Мастер-класс: проверяем договор аренды помещения

Договор аренды нежилого помещения № 10-1Указывать название договора и его номер необязательно, но это удобно

Общество с ограниченной ответственностью «Сдам-в-Аренду»,Если ваша компания — арендатор, получите на арендодателя выписку из ЕГРЮЛп. 2 ст. 51 ГК РФ. Или быстро проверьте контрагента на сайте ФНС через сервис «Проверь себя и контрагента». Так вы можете удостовериться, что реквизиты организации в договоре указаны правильно, и подстраховаться от мошенников; проверив полномочия и личность директора, убедиться, что арендодатель тот, за кого он себя выдает далее именуемое «Арендодатель», в лице генерального директора Черенкова Дмитрия Анатольевича, действующего на основании устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Нужен-Офис», далее именуемое «Арендатор», в лице генерального директора Сеченова Алексея Петровича, действующего на основании Устава,Директор подписывает договор без доверенностиподп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ. Чтобы проверить его полномочия, нужна заверенная контрагентом копия устава и приказ (решение, протокол) общего собрания участников о назначении директора. Если договор подписывает не директор контрагента, а другое лицо, возьмите у него доверенность на заключение договоров, подписанную директором (ее заверенную копию). Опять же для проверки контрагента полезно взять копию паспорта человека, заключающего с вами договор, чтобы проверить его через сайт ФМС с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. По настоящему договору Арендодатель обязуется передать, а Арендатор принять во временное владение и пользование (аренду) помещение общей площадью 119 (сто девятнадцать) квадратных метров, расположенное на десятом этаже здания, находящегося по адресу: г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 23, строение 7,Эти данные должны быть максимально определенными. Это важно для обеих сторон: арендодатель будет должен передать арендатору именно то помещение, о котором договорились. А арендатор не сможет претендовать на помещение, за которое он не платит согласно прилагаемому плану (Приложение № 1 к настоящему Договору, являющееся его неотъемлемой частью),Подойдет и кадастровый паспорт здания (помещения) с указанием его части, сдаваемой в аренду — именуемое в дальнейшем «Помещение».

1.2. Арендованное Помещение будет использоваться Арендатором для размещения офиса.Если вы арендодатель, то для вас важно, чтобы из офиса арендатор не устроил склад или ночлежку. Поэтому закрепите в договоре целевое использование помещенияпп. 1, 3 ст. 615 ГК РФ

1.3. Настоящий договор заключается сроком на 11 месяцев.Если в договоре указан срок меньше года, такой договор не нужно регистрировать в Росреестре, чтобы учесть по нему расходып. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 01.06.2000 № 53. Многие стремятся избегать регистрации, так как она платная и занимает время. Но если договор заключен на срок больше года и не зарегистрирован, ИФНС может отказать в расходах по такому договоруПисьмо Минфина от 05.03.2011 № 03-03-06/4/18

1.4. Помещение передается по Акту приема-передачиАкт важно составлять, так как только из него видно, передано ли имущество арендатору. Если не будет акта, налоговый орган может посчитать, что арендная плата неправомерно учтена в расходах, а вычеты НДС незаконныПисьмо Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763 (Приложение № 2 к настоящему Договору, являющееся его неотъемлемой частью).

1.5. Помещение принадлежит Арендодателю на праве собственности в соответствии со свидетельством о государственной регистрации права, выданным Управлением Федеральной регистрационной службы по Москве № 77АД 320208 от 27.06.2007.Арендную плату без проблем можно учесть в расходах, только если право собственности за арендодателем зарегистрированоПисьмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/791. Если вам сдают помещение в субаренду, надо проверить права на помещение у всей цепочки — от собственника до вашего арендодателя. Все документы на помещение арендатору полезно увидеть в подлинниках, а копии — сохранить

1.6. Стоимость помещения — 5 000 000 рублей.Такое условие лишь на первый взгляд удобно арендатору: нет вопросов, по какой стоимости учитывать помещение на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Однако у арендодателя может не быть достоверных данных о стоимости помещения. При этом в случае причинения ущерба в результате порчи или уничтожения помещения арендодатель может обратиться за взысканием к арендатору, ориентируясь именно на эту оценку

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передать Арендатору по Акту приема-передачи Помещение в состоянии, пригодном для целевого использования в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими требованиями и противопожарными правилами.

2.1.2. В течение 5 календарных дней с момента подписания договора обеспечить доступ Арендатору в Помещение.Под доступом подразумевается, в частности, уведомление охраны здания о новом арендаторе, оформление пропусков его работникам и т. п

2.1.3. Производить капитальный ремонт здания и инженерных коммуникаций.

2.1.4. В срок не позднее 5 календарных дней с момента получения письменного уведомления Арендатора устранять аварии и повреждения Помещения, случившиеся по вине Арендодателя, или компенсировать расходы Арендатора, понесенные в связи с устранением таких аварий и повреждений, согласно согласованной сторонами смете.Такое условие полезно арендатору. Если его нет, срок устранения последствий аварии надо будет согласовывать при уведомлении

2.1.5. Обеспечивать предоставление Арендатору услуг водоснабжения (горячей и холодной воды), энергоснабжения, канализации и вывоза бытового мусора.

2.1.6. Принять Помещение по Акту приема-передачи по окончании срока арендыЭтот документ отражает состояние имущества и доказывает отсутствие претензийоб аварии в состоянии, соответствующем п. 2.1.1 настоящего Договора с учетом нормального износа.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Принять Помещение по Акту приема-передачи от Арендодателя в состоянии, соответствующем п. 2.1.1 настоящего Договора.

2.2.2. Вносить арендную плату, а также иные платежи в порядке и сроки, оговоренные настоящим Договором.

2.2.3. Использовать Помещение исключительно по целевому назначению, указанному в п. 1.2 настоящего Договора.

2.2.4. Не сдавать Помещение как в целом, так и частично в субаренду без письменного разрешения Арендодателя.

2.2.5. Выполнять требования санитарно-гигиенического и природоохранного законодательства, требования пожарной безопасности.

2.2.6. Не предпринимать каких-либо действий, изменяющих внешний вид здания, в котором находится Помещение.Это условие полезно для арендодателя

2.2.7. За свой счет производить необходимый текущий ремонт ПомещенияЕсли в договоре есть такое условие (или в нем вообще ничего не сказано про то, кто выполняет текущий ремонт), арендатор может без проблем учитывать расходы на «косметику». Если в договоре сказано, что текущим ремонтом занимается арендодатель, расходы уже его (арендатор такие расходы не вправе учесть) для поддержания его в рабочем состоянии и обеспечения нормальных условий труда.

2.2.8. Следить за состоянием коммуникационных, инженерных сетей на арендованных площадях. При обнаружении признаков аварийного состояния электротехнического и прочего оборудования, а также в аварийной ситуации немедленно информировать об этом Арендодателя.

2.2.9. После предварительного уведомления Арендодателем допускать в Помещение представителей Арендодателя (в том числе технический персонал) для контроля за соблюдением условий настоящего Договора и предотвращения возможных аварийных ситуаций, а также допускать исполнителей работ по обслуживанию коммуникаций и устранению аварий.

2.2.10. Незамедлительно устранять нарушения, вызванные действиями Арендатора и выявленные Арендодателем при проверке.

Эти условия полезны для арендодателя

2.2.11. Освободить Помещение не позднее окончания срока аренды и передать его Арендодателю по Акту приема-передачи.

2.3. Арендатор вправе обеспечить за свой счет охрану Помещения и установить в Помещении охранную сигнализацию.Такое условие поможет арендатору при наличии подтверждающих документов учесть расходы на охрану помещения

2.4. Арендодатель вправе не ранее чем за 30 (Тридцать) дней до истечения срока аренды показывать Помещение третьим лицам с целью сдачи его в аренду, а Арендатор обязан не препятствовать таким действиям Арендодателя.

3. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ НА УЛУЧШЕНИЕ АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВАЕсли арендатор собирается что-то улучшать, менять (а арендодатель это допускает), то, чтобы учесть расходы в целях налога на прибыль, им обоим надо предусмотреть порядок согласования и возмещения расходов на улучшение арендованного имущества

3.1. Арендатор вправе с письменного согласияРасходы на неотделимые улучшения без такого согласия арендатор учесть не сможетПисьмо УФНС по г. Москве от 24.03.2006 № 20-12/25161. Более того, даже если арендодатель примет эти улучшения, то может не возместить арендатору их стоимостьп. 3 ст. 623 ГК РФ. Также арендодатель вправе потребовать все вернуть в первоначальное состояние (демонтировать улучшения)ст. 622 ГК РФ, и арендатору придется нести дополнительные расходы за свой счет Арендодателя производить неотделимые улучшения Помещения.

3.2. Арендатор имеет право на возмещение расходов на неотделимые улучшения в течение месяца со дня предоставления Арендодателю документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ и подтверждающих такие расходы в сумме, согласованной с Арендодателем.Без документов арендодатель не сможет учесть возмещаемые расходы. А арендатор может учесть в расходах именно согласованную суммуПисьмо Минфина от 13.12.2012 № 03-03-06/1/651. Все, что потрачено с согласия арендодателя, но не возмещается им, учитывайте через амортизациюПисьмо Минфина от 19.07.2012 № 03-03-06/1/345; п. 1 ст. 258 НК РФ На сумму возмещаемых неотделимых улучшений Арендатор выставляет счет-фактуруЭто условие позволит арендодателю принять к вычету входной налог по неотделимым улучшениям после принятия их к учетуп. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ в течение 5 календарных дней с момента подписания Акта приема-передачи неотделимых улучшений (Приложение № 3 к настоящему Договору, являющееся его неотъемлемой частью). Расчет суммы возмещения должен быть приведен в Акте приема-передачи неотделимых улучшений.

3.3. Стоимость неотделимых улучшений, произведенных Арендатором без письменного согласия Арендодателя, возмещению не подлежит.

3.4. Арендатор обязан передать Арендодателю все произведенные в арендуемом Помещении улучшения, составляющие принадлежность Помещения и неотделимые без вреда для конструкций Помещения по Акту приема-передачи неотделимых улучшений.Арендодателю выгоднее, чтобы арендатор передал улучшения сразу после завершения работ по их созданию. Ведь тогда арендодатель раньше начнет включать стоимость улучшений в расходы Такие улучшения являются собственностью Арендодателя.

4. ПЕРЕПЛАНИРОВКА ПОМЕЩЕНИЯ

4.1. Перепланировка Помещения Арендатором запрещена.

4.2. Под перепланировкой понимается демонтаж стен, перенос санузлов, дверных проемов и окон, а также любое вторжение в инженерные коммуникации.

4.3. В случае перепланировки Арендатор обязуется за свой счет в течение установленного Арендодателем срока выполнить работы по приведению помещения в исходное состояние, а также возместить ущерб, причиненный такой перепланировкой, Арендодателю и третьим лицам.

Эти условия помогут избежать арендодателю неприятных сюрпризов и непредвиденных расходов. Если перепланировка допускается, надо определить, кто и в каком порядке ее согласовывает во всех инстанциях

5. АРЕНДНАЯ ПЛАТА

5.1. Арендная плата состоит из постоянной и переменной частей.При таком условии арендодатель примет к вычету весь НДС, предъявленный коммунальщиками, и на всю сумму арендной платы, включая переменную «коммунальную» часть, начислит НДС. В счете-фактуре он может сделать одну строку с общей суммой либо две — с постоянной и переменной величинами. Арендатор примет весь предъявленный ему арендодателем НДС к вычетуПисьмо ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@. А сумму арендной платы учтет в расходах

5.2. Постоянная часть арендной платы составляет 295 000 (двести девяносто пять тысяч) рублей, включая НДС 45 000 рублей, в месяц.Если сумма арендной платы не указана, договор аренды недвижимости считается незаключенным, а значит, арендодатель по нему не может требовать оплатып. 1 ст. 654 ГК РФ. Цена в договоре доказывает его возмездность, обосновывает расходы арендатора. При аренде сроком до года цена не может менятьсяп. 3 ст. 614 ГК РФ В постоянную часть арендной платы включается плата за отопление, канализацию и вывоз бытового мусора.

5.3. Переменная часть арендной платы определяется как соответствующая площади арендованного Помещения стоимость водоснабжения (горячей и холодной воды) и потребляемой Арендатором электроэнергии.Ни в коем случае не пишите в договоре, что «помимо арендной платы, Арендатор возмещает Арендодателю платежи за коммунальное обслуживание». Иначе проблемы с вычетом НДС гарантированы и арендатору, и арендодателюп. 1 Письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@. Кстати, оплату аренды без всяких «компенсаций» в бухучете оформлять проще. Не надо задействовать дополнительные счета расчетов, составлять какие-то дополнительные счета на возмещение

5.4. Арендатор перечисляет постоянную часть арендной платы авансом ежемесячно на расчетный счет Арендодателя с 7-го по 15-е число оплачиваемого месяца. Арендатор имеет право сделать это досрочно.Если арендодатель не установит порядок, условия и сроки внесения арендной платы, это может стать поводом для судебного спора с арендатором

5.5. Арендатор перечисляет переменную часть арендной платы в течение 5 рабочих дней с момента выставления счета с расчетом переменной части, а также передачи ему копий документов поставщика электроэнергии и водоснабжающей организации (выписки из них), подтверждающих стоимость коммунальных услуг.Такое условие гарантирует арендатору документальное обоснование расходов на переменную часть арендной платы

5.6. В течение 10 (десяти) банковских дней после подписания настоящего Договора Арендатор обязан внести на расчетный счет Арендодателя авансовый платеж в размере месячной арендной платы, который будет засчитан в счет оплаты за последний календарный месяц аренды.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОНВсе условия договора, которые для вас принципиально важны, лучше подкрепить ответственностью за их несоблюдение

6.1. В случае просрочки любого из платежей по настоящему Договору (арендная плата, гарантийный взнос, плата за дополнительные услуги, оговоренные сторонами, и т. п.) Арендатор обязан по требованию Арендодателя заплатить пеню в размере 0,3% от суммы задолженности за каждый день просрочки.Такая формулировка лучше, чем «подлежит уплате Арендатором» или «Арендодатор должен уплатить». Данное условие не повлечет автоматическое доначисление налоговым органом доходов арендодателю в виде пеней, которые арендодатель лишь имел право взыскать (не признанные должником и не взысканные судом). Кстати, для целей налогообложения неважно, какой вид неустойки будет прописан в вашем договоре: штраф или пени

6.2. За несвоевременное освобождение арендуемой площади по окончании срока аренды Арендодатель вправе потребовать от Арендатора пеню в размере 1% от суммы ежемесячной арендной платы за каждый день просрочки.Пока у арендодателя нет ни решения суда, ни бумаги за подписью арендатора о том, что тот должен и заплатит определенную сумму пени, ни реально поступивших денег в погашение пеней, у него нет и доходовПисьмо ФНС от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@

6.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору стороны возмещают друг другу причиненный ущерб. Ущерб возмещается сверх неустойки (штрафа, пени), предусмотренной настоящим Договором.

7. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРАПрежде чем расторгнуть договор, арендодателю надо направить арендатору письменное предупреждение о необходимости исполнения им обязательства в разумный срокст. 619 ГК РФ.
Кроме того, в договоре можно предусмотреть дополнительные основания для досрочного расторжения договорап. 2 ст. 450, ст. 619 ГК РФ

7.1. Реорганизация Арендодателя, а также перемена собственника арендованного имущества не являются основанием для изменения или расторжения Договора.

7.2. Арендодатель имеет право на односторонний отказ от исполнения договора при условии письменного уведомления Арендатора не менее чем за 30 дней.
Основания для отказа Арендодателя от исполнения договора и его расторжения во внесудебном порядке:
— Арендатор использует Помещение не в соответствии с п. 1.2 настоящего Договора;
— Арендатор существенно ухудшает предоставленное в пользование Помещение;
— Арендатор производит или произвел работы по перепланировке Помещения;
— Арендатор содержит Помещение в состоянии, угрожающем аварией, пожаром и создающем угрозу жизни обслуживающего персонала, работников Арендодателя;
— Арендатор допускает просрочку оплаты арендных платежей.

7.3. Арендатор имеет право досрочно прекратить настоящий Договор в одностороннем порядке при условии предварительного письменного уведомления Арендодателя за 1 месяц.

7.4. По окончании срока действия Договора и при выполнении всех его условий Арендатор имеет преимущественное право на заключение нового Договора на следующий срок.

7.5. Если за месяц до окончания срока аренды, установленного п. 1.3 настоящего Договора, стороны не выразили намерения о прекращении Договора, Договор автоматически пролонгируется на тот же срокЭто удобно и арендатору, и арендодателю. Причем договор, опять же, не надо регистрировать в Росреестреп. 10 Информационного письма Президиума ВАС от 16.02.2001 № 59.
Если стороны не предусмотрят такое условие, по истечении срока аренды арендатора могут выставить на улицу, а арендодатель рискует остаться без арендатора (и арендной платы) на тех же условиях.

8. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

8.1. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой стороны.

9. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОНРеквизиты сторон (названия фирм, ф. и. о. директоров) надо сверить с реквизитами в преамбуле договора (они должны совпадать)

9.1 Стороны обязаны уведомлять друг друга в письменной форме об изменении реквизитов (адрес, ИНН, КПП, банковские реквизиты).