документации. Некоторые бумаги организации должны беречь гораздо дольше, и наказывают за невыполнение этого требования гораздо строже.
Так, ООО в течение всего срока своей «жизни» обязаны печься о сохранении, в частности, протоколов собраний участников, связанных с созданием обществ
Штраф за отсутствие подобных документов — от 200 000 до 300 000 руб. на организацию и от 2500 до 5000 руб. на ее директор