Фирма меняет прописку

Последовательность действий при смене юридического адреса ООО

Если компания переезжает в другой офис, то редко складывается так, что новый адрес подведомственен прежней инспекции. Как правило, вместе с адресом компании приходится менять и ИФНС, а это уже целая история.

Но мы поможем вам в ней разобраться, дав пошаговую инструкцию.

ШАГ 1. Готовим документы для регистрации смены адреса

Адрес (место нахождения) фирмы входит в число сведений, фигурирующих в ЕГРЮЛподп. «в» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ), поэтому в случае его смены следует внести изменения в реестр, подав необходимые документы в инспекцию. Состав документов будет зависеть от того, откуда и куда переезжает компания.

ВАРИАНТ 1. Фирма переезжает из одного населенного пункта (муниципального образования) в другой. Например, из г. Ступина Московской области в г. Коломну. А применительно к Москве и Санкт-Петербургу — из одного района в другой.

В этом случае новый адрес организации нужно зафиксировать в уставе ООО и зарегистрировать это изменение в налоговой инспекции.

Для этого подготовьте следующие документып. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ:

• решение общего собрания или единственного участника об изменении юридического адреса организации;
• два оригинала устава в новой редакции либо изменений, вносимых в него. Один экземпляр инспекция вернет вам с отметкой, а другой оставит у себя;
• платежный документ об уплате госпошлины на сумму 800 руб.подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ;
• заявление по форме № Р13001приложение № 4 к Приказу ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ (далее — Приказ ФНС). В нем нужно заполнить титульный лист, а также листы Б и М. Учтите, что в заявлении должны указываться детальные элементы адреса, являющегося местом нахождения юридического лица (дом (владение и т. п.), корпус (строение и т. п.), квартира (офис и т. п.))вопрос № 14.2.05.60 Письма ФНС от 31.01.2014 № СА-4-14/1645@. Подпись руководителя на заявлении должна быть нотариально заверенап. 1.18 Требований (приложение № 20 к Приказу ФНС). Поэтому заранее подписывать заявление не нужно, пусть директор сделает это в присутствии нотариуса.

СОВЕТ

Нотариус, который будет заверять подпись, скорее всего, попросит представить ему выписку из ЕГРЮЛ со сроком выдачи не позднее 1 месяца. Так что озаботьтесь ее получением заранее.

Кроме перечисленного, инспекция наверняка потребует предъявить ей бумаги, подтверждающие, что компания будет находиться в новом офисе на законных основаниях. Например, копию свидетельства о собственности на занимаемое помещение или копию договора аренды (субаренды) вместе с актом приема-передачи арендуемого помещения, гарантийное письмо от собственника офисасм., например, Постановление ФАС ВСО от 10.10.2013 № А33-5495/2013. Так что во избежание отказа в регистрации изменений приложите соответствующие документы.

ВАРИАНТ 2. Фирма переезжает в пределах одного населенного пункта (муниципального образования). В этом случае изменения в учредительные документы можно не вносить (при условии, что иное не предусмотрено уставом). А подать следует только заявлениеп. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ по форме № Р14001приложение № 6 к Приказу ФНС, заполнив его титульный лист, листы Б и Р и также заверив подпись руководителя у нотариуса. Такие разъяснения своим территориальным органам недавно дала ФНСсм. вопрос № 14.2.05.58 Письма ФНС от 31.01.2014 № СА-4-14/1645@, взяв за основу позицию ВАСп. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 61.

ШАГ 2. Подаем документы в ИФНС

Подавать их нужно в свою нынешнюю, «родную» инспекцию (либо регистрирующую, если у вас в регионе она занимается вопросами регистрации). Документы нужно сдать в течение 3 рабочих дней с моментап. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ:

• <или>при варианте 1 — когда были внесены изменения в устав. Ориентируйтесь на число, которым датировано решение общего собрания об изменении юридического адреса;
• <или>при варианте 2 — когда компания фактически переехала.

Подать документы можно следующими способамип. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ:

• <или>лично руководитель принесет их в инспекцию. Но в принципе, он может вместо себя прислать любое уполномоченное лицо, предварительно снабдив его соответствующей доверенностью;
• <или>послать по почте — с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае на конверте целесообразно сделать пометку «Регистрация»;
• <или>через многофункциональный центр;
• <или>через портал госуслуг или через сайт ФНС → раздел «Электронные сервисы» → подраздел «Личный кабинет налогоплательщика юридического лица». Но этот способ доступен только тем компаниям, у которых есть квалифицированная цифровая подпись.

Если у инспекции не будет претензий к представленным документам, то не позднее чем через 6 рабочих дней с даты их представленияп. 1 ст. 8, п. 3 ст. 11 Закона № 129-ФЗ она выдаст или направит вам по почте либо в электронном виде лист записи ЕГРЮЛ (форма № Р50007приложение № 2 к Приказу ФНС от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@).

Старая ИФНС, сняв фирму со своего учета, самостоятельно известит новую инспекцию и передаст ей все необходимые сведения и документып. 4 ст. 84 НК РФ. А та уже, получив бумаги, в течение 1 рабочего дня поставит вас у себя на учетп. 3.6.3 Порядка, утв. Приказом МНС от 03.03.2004 № БГ-3-09/178 и не позднее 5 календарных дней с даты внесения записи в ЕГРЮЛ выдаст или направит вам свидетельство о постановке на учетп. 5 Правил, утв. Постановлением Правительства от 26.02.2004 № 110 с новым КППподп. 2 п. 7 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@ (ИНН при этом остается прежним).

СОВЕТ

Вы, как только сниметесь с налогового учета по прежнему адресу, должны все налоговые платежи и отчетность направлять в новую инспекцию. Поэтому заранее узнайте все необходимые для этого реквизиты и контакты.

А если вы сдаете отчетность через Интернет, уведомьте вашего оператора о смене ИФНС. Наверняка потребуется перенастройка программы.

ШАГ 3. Проходим финальную сверку со старой ИФНС

При смене налоговой «прописки» вас однозначно ждет сверка расчетов с бюджетом, приглашение на которую вы получите по почтепп. 3, 3.3.2 Регламента, утв. Приказом ФНС от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@. Если вы на нее не придете, то вам пришлют акт сверки, подписанный только со стороны ИФНСп. 3.3.7 Регламента, утв. Приказом ФНС от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@. В этом случае по всем имеющимся расхождениям надо обращаться уже в новую налоговую.

СОВЕТ

Лучше всего еще на этапе подготовки документов о смене адреса самим инициировать предварительную сверку и пройти ее (о том, как это сделать, мы подробно писали в , 2012, № 21, с. 63). В этом случае финальная сверка займет совсем немного времени, ведь останется сопоставить расчеты лишь с момента последней сверки.

ШАГ 4. Уведомляем банк

Как правило, в договорах банковского счета прописывается обязанность клиента информировать банк о смене своего места нахождения. И в случае нарушения этого условия банк может через суд расторгнуть договорПостановление Президиума ВАС от 27.04.2010 № 1307/10. Поэтому уточните в своем банке, как по их внутренним правилам вы должны сообщить о смене адреса — написав уведомление в произвольной форме либо заполнив какой-либо специальный бланк.

СОВЕТ

Многие банки в этом случае просят еще представить им новую выписку из ЕГРЮЛ. Так что не помешает запастись некоторым количеством выписок с уже новым адресом.

ШАГ 5. Уведомляем контрагентов

Наверное, не нужно объяснять важность этого шага. И так понятно, что неверные данные, например, в счетах-фактурах и первичке — прямая дорога к отказу в вычете НДС или в учете расходов. Так что, когда у вас на руках будет лист записи ЕГРЮЛ (форма № Р50007), разошлите всем деловым партнерам фирмы уведомление о смене юридического адреса и КПП.

И главное — потом удостоверьтесь, что эти сведения дошли по назначению — в бухгалтерию контрагента.

Вот примерный образец уведомления.

ШАГ 6. Интересуемся насчет фондов

По-хорошему, у переехавшей фирмы вообще не должна болеть голова насчет ее «перепрописки» в новых отделениях ПФР и ФСС. Ведь инспекция, зарегистрировав смену адреса в ЕГРЮЛ, в течение 5 рабочих дней должна сама известить об этом изменении фондып. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства от 22.12.2011 № 1092. А дальше фонды уже сами в течение 5 календарных дней обязаны передать все данные по компании в новые отделенияп. 1 ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; ст. 6 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Из ПФР на новый адрес фирмы должно прийти уведомление с новым регистрационным номеромпп. 5, 9, 10 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п, а вот регистрационный номер в ФСС при переезде не меняетсяп. 12 Порядка, утв. Постановлением ФСС от 23.03.2004 № 27.

Но на фонды надейся, а сам не плошай. Ведь процесс перерегистрации по их вине может затянуться, а вам нужно вовремя платить взносы и отчитываться.

Поэтому возьмите инициативу в свои руки. Через несколько дней после того, как получите лист записи ЕГРЮЛ, позвоните в отделения фондов по новому адресу и поинтересуйтесь, стоит ли уже ваша фирма там на учете.

***

Кстати, не стоит опасаться выездной налоговой проверки, якобы неизбежной при смене адреса. Действительно, одним из критериев отбора фирмы для ВНП является так называемая миграция между инспекциями, то есть неоднократное (два и более раза с момента создания) снятие с учета и постановка на учет в налоговых органах в связи с изменением места нахожденияп. 10 Общедоступных критериев (приложение № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Но если у компании это единственный «грех», то сам по себе он вряд ли привлечет внимание налоговиков. Разве что за пару лет своего существования она переезжает уже, к примеру, в пятый раз.