Его Величество Обед

Как правильно оформить перерыв для приема пищи

В течение рабочего дня или смены каждый работник должен отдыхать и питаться. Перерыв для этого мы привычно называем «обед»ст. 108 ТК РФ.

Какие документы должны быть оформлены, чтобы это приятное время трудового дня не обернулось неприятностями для компании, мы расскажем в статье.

Правила внутреннего трудового распорядка

Основные положения об обеденных перерывах проще всего прописать в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Но если у вас нет такого локального нормативного акта, можно закрепить в трудовых договорах следующие условия.

Оплачивается ли обеденное время

Действует общее правило: если по условиям работы сотрудник может быть отпущен на обед и свободно распоряжаться этим временем, то перерыв не включается в рабочее время и не оплачиваетсяст. 108 ТК РФ. Такой обеденный перерыв работник может использовать по своему усмотрению и проводить его за пределами территории работодателя.

Но есть работа и производства, по условиям которых предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно. К примеру, единственный охранник или продавец в магазине.

Сотрудникам, занятым на таких работах (в таком производстве), работодатель обязанст. 108 ТК РФ:

• обеспечить возможность отдыха и приема пищи в рабочее время;
• оплатить это время.

Сколько и во сколько

Законодательно установлены крайние временны´е рамки перерыва для отдыха и приема пищи — не менее 30 минут и не более 2 часов. Именно в таких границах должен быть записан обеденный перерыв в ваших ПВТР.

Если период предоставления работникам обеденного перерыва не регламентируется санитарными правилами (к примеру, как для работников производств стройматериалов, сельхозпредприятий и водителейп. 5.4 Санитарных правил, утв. Главным государственным санитарным врачом СССР 05.05.88 № 4616-88; п. 7.4.2 Санитарных правил, утв. Главным государственным санитарным врачом СССР 27.06.89 № 5047-89; пп. 1.3—1.5, 9.8 СанПиН 2.2.3.1385-03), то в своих ПВТР вы можете предусмотреть перерыв так:

• <или>обозначить период, в течение которого сотрудник имеет право отлучиться на обед определенной работодателем продолжительности.

Или так.

• <или>записать конкретное время.

И ни в коем случае нельзя назначать обед в начале или в конце рабочего дня. Это нарушение норм законодательства о труде, за которое компанию могут оштрафоватьст. 5.27 КоАП РФ. Кстати, не идите на поводу у работников, когда они приносят вам свои письменные заявления с просьбой сократить рабочий день за счет времени обеда. Наличие подобных волеизъявлений трудящихся не спасет вас от штрафа при проверке трудинспекции. Ведь вы ухудшаете положение работника, оставляя его без перерыва для отдыха и питания.

Перерыв для приема пищи должен предоставляться и сотрудникам, работающим неполный рабочий день (например, работающим 4 часа). Для них вы можете установить особое время и продолжительность обеда, но с соблюдением перечисленных нами правил, как и для остальных сотрудников.

Акты об охране труда

Напомним, что работодатель обязан выделить место для приема пищи в целях обеспечения нормальных условий труда своих работниковст. 223 ТК РФ.

Какое это должно быть место и как его надо оборудовать, сказано в своде правилпп. 5.48—5.52 СНиП 2.09.04-87:

• <если>в компании в смену работает не более 9 человек, то достаточно выделить место для обеденного стола;
• <если>в смене 10—29 человек, то нужна отдельная комната для приема пищи с холодильником, плитой, чайником;
• <если>в смену трудится 30 человек и более, то должна быть организована столовая.

Кстати, вот что об организации обеденных мест нам рассказали в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“В Трудовом кодексе РФ и Типовом перечне мероприятий по улучшению условий и охраны трудаст. 223 ТК РФ; Приказ Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н предусмотрена обязанность работодателя обустроить санитарно-бытовые помещения для своих работников.

Организация санитарно-бытового обслуживания работников регламентируется Сводом правилутв. Приказом Минрегиона от 27.12.2010 № 782, которые включают в себя, в частности, правила оборудования помещений для приема пищи.

Поэтому работодатели могут быть привлечены к ответственности за нарушение норм законодательства о трудест. 5.27 КоАП РФ как при отсутствии перечня мер по улучшению условий труда, так и при невыполнении утвержденных им мероприятий. То есть если хотя бы минимально не обустроено место для приема пищи (холодильник, микроволновая печь, чайник, стол, стул)”.

Итак, от средней фирмы как минимум требуется выделить комнату, оборудованную холодильником, микроволновой печью и чайником. Такие траты без вопросов со стороны проверяющих удастся учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 14.07.2011 № 03-03-06/2/112. А вот все, что вы планируете купить для обеденного быта ваших сотрудников сверх этого (мебель, посуду, технику), лучше фиксировать, например:

• в положении об охране труда, содержащем в том числе список ваших мер по улучшению условий труда в компании;
• в отдельных приказах руководителя компании о дополнительном приобретении предметов интерьера, посуды, бытовой техники для создания нормальных условий труда.

Это поможет избежать споров с налоговиками об обоснованности «кухонных» расходов.

Трудовой договор

Оговариваем индивидуальный график

По договоренности сторон конкретная продолжительность времени для отдыха и питания может определяться работнику индивидуально. Ее надо указать:

• <или>в трудовом договоре при приеме на работу;
• <или>в дополнительном соглашении к нему, если человек у вас работает.

Например, это случаи, когда вы согласны уменьшить продолжительность рабочего дня сотрудника путем:

• <или>сокращения времени обеда. Предположим, в ПВТР зафиксировано, что обеденный перерыв в вашей компании длится 1 час 15 минут. А для конкретного работника вы устанавливаете его продолжительностью 30 минут, а на 45 минут он может позже приходить на работу или раньше уходить с нее;
• <или>включения обеда в рабочее время сотрудников, которым по общему правилу обед в рабочее время не включается и не оплачиваетсяст. 108 ТК РФ, когда характер их работы позволяет делать такие перерывы. Улучшать положение работника вам не запрещено, поэтому можете установить в конкретном трудовом договоре график так.

Оговариваем угощение обедом от работодателя

Если работодатель готов оплачивать своим сотрудникам их обед, то можно оформить это как выплату зарплаты в натуральной форме. Запишите такое условие и фиксированную сумму, выделяемую на обед, в трудовые договоры.

И еще соберите с работников письменные заявления о выплате им части зарплаты в натуральной форме с указанием периода, на который работник согласен получать «натуральную» зарплатуст. 131 ТК РФ. Это может быть период любой продолжительности. При этом, не дожидаясь окончания заявленного им периода, сотрудник может написать заявление об отказе получать зарплату в натуральной формеп. 54 Постановления ВС от 17.03.2004 № 2.

При выполнении этих двух «бумажно-оформительских» условий вы сможете учесть стоимость питания в расходах:

• <или>при исчислении налога на прибыль;
• <или>при расчете налога при УСНО.

Не забудьте, что зарплата в натуральной форме:

• не должна превышать 20% от начисленной месячной зарплаты работника;
• учитывается при расчете среднего заработка;
• облагается:

— НДФЛ, который нужно начислить в последний день месяца, удержать и перечислить в бюджет при выплате «денежной» зарплатыподп. 3 п. 2 ст. 211, п. 6 ст. 226 НК РФ;

— страховыми взносамич. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

На стоимость этих обедов вы начисляете НДСПисьмо Минфина от 27.08.2012 № 03-07-11/325. А входной НДС можно принять к вычету.

Проводки для учета угощения обедом работников надо сделать такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Ежедневно при поступлении обедов в офис
Отражена стоимость обеда, приобретенного в столовой	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражен НДС со стоимости покупного обеда	19 «НДС по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
НДС принят к вычету	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19 «НДС по приобретенным ценностям»
В последний день месяца
Отражены расходы на оплату труда	20 «Основное производство»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Начислены страховые взносы	20 «Основное производство»	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Удержана сумма НДФЛ	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68, субсчет «НДФЛ»
Отражена передача купленных обедов работнику в счет оплаты труда (по ведомости всех выданных работнику обедов за месяц)	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	91, субсчет «Прочие доходы»
Начислен НДС со стоимости обедов	91, субсчет 91-2 «Прочие расходы»	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»
Выдана из кассы зарплата работнику	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	50 «Касса»

***

Некоторые работники любят «незаметно» продлевать свой обед, отсутствуя на работе больше, чем это разрешено работодателем. Можно ли наказать таких «заобедавшихся» сотрудников? Да, вы можете это сделать, соблюдая процедуру привлечения к дисциплинарной ответственностич. 5 ст. 81, статьи 192, 193 ТК РФ.

Если работника не было на работе более 4 часов и ваше руководство решит уволить его за прогул, то время обеденного перерыва нельзя засчитывать в период отсутствияОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 26.08.2013 по делу № 2-2291/13; Апелляционное определение Кировского областного суда от 03.05.2012 № 33-12122.

Допустим, работница отсутствовала 5 часов 15 минут. На время ее отсутствия пришелся обеденный перерыв продолжительностью 45 минут. Без учета времени обеда ее не было на работе более 4 часов — работницу можно уволить за прогул.

А вот если бы продолжительность обеда работницы была 1 час 30 минут, то ее увольнение за прогул было бы неправомерным. Ведь тогда бы она неправомерно «гуляла» менее 4 часов. Суд в такой ситуации может обязать вас восстановить на работе уволенного «нарушителя»Определение Леноблсуда от 16.01.2013 № 33-188/2013.