Аренда с разных сторон: разбираем отдельные вопросы

Аренда не устает подкидывать бухгалтерам разнообразные задачки: и по налогам, и по учету, и даже по применению ККТ. Решаем их вместе.

Выбираем код дохода в справке 2-НДФЛ для аренды с экипажем

Л.С. Кривенко, г. Зеленоград

Какой код дохода указать в справке 2-НДФЛ для выплат работнику (не ИП) по заключенному с ним договору аренды автомобиля с экипажем: код 2400 «Доходы от предоставления в аренду или иного использования транспортных средств» или код 2010 «Выплаты по договорам гражданско-правового характера»?

: Выбор кода зависит от того, как в вашем договоре аренды с экипажем указана плата:

• <если>разбита на две суммы (отдельно за собственно аренду автомобиля и отдельно за «водительские» услуги), то так же двумя отдельными суммами и заносите ее в справку 2-НДФЛ. То есть первую часть — по «арендному» коду 2400, вторую — по «гражданско-правовому» коду 2010.

Разбивать таким образом выплаты в договорах аренды с экипажем выгодно: вы без споров с Пенсионным фондом сможете начислять страховые взносы в ПФР и ФОМС только с «водительской» части выплатч. 1, 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. В ином случае, как видно из арбитражной практики, Фонд будет настаивать на начислении взносов на всю сумму выплат по договору. Правда, есть шансы оспорить это в судеПостановления ФАС ВСО от 25.07.2013 № А69-2236/2012; ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012; 17 ААС от 21.08.2013 № 17АП-8999/2013-АК;

• <если>единой суммой, то лучше указать весь доход по коду 2010. Код 2400 здесь меньше подходит, так как в выплатах «сидит» и плата за управление автомобилем, а она явно не относится к арендной.

Впрочем, неверный код не приведет к штрафу — главное, чтобы все суммы попали в справку и с них был исчислен НДФЛ.

Как учесть арендованную «малоценку»

К.М. Лапшицкая, г. Москва

Для сети точек продаж арендуем много холодильников. Каждый стоит меньше 40 000 руб. (стоимость единицы указана в подписанном с арендодателем акте приема-передачи). Поэтому ни у арендодателя, ни у нас они к основным средствам не относятсяп. 5 ПБУ 6/01. Спорили с коллегами, но к единому мнению не пришли: нужно ли учитывать их на забалансовом счете 001 «Арендованные ОС»?

: Это не обязательно. Но для контроля за сохранностью арендованных объектов, которую ваша организация, как арендатор, обязана обеспечитьст. 622 ГК РФ, лучше все-таки их учесть. Для этого вы можете создать как отдельный новый забалансовый счет, так и специальный субсчет счета 001 «Арендованные ОС» — ошибкой это не будет, несмотря на то что стоимость единицы меньше 40 000 руб. Не забудьте оговорить выбранный способ учета арендованной «малоценки» в учетной политике.

Ремонт арендованной «малоценки» можно учесть в расходах на УСНО

Е. Зарубина, Ростовская обл.

Арендуем имущество, единица которого имеет стоимость меньше 40 000 руб., то есть не соответствует налоговому определению основных средствп. 4 ст. 346.16; п. 1 ст. 256 НК РФ. Иногда приходится его ремонтировать. По договору аренды любой ремонт — наша обязанность и его стоимость арендодатель не возмещает. Работы по ремонту заказываем у сторонней организации, а необходимые для него запчасти покупаем сами.
Применяем УСНО. Можно ли ремонтные затраты включить в налоговые расходы? В подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ упоминаются лишь расходы на ремонт арендованных основных средств, а про затраты на ремонт другого арендованного имущества ничего не сказано.

: Если вы используете арендованное имущество для производства (выполнения работ, оказания услуг), то затраты на его ремонт включайте в материальные расходы в периоде их оплатыподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ:

• стоимость запчастей — как затраты на производственные и хозяйственные нуждыподп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ;
• стоимость ремонтных работ — как затраты на приобретение работ и услуг производственного характераподп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ.

И неважно, что это расходы на ремонт не собственного имущества, а арендованного — такого ограничения для материальных расходов нет.

Получаем от физлица арендную плату наличными: можно ли выдать БСО?

Н. Клочкова, г. Пермь

Организация сдает складские помещения в аренду физлицу. Иногда директор соглашается принять от него арендную плату наличными. В , 2013, № 22, с. 49, прочитала, что в таких случаях налоговики требуют применять ККТ. А можно ли выдавать вместо чека ККТ бланк строгой отчетности? Директор считает неоправданным приобретение кассового аппарата ради нескольких платежей в год.

: Это зависит от того, выступает ли это физлицо в арендных отношениях с вами как предприниматель:

• <если>нет, то выдавать БСО можно, рассматривая аренду как оказание услуг населениюп. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Хотя по сути аренда и не является услугой, в ОКУН она отнесена к услугам (код подгруппы по ОКУН 803000 «Операции с недвижимым имуществом»). Утвержденной формы «арендного» БСО нет, и вам придется разработать ее самостоятельноПисьмо Минфина от 27.01.2009 № 03-01-15/1-29 — так, чтобы в ней были все реквизиты, указанные в п. 3 Положения о наличных расчетахутв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Однако предупреждаем, что, судя по арбитражной практике, выдача БСО не обязательно избавит вас от претензий налоговойПостановление 19 ААС от 08.12.2011 № А35-3315/2011;

• <если>да (договор с физлицом заключен как с ИП), то выдавать БСО вместо чека ККТ не удастся, ведь получение денег от предпринимателя по заключенному с ним договору уже нельзя считать расчетами с населением.

Если вероятность штрафа не подвигнет директора приобрести ККТ, то остается надеяться, что в течение 2 месяцев (срок давности для «кассового» штрафач. 1 ст. 4.5 КоАП РФ) с момента приема наличных налоговики не обнаружат, что вы приняли их без ККТ.

Аванс старше 3 лет зачли в счет последнего месяца аренды: без вычета НДС не останетесь

Л. Колесниченко, Московская обл.

В 2008 г. сдали нежилое помещение в аренду. В соответствии с договором арендатор авансом внес плату за последний месяц аренды. С этих денег начислили авансовый НДС.
В 2013 г. арендатор съехал, и тот давний аванс зачли в счет уплаты арендной платы за последний месяц, начислили за этот месяц «отгрузочный» НДС, а НДС с аванса поставили к вычету.
Налоговая при проверке вычет сняла, сославшись на то, что нарушен трехлетний срок для вычета НДС.
Правы ли инспекторы?

: Видимо, ваши проверяющие считают, что авансовый НДС можно принять к вычету не позже чем через 3 года с момента его начисления. Это заблуждение, и его легко оспорить.

Трехлетний срок действительно существует. Но отсчитывают его от другого момента — от окончания периода, в котором возникло право на вычет НДС. В течение следующих 3 лет вы вправе подать декларацию, в которой он заявленп. 2 ст. 173 НК РФ; Письмо Минфина от 01.03.2013 № 03-07-11/6112; Постановление Президиума ВАС от 22.11.2011 № 9282/11.

И у вас эти 3 года на момент, когда вы заявили вычет, только начали течь. Право на вычет авансового НДС возникает в момент отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет этого авансап. 6 ст. 172, п. 8 ст. 171 НК РФ. В вашем случае момент «отгрузки» — последний день аренды. И с конца квартала, на который приходится этот месяц, и отсчитываем 3 года для заявления вычета.

СОВЕТ

Обратите внимание на ситуации, когда изначально в договоре был указан конкретный месяц окончания срока аренды (например, сентябрь 2009 г.), за который вносится аванс, а затем срок аренды стороны продлили.

В таких случаях лучше оформить с арендатором соглашение о том, что аванс за последний месяц первоначального срока становится авансом за последний месяц нового срока. Иначе у налоговиков будет повод утверждать, что:

• право на вычет НДС с аванса возникло по истечении последнего месяца первоначального срока и от него и нужно отсчитывать 3 года для заявления вычета;
• внесенная арендатором плата за этот месяц является излишне уплаченной суммой.

Плата за аренду авто у сотрудника за время его отпуска включается в расходы

Д. Громченко, Брянская обл.

Имеется договор аренды автомобиля у работника с ежемесячной арендной платой, которая идет в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В феврале у этого человека отпуск. Слышала, что нельзя включать арендную плату, приходящуюся на время отпуска, в налоговые расходы. Так ли это?

: Это не так. По договору аренды ваша организация получает право пользования автомобилем на определенный срок. И в течение всего этого срока арендную плату нужно включать в расходы. Ведь это плата не только за использование автомобиля как таковое, но и за то, что он у организации наготове и в любой момент, как только возникнет необходимость, она может воспользоваться им. На время отпуска работника договор аренды не прерывается и право пользования остается у вашей организации. Ездить на авто по делам организации в течение всего срока аренды может не только сам работник, но и другие сотрудники.

Это верно, даже если уходящий в отпуск работник — ваш единственный водитель. Представьте, что вы арендовали это авто у сторонней фирмы (ИП, физлица), а ваш штатный водитель точно так же ушел в отпуск. Вы же не станете исключать арендную плату за это время из налоговых расходов. Более того,, арендованный автомобиль вполне может простаивать и в рабочие для сотрудника дни.

Вместе с тем в такой ситуации вероятность претензий со стороны инспекции исключить нельзя. Так, Минфин выступил против списания в налоговые расходы арендной платы за время, когда арендованное оборудование находилось на складе временного хранения и организация в принципе не могла им пользоватьсяПисьмо Минфина от 04.07.2011 № 03-03-06/1/390. Правда, суд с этим не согласился, указав, что НК не ограничивает отнесение арендной платы к налоговым расходам только периодом полезного использования арендованного имуществаПостановление ФАС СКО от 27.05.2013 № А32-40947/2011.

Дата договора аренды недвижимости попала в «регистрационный провал»: что с налоговыми расходами

А. Тамаркина, главбух

2 марта 2013 г. заключили договор аренды нежилого здания — склада. А это как раз один из тех двух дней, когда требование об обязательной госрегистрации договоров аренды недвижимости не действовалостатьи 3, 5 Закона от 04.03.2013 № 21-ФЗ. Директор решил этим воспользоваться, и по договоренности с арендодателем регистрировать договор не стали.
Но я, как бухгалтер, все же опасаюсь: не придерется ли инспекция к арендной плате в налоговых расходах? Ведь потом требование о госрегистрации снова начало действовать и, может быть, оно распространяется и на наш договор?

: Если не хотите проблем с расходами, договор лучше зарегистрировать. Из недавних разъяснений ВАС следует, что к заключенным 2 и 3 марта 2013 г. и не прошедшим госрегистрацию договорам аренды применяются те же правила, что и к тем, которые подлежат регистрации, но не зарегистрированып. 27 Постановления Пленума ВАС от 17.11.2011 № 73 (в ред. Постановления Пленума ВАС от 25.12.2013 № 98). Этот вывод ВАС сделал применительно к гражданско-правовым спорам. Но не исключено, что и налоговики возьмут его на вооружение. А они убирают из налоговых расходов арендную плату по незарегистрированным договорам сроком год и большеПисьмо Минфина от 13.12.2012 № 03-11-06/2/145. И спорить с ними придется в суде.

Куда платить удержанный из арендной платы НДФЛ и сдавать справку о доходах

Е.Ю. Мельниченко, главбух

Арендуем имущество у стороннего физлица (не ИП). Имущество — здесь, а арендодатель (физлицо) — в соседней области, он там зарегистрирован по месту жительства. В его налоговой ему сказали, что мы должны перечислять НДФЛ туда. Я считаю, что НДФЛ мы должны перечислять по месту регистрации нашей организации. Кто прав и как это обосновать?

: Платить удержанный налог и по итогам каждого года сдавать справку 2-НДФЛ налоговый агент должен по месту своего нахожденияп. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ. Это правило работает в отношении всех физлиц (и работников, и неработников), которым вы выплачиваете доходы.

Обратите внимание: если арендную плату выплачивает ваше обособленное подразделение, платить НДФЛ и отчитываться нужно по месту постановки на налоговый учет этого ОППисьмо Минфина от 06.02.2013 № 03-04-06/8-35. В инспекцию арендодателя никаких отчетов отправлять не нужно. Но не забудьте выдать ему справку 2-НДФЛ.

Аренда у физлица: при списании арендной платы в «упрощенные» расходы НДФЛ из нее не убираем

С. Корицына, Ленинградская обл.

У нас УСНО «доходы минус расходы». В аренду у физлица взяли офис, при выплате арендной платы удерживаем из нее НДФЛ и отправляем в бюджет. Подскажите, в расходы в налоговом учете принимается только выплачиваемая арендодателю сумма или сумма НДФЛ тоже, несмотря на то что она работнику не выдается? Мы нашли давнее Письмо Минфина от 12.05.2008 № 03-11-04/2/84 о том, что НДФЛ в этом случае в налоговые расходы не входит. Но может, с тех пор официальная позиция изменилась?

: В расходы включайте всю сумму арендной платы: и ту ее часть, которая выплачена арендодателю, и удержанный с нее и перечисленный в бюджет НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ. В книгу учета доходов и расходов запишите ее одной суммой, а в графе 2 «дата и номер первичного документа» укажите реквизиты обеих платежек: и на перечисление НДФЛ, и на перечисление арендодателю арендной платы.

Названное вами Письмо Минфина этому не помеха. Там не сказано, что вообще нельзя включить удержанный НДФЛ в расходы как часть арендной платы. Там говорится о другом: нельзя повторно уменьшить налоговую базу при УСНО на этот НДФЛ в составе расходов организации на уплату налоговподп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. И в этом Минфин прав.

Какую единицу измерения указать в «арендном» счете-фактуре

Л. Старченко, г. Орел

В счетах-фактурах на аренду в графах 2 и 2а «Единица измерения», 3 «Количество» и 4 «Цена (тариф) за единицу измерения» обычно ставим прочерки, и никогда проблем не было.
Но тут одни арендаторы попросили заполнять эти графы — боятся, что инспекция поснимает у них все вычеты входного НДС по аренде, мол, они через это уже проходили. Нужно пойти им навстречу. Что указать в этих графах? И как все-таки правильно — ставить прочерк или заполнять?

: Правильно — ставить прочерки, а в графе 1 «Наименование» указывать реквизиты договора, акта приема-передачи имущества и период, за который начислена арендная плата. Дело в том, что вы обязаны указывать единицу измерения и соответствующий ей код из ОКЕИ только при возможности их указатьподп. 6 п. 5, подп. 4 п. 5.2 ст. 169 НК РФ. В тексте гл. 21 НК РФ аренда называется услугой. А по услугам единицу измерения в счетах-фактурах указывать невозможно, это признает и МинфинПисьмо Минфина от 10.02.2012 № 03-07-09/06 (п. 3). Раз невозможно указать единицу, то не получится заполнить графы 3 «Количество» и 4 «Цена (тариф) за единицу измерения».

К слову сказать, судебных споров с налоговиками о вычетах по «арендным» счетам-фактурам, в которых отсутствует указание на единицу измерения, уже давно не было.

Вместе с тем не будет критической ошибкой (то есть такой, которая привела бы к невозможности идентифицировать, на что именно выставлен счет-фактура, и лишила бы вычетап. 2 ст. 169 НК РФ) указание следующих единиц измерения:

• <или>месяц (квартал, день и прочие временные единицы) — если арендная плата установлена в целом за единый объект аренды;
• <или>кв. м — если в договоре ставка арендной платы определена за кв. м;
• <или>штуки — если вы сдаете в аренду несколько одинаковых объектов и все за одинаковую арендную плату.

В любом случае период, за который начислена арендная плата, укажите в графе 1.

СОВЕТ

Если у вас один договор на аренду нескольких помещений и арендная плата установлена для каждого помещения в отдельности, лучше, чтобы в счете-фактуре отдельной позицией была указана арендная плата за каждое помещение. Иначе налоговики могут посчитать, что нельзя идентифицировать, на что именно выставлен счет-фактура. И откажут арендатору в вычете входного НДСп. 2 ст. 169 НК РФ.

Испортили имущество арендодателя и починили: как быть с НДС по ремонту

А. Пименова, г. Москва

По вине нашего работника в арендуемом нами здании случилось возгорание. Договорились с арендодателем, что за свой счет восстановим все, что было испорчено. Привлекли подрядчиков, которые сделали новое крыльцо взамен сгоревшего, заменили пострадавшие двери и окна и т. п.
Можем ли мы принять предъявленный подрядчиками НДС к вычету? Нужно ли начислять НДС на стоимость восстановительных работ при возврате помещения арендодателю по истечении срока аренды?

: Правильно — принять входной НДС по ремонтным работам к вычету, а при возврате помещения арендодателю НДС не начислять. И вот почему.

Вы обязаны вернуть имущество ровно в том состоянии, в котором его получили от арендодателяст. 622 ГК РФ. И именно это вы и сделали. То есть вы всего лишь вернули арендодателю принадлежащее ему имущество. Поэтому и объекта по НДС — перехода права собственностист. 146 НК РФ — нет. А расходы на восстановление помещения после пожара необходимы как выполнение вашей обязанности по договору аренды, которая нужна для вашей облагаемой НДС деятельности. Поэтому входной НДС по этим расходам можно принять к вычету в обычном порядкеподп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ. Такой подход однажды поддержал судПостановление ФАС СЗО от 15.04.2008 № А66-11575/2006.

Вместе с тем в другой, не «арендной» ситуации, когда организация ремонтировала испорченное по ее вине чужое имущество, суд не признал за ней право на вычет НДС по ремонтным расходамПостановление ФАС СЗО от 12.04.2013 № А44-4898/2012. Он указал, что ремонт происходил в рамках возмещения ущерба собственнику имуществаст. 1082 ГК РФ, а это не подпадающая под НДС операцияст. 146 НК РФ, поэтому по расходам на такой ремонт — никакого вычетаподп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ. Так что принимать к вычету НДС стоит, только если вы готовы к возможному спору с инспекцией.