«Поможем узнать СНИЛС, недорого»

Конечно, удобно, когда новый сотрудник в первый же день работы приносит вместе с другими документами и небольшую светло-зеленую карточку, в которой содержится его страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Однако так бывает не всегда, в связи с чем у бухгалтера могут возникнуть проблемы. Давайте решим их вместе.

Есть ли штраф за получение СНИЛС с опозданием?

М. Калугина, г. Омск

Когда в начале года мы принимали сотрудника на работу, он обещал, что принесет пенсионное позже. Трудовой книжки у него тоже не было, сказал, что раньше только подрабатывал по гражданско-правовому договору. Прошло уже много времени, и теперь выяснилось, что у него вообще нет СНИЛС. Могут ли нас оштрафовать за запоздалое оформление свидетельства?

: Если ваш новый работник не зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС), то анкету на получение для него СНИЛС вы должны были представить в ПФР в течение 2 недель с момента заключения трудового договора с ним (п. 9 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н). Но штрафа за более позднюю ее отправку в Фонд нет.

В то же время надо понимать, что без СНИЛС вы не сможете подать на работника индивидуальные сведения. А это уже карается штрафом: за непредставление в срок персонифицированных сведений с вас могут взыскать 5% от суммы страховых взносов, начисленных за последние 3 месяца, с выплат работников, по которым сведения не сданы (ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ)). Поэтому вы первые, кто заинтересован в том, чтобы этот номер у вашего работника появился как можно скорее. По крайней мере до ближайшей отчетной кампании.

СНИЛС для работника-иностранца

Светлана К.

С этого года у нас работают граждане Узбекистана. При оформлении им СНИЛС мы указали в анкетах места рождения в соответствии с их паспортами. Но в ПФР потребовали, чтобы мы представили нотариально заверенный перевод паспортов. Сказали, что перевести место рождения можно по-разному и из-за этого иностранец якобы может получить несколько СНИЛС у разных работодателей. Правомерны ли требования Фонда и что все-таки писать в анкетах?

: Анкета по форме АДВ-1 действительно заполняется на основании документа, удостоверяющего личность застрахованного лица, то есть паспорта (п. 5 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п). Вместе с тем ни один нормативный акт не требует от страхователя представлять в ПФР нотариально заверенный перевод паспорта иностранца.

Поэтому в такой ситуации есть два варианта действий:

<или>просить письменный отказ и писать жалобу на имя начальника вашего отделения ПФР о том, что у вас безосновательно не принимают документы (и тогда, возможно, их все-таки примут);
<или>выполнить пожелания Фонда, затребовав у работника нотариально заверенный перевод его паспорта.

Пенсионное свидетельство для дистанционного работника

Ольга Ивина

Впервые принимаем людей на дистанционную работу (в основном дизайнеров). У одного из них нет СНИЛС. Учитывая, что мы никогда его не видели и, скорее всего, не увидим воочию, как нам сделать ему свидетельство?

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник не сообщит работодателю свой СНИЛС, то выплаченные ему суммы дохода не будут учтены для целей будущей пенсии.

: Дистанционным работникам, с которыми вы будете взаимодействовать только по Интернету, оформлять пенсионное свидетельство вы не обязаны (ст. 312.2 ТК РФ). Но СНИЛС каждого из них вам нужен, ведь без него пенсионную отчетность сдать не получится. Поэтому настойчиво требуйте от своих дистанционных сотрудников, чтобы они самостоятельно получили этот документ в своем отделении ПФР по месту жительства, а затем направили вам файл с отсканированным свидетельством.

СНИЛС для «удаленного» работника с бумажным договором

А.Н. Котляр

Хотим взять на работу дистанционного работника для обработки текстов. Но квалифицированной электронной подписи у него нет. Поэтому сам договор мы решили заключить на бумаге, а дальше уже будем высылать задания по электронной почте. Пенсионного свидетельства у него нет.
Коллега говорит, что раз договор у нас будет в бумажном варианте, то СНИЛС ему должны оформлять мы. Это действительно так?

: Да. Ведь отсутствие у работника электронной подписи не позволит вам обмениваться с ним электронными документами, что является неотъемлемой частью трудовых отношений с дистанционным работником (ст. 312.1 ТК РФ). Ему придется лично приезжать к вам в офис каждый раз, когда вам нужно будет о чем-то его уведомить под роспись или если ему нужно будет подать вам заявление. У дистанционного работника должна быть квалифицированная электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В вашей ситуации правильнее говорить о приеме на работу надомника. А для тех, кто занят надомным трудом, никаких особенностей оформления СНИЛС нет (статьи 310, 65 ТК РФ). Для них свидетельство получает страхователь, то есть ваша организация (п. 2 ст. 7 Закона № 27-ФЗ).

Обмен свидетельства для работника, долго отсутствующего на работе

Елена Василькова

Наша работница находится в отпуске по уходу за ребенком. Год назад (будучи уже в отпуске) она сменила фамилию, а сообщила об этом нам только сейчас. Теперь нужно поменять документы, в том числе и СНИЛС. Кто это должен делать — организация или сама работница? И не будет ли к нам претензий, что мы так долго сдавали отчетность с ее старой фамилией?

: Если у работника изменились анкетные данные, то представить новые сведения в ПФР должен страхователь (подп. 2 п. 2 ст. 6, п. 4 ст. 7, п. 1 ст. 9 Закона № 27-ФЗ). Чтобы получить новое свидетельство для сотрудницы, вам нужно направить в свое отделение Фонда:

заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2. Его вы можете заполнить и заверить самостоятельно, указав причину отсутствия сотрудницы на работе (ведь вы должны пояснить, почему она сама не поставила свою подпись на заявлении) (п. 20 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п). Это можно сделать так:

Дата заполнения
« 25 » февраля 2014 года

Личная подпись застрахованного лица __________________

Главный бухгалтер ООО «Солнечный круг»

Иванова М.Н.

Заявление заверено представителем страхователя в связи с нахождением застрахованного лица в отпуске по уходу за ребенком до 09.04.2014.

М.П.

копию нового паспорта сотрудницы;
копию свидетельства о браке сотрудницы (или иного документа, на основании которого она сменила фамилию);
опись по форме АДВ-6-1.

Если читать Инструкцию ПФР буквально, то копии паспорта и свидетельства отправлять в Фонд необязательно. Но поскольку достоверность сведений в заявлении работник собственноручно подтвердить не может, лучше все-таки их приложить.

В течение месяца ПФР передаст вам новое свидетельство, вы должны будете расписаться в его получении в сопроводительной ведомости вместо своей работницы, предварительно проверив правильность указанных в нем сведений (пп. 14, 28 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н). А когда сотрудница в следующий раз появится на работе, вы передадите ей пенсионное свидетельство с новой фамилией под роспись в акте произвольной формы.

Не забудьте письменно зафиксировать, когда вы получили от работницы копии документов. И тогда ответственность за сдачу персонифицированной отчетности с указанием старой фамилии сотрудницы вам не грозит. Поскольку на тот период и у вас, и у Фонда была информация, что фамилия у сотрудницы прежняя, все необходимые сведения о взносах с ее доходов должны будут попасть на ее лицевой счет.

Неправильный номер СНИЛС со слов работника

Ирина Макеева, г. Санкт-Петербург

Недолгое время у нас работала секретарь. Она из другого города, когда устраивалась к нам, пенсионного свидетельства у нее с собой не было. Родственница продиктовала ей по телефону СНИЛС, который нам и сообщили. Через месяц секретарь уволилась. А при сдаче пенсионной отчетности, в том числе и на нее, выяснилось, что номер она нам дала неверный. Это выявил уже ПФР и выставил штраф за сдачу недостоверных сведений. Девушка уехала, на наши звонки не отвечает. Просили в Фонде сказать номер, они говорят, что не имеют права, так как это личные данные. Как быть? Есть ли какой-то способ узнать СНИЛС? Ведь можно же узнать, например, ИНН гражданина на сайте ФНС?

: Сведения, содержащиеся в индивидуальном лицевом счете, в том числе СНИЛС, по разъяснениям ПФР, относятся к конфиденциальной информации, поэтому в свободном доступе их быть не может (п. 8 ст. 6 Закона № 27-ФЗ; п. 2 ст. 13 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ; сайт ПФР). На данный момент нет и сервиса, на котором можно было бы выяснить СНИЛС, зная паспортные данные или ИНН. Хотя, конечно, Интернет пестрит такими предложениями, как «поможем узнать СНИЛС за умеренное вознаграждение». Но все они незаконны.

Бегать за уволившимся работником, чтобы получить копию СНИЛС, — малоприятная перспектива. Поэтому лучше не откладывать выяснение его номера

Учитывая, что ваша сотрудница уже уволилась, остается:

<или>разыскивать ее, отправляя письма по всем адресам, которые она оставила;
<или>если есть копия ее трудовой книжки, попытаться найти контакты бухгалтера с ее предыдущего места работы, объяснить ситуацию и спросить номер у него. По-хорошему, он не имеет права предоставлять вам такие сведения. Но в данной ситуации бухгалтер ничем не рискует. Поэтому вполне вероятно, что он поможет вам просто из профессиональной солидарности.

В будущем, безусловно, лучше избегать такой ситуации, как сложилась у вас. При приеме на работу нового человека необходимо самим убедиться в том, что свидетельство у него есть, и переписать данные (а лучше — сделать себе ксерокопию) (ст. 65 ТК РФ; п. 3 ст. 9 Закона № 27-ФЗ). Если пенсионное он представить не может (забыл, потерял), то у вас есть только один способ узнать гарантированно правильный СНИЛС. Это отправить в ПФР документы на оформление для работника свидетельства, как будто его никогда и не было. Если сотрудник уже числится в базе ОПС, то вам придет ответ с указанием присвоенного ему СНИЛС. Правда, предварительно вам надо будет получить от работника заявление о выдаче ему пенсионного.

ПФР долго меняет свидетельство. Как сдать отчетность?

Лидия Румянцева, г. Новороссийск

В связи со сменой фамилии сотрудницы мы подали документы на обмен ее пенсионного свидетельства. В ПФР обещали сделать все за 2 недели. Но вот скоро уже сдавать отчетность, а воз и ныне там. В Фонде говорят, что у них технические проблемы и СНИЛС на новую фамилию они еще не сделали. Но сдавать персонифицированные сведения по старой фамилии тоже не рекомендуют, так как мы уже подали документы на обмен. Что делать?

: Раз нового пенсионного еще нет, лучше все-таки сдать индивидуальные сведения с указанием старой фамилии. И даже если отчетность не примут, у вас будут 2 недели на внесение изменений. Сам номер индивидуального лицевого счета при обмене свидетельства не меняется (п. 4 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). При этом и прежняя, и новая фамилии сотрудницы будут в базе ОПС привязаны к ее СНИЛС.