Правила оформительского тона

Бухгалтер в роли кадровика — явление довольно частое. И на «штатном» участке работы важно правильно и четко документировать любые события или изменения в жизни персонала. Чтобы и трудинспекция при проверках не придралась, и выплаты/удержания работнику можно было правильно посчитать, и необходимый документ быстро найти.

Поэтому мы собрали вопросы читателей с лейтмотивом «Как правильно оформить...?» и сегодня приводим ответы на некоторые из них.

Все приказы подряд не пронумеруешь

Л.О. Чижова, г. Кимры

Искала приказ по одному работнику — столкнулась с тем, что у нас как-то вразнобой нумеруются приказы: какие-то с разными буквами, какие-то только с цифрами. Как правильно нумеровать приказы и где можно посмотреть правила присвоения им номеров?

: Никаких специальных нормативных правовых актов, утверждающих правила нумерации приказов, не предусмотрено. Каждая компания может разработать такие правила самостоятельно в зависимости от ее структуры, численности сотрудников и видов издаваемых приказов. Причем использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно.

Закрепить правила нумерации можно в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА). Допустим, это может быть положение о делопроизводстве или инструкция по кадровому делопроизводству. И все сотрудники, оформляющие приказы, должны будут изучить такой ЛНА.

При составлении подобного ЛНА можно учитывать некоторые «архивные» правила и ГОСТовские рекомендациип. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст.

ПРАВИЛО 1. Не стоит делать сквозную нумерацию всех приказов компании. Нумеруйте отдельно:

• приказы по основной деятельности (например, приказы, утверждающие локальные акты или штатное расписание, приказы о назначении ответственных работников, приказы, регулирующие деятельность компании (изменение режима работы, проведение аттестаций));
• приказы по личному составу. Это приказы, в частности, о приемах, увольнениях, переводах, поощрениях работников. Придумать индекс/код для кадровых приказов, если их много, каждая организация может самостоятельно — специальных требований к такой индексации (кодировке) не установлено. Можно ставить порядковый номер, присваиваемый документу в пределах года, с буквенным индексом через дефис или косую черту, к примеру «Приказ № 23/к». Более того, если вы хотите более детальную градацию приказов по личному составу, то можно их разделить на группы, добавляя к номерам особые индексы. К примеру, «у» — приказы об увольнении, «км» — о командировании, «о» — об отпуске. Или такие: «пр» — приказы о приеме на работу; «вк» — о внутренних командировках, «зк» — о загранкомандировках.

ПРАВИЛО 2. При нумерации приказов по личному составу учитывайте их сроки хранения.

К примеру, все приказы по личному составу, издание которых должно записываться в графе 4 трудовой книжки «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись», нужно хранить 75 летп. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. А вот приказы о краткосрочных командировках — всего 5 летп. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Разграничить кадровые приказы с разными сроками хранения можно, в частности, указывая на длительность хранения в индексации приказа. Например, прибавляя букву «к» при нумерации приказов кратковременного хранения. Тогда номер приказа об отпуске в крупной компании может выглядеть так: «Приказ № 115-к-о», а о длительной загранкомандировке — так: «Приказ № 71-зк»п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Отгул на часть дня

В.А. Леонова, г. Истра

Сотрудник просит отгул на половину рабочего дня. Как правильно оформить?

: Нужно сделать следующее.

ШАГ 1. Попросите работника написать заявление о предоставлении времени отдыха:

• <если>оно положено ему по законодательству как компенсация, например за какое-то переработанное им время, то можно написать так:

• <если>работник берет дополнительное время отдыха, которое не является компенсацией, то можно сформулировать так:

ШАГ 2. Оформите приказ о предоставлении времени отдыха, подписанный руководителем:

ШАГ 3. Отметьте в табеле учета рабочего времени:

• отработанное работником количество часов в этот день: код «Я» или 01, а под кодом отработанные часы — 4;
• не отработанное работником количество часов в этот день:

• <если>он брал свободное время за свой счет, то код «В» или 26;
• <если>работник брал отгул как компенсацию за переработку, то «ОВ» или 27.

ШАГ 4. Рассчитайте зарплату, с учетом того что время отгула оплачивать не надо.

Совмещение должностей оформляем соглашением

С.М. Бережной, г. Златоуст

Может ли один сотрудник совмещать несколько должностей и как правильно это оформить?

: Безусловно, можно совмещать несколько должностей. Например, при необходимости исполнения обязанностей ушедшего в отпуск работникаст. 60.2 ТК РФ.

Чтобы поручить сотруднику дополнительную работу, надо сделать следующее.

ШАГ 1. Получите согласие работника на совмещение. Он может сделать это, подписав дополнительное соглашение к своему трудовому договору в связи с изменением определенных его сторонами условийст. 72 ТК РФ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 21.02.2011 № 33-554/11.

В соглашении укажите:

• срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;
• ее содержание и объем. Например, какие обязанности по совмещаемой должности он будет выполнять;
• размер доплаты за ее выполнениестатьи 149, 151 ТК РФ.

ШАГ 2. Издайте приказ о совмещении должностей и ознакомьте с ним под роспись работника, которому поручена дополнительная работа.

Срочный договор с директором не продлишь

И.П. Ильиных, г. Раменское

Срочный трудовой договор с нашим директором истекает. Как оформить его продление? Надо ли оповещать налоговую инспекцию о продлении полномочий директора?

: Обычно, когда ни работник, ни работодатель не потребовали расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока и работник продолжает работать, договор становится заключенным на неопределенный срок. Но со срочным договором руководителя ситуация иная. Он не становится «бессрочным» автоматически, а продление такого договора не предусмотрено в принципестатьи 58, 275 ТК РФ.

Вам нужно действовать так.

ШАГ 1. Передайте директору под роспись уведомление об истечении срока действия его трудового договора не позднее чем за 3 календарных дня до увольненияп. 2 ч. 1 ст. 77, ст. 79 ТК РФ. К примеру, такого содержания.

ШАГ 2. Проведите заседание органа, уполномоченного вашими учредительными документами принимать решения об избрании генерального директора. Обычно это общее собрание участниковподп. 8 п. 1 ст. 48 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; подп. 4 п. 2 ст. 33, п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ.

Протоколом такого собрания должны быть зафиксированы:

• решение о расторжении трудового договора с руководителем компании в связи с истечением его срока;
• решение о повторном избрании его на должность руководителя организации и заключении нового трудового договора.

Если в вашем обществе всего один участник, то он оформляет единоличное решение.

ШАГ 3. На основании решений общего собрания участников (участника):

• издайте приказ о прекращении трудового договора с руководителемст. 84.1 ТК РФ;
• в трудовую книжку директора внесите запись о прекращении трудового договора по п. 2 ст. 77 ТК РФ.

ШАГ 4. Начислите и выплатите руководителю компенсацию, если у него есть неиспользованные отпуска за период действия срочного трудового договораст. 127 ТК РФ.

ШАГ 5. Примите на работу повторно избранного на должность руководителя работника:

• оформите с ним новый срочный трудовой договор;
• издайте приказ о приеме его на работу;
• внесите запись в трудовую книжку о приеме на работу по новому срочному трудовому договору.

Поскольку директор у вас не поменялся, в налоговую инспекцию никаких документов подавать не нужно, ведь сведения о сроке полномочий директора в ЕГРЮЛ не вносятся.

Удлиненный отпуск в расходах не учтешь

Т.О. Истомин, г. Новосибирск

Хотим всем работникам предоставлять очередной оплачиваемый отпуск по 30 календарных дней. Можно ли так сделать и как это правильно оформить?

: Работодатель может по собственной инициативе увеличить продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников, если он внесет положения об этомст. 116 ТК РФ:

• <или>в коллективный договор с сотрудниками;
• <или>в локальный нормативный акт компании, содержащий условие об отпусках (например, в правила внутреннего трудового распорядка);
• <или>в трудовые договоры с каждым работником. Если в компании есть хотя бы один из двух вышеуказанных документов, то в договоре конкретную продолжительность отпуска можно не указывать, а сделать отсылку к ЛНА или коллективному договору.

При введении у себя в компании удлиненных оплачиваемых отпусков помните, что:

• расходы на оплату дополнительных дней отпуска, не предусмотренных действующим законодательством, нельзя учитывать при расчете налога на прибыльп. 24 ст. 270 НК РФ;
• с суммы оплаты таких дополнительных дней отпуска нужно удерживать НДФЛ, а также начислять страховые взносып. 2 ст. 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Из-за «технического» простоя в будни не отменишь выходной

Б.Л. Курсиева, г. Москва

В нашем офисном комплексе объявили, что в будний день выключат свет. В связи с этим директор планирует всех отпустить домой в этот день, но перенести рабочий день на субботу. Как это правильно оформить?

: Действуйте так.

ШАГ 1. Подготовьте на подпись руководителю приказ о времени простоя в тот день, когда планируется отключение электричества.

ШАГ 2. Письменно запросите у работников согласие на выход на работу в субботу и получите от тех, кто собирается работать в выходной день, заявление-согласие.

Помните, что сотрудники имеют право отказаться работать в субботу, которая по вашим правилам внутреннего трудового распорядка является для них выходным днем. А некоторых работников вообще нельзя привлекать к работе в выходной день. В частности, это беременные работницы, сотрудники в возрасте до 18 летстатьи 259, 268 ТК РФ. Даже их согласие на работу в выходной день не освободит вас от ответственности за нарушение законодательства о трудест. 5.27 КоАП РФ.

ШАГ 3. Оплатите:

• всем работникам — день простоя в размере не менее двух третей дневного окладаст. 157 ТК РФ;
• работникам, вышедшим в субботу, — работу в выходной день в двойном размере, если они не хотят заменить его другим днем отдыхаст. 153 ТК РФ.