Бухгалтерии с «кадровым» уклоном посвящается...

Продолжаем отвечать на вопросы бухгалтеров, интересующихся, как правильно оформить те или иные события в «кадровой» жизни компании.

По согласованию с начальством отпуск за свой счет может быть любой продолжительности

М.О. Фомина, г. Ангарск

У нас сотрудник профессионально занимается спортом, и ему предстоит длительная поездка на сборы и на соревнования. Как правильно оформить его отсутствие на работе?

: У вас есть несколько вариантов.

ВАРИАНТ 1. Предложите сотруднику взять ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть. Это наиболее удобный способ, если разъезды спортсмена укладываются в положенный ему отпуск (обычно 28 календарных дней в годуст. 115 ТК РФ), а ваш руководитель готов отпускать работника не по графику отпусков. Пусть работник пишет заявление на отпуск вне графика не позднее чем за 4—5 дней до его начала, чтобы вы успели начислить и выплатить отпускныест. 136 ТК РФ.

ВАРИАНТ 2. Если позволяет характер работы сотрудника-спортсмена, можно предложить ему оформить неполное рабочее времяст. 93 ТК РФ с суммированным учетом. Например, установить учетный период квартал, за который работник обязан выработать положенную норму или количество часов. И уже в рамках квартала договориться, в какие дни и в какое время сотрудник будет работать.

Не забудьте подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее для него такой режим работы, и издать приказ об установлении неполного рабочего времени.

ВАРИАНТ 3. Работник может оформлять заявление на отпуск без содержанияч. 1 ст. 128 ТК РФ. Период такого отпуска, превышающий 14 календарных дней в течение рабочего года, не забудьте вычесть из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпускабз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ. Например, в течение рабочего года — с 01.04.2013 по 31.03.2014 — работник брал отпуск за свой счет общей продолжительностью 36 календарных дней. Из них 22 календарных дня не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпускст. 121 ТК РФ. Поэтому датой окончания рабочего года будет 22.04.2014, а новый рабочий год начнется с 23.04.2014.

Беременность — не всегда повод для восстановления работницы в должности

Р.О. Ингушко, г. Тверь

Наша бывшая сотрудница, которая не работает у нас с прошлого месяца, узнала, что беременна, и требует взять ее обратно. В каком случае мы обязаны восстановить ее и как нам правильно это оформить?

: Давайте посмотрим, обязаны ли вы восстанавливать беременную сотрудницу.

Это зависит от того, по какой причине она стала бывшей.

СИТУАЦИЯ 1. Инициатором увольнения был не работодатель. Предположим, сотрудница уволилась:

• <или>по собственному желаниюст. 80 ТК РФ; Апелляционное определение Ростовского облсуда от 18.04.2013 № 33-4829/2013;
• <или>по соглашению сторонст. 78 ТК РФ;
• <или>по истечении срока трудового договора, на который она принималасьст. 79 ТК РФ;
• <или>отказавшись от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договораст. 77 ТК РФ.

В такой ситуации посмотрите справку о беременности, предоставленную бывшей работницей:

• <если>на момент увольнения она не была беременна, то вы не обязаны восстанавливать ее;
• <если>на момент увольнения женщина уже была беременна, то лучше восстановить ее в компании в той же должности. Потому что в отдельных ситуациях она добьется восстановления на работе через судОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 28.09.2009 № 12785. Хотя и не все суды решают спор в пользу беременной сотрудницыАпелляционное определение Орловского облсуда от 21.10.2013 № 33-2188/2013.

СИТУАЦИЯ 2. Инициатором увольнения был работодатель.

Вам придется восстановить работницу на прежнюю должность, если она была уволена, в частности, по таким основаниям:

• <или>совершила грубый дисциплинарный проступокст. 81 ТК РФ; Определение ВС Республики Саха (Якутия) от 26.09.2012 № 33-3295/2012;
• <или>не прошла испытательный срокст. 71 ТК РФ;
• <или>она была оформлена как совместитель и вместо нее на работу принят основной работникст. 288 ТК РФ;
• <или>по дополнительным основаниям расторжения трудового договора, прописываемым сторонами в трудовом договоре с надомникамист. 312 ТК РФ.

Если руководитель решил принять работницу обратно, в зависимости от договоренности с ней сделайте следующее.

Женщина настаивает на восстановлении	Женщина согласна выйти на прежнюю должность как вновь принятый работник
ШАГ 1. Издайте приказ за подписью руководителя:
о восстановлении сотрудницы на прежней должности	о приеме на работу нового сотрудника
Новый трудовой договор с ней можете не заключать, поскольку вы восстанавливаете отношения, которые были прекращены незаконно, и прежний трудовой договор в таком случае не считается расторгнутым	ШАГ 2. Оформите новый трудовой договор
ШАГ 3. В ее трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» после последней вашей записи об увольнении запишитеп. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69:
«Запись за номером ____ (номер вашей записи об увольнении) недействительна»	«Принята на работу на должность ____»
Зачеркивать неточные или неправильные записи в трудовой книжке нельзяп. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69
ШАГ 4. Сделайте корректирующий табель учета рабочего времени. Месяцы, в которых у работницы были вынужденные прогулы, надо отметить буквенным кодом «ПВ» или цифровым кодом «22» и приложить скорректированный вариант к основному табелю	В табеле ничего отмечать не надо
ШАГ 5. Начислите и выплатите работнице средний заработок в полном размере за период вынужденного прогула: со дня, следующего за днем увольнения, до дня ее восстановления в должности. Если за этот период у нее были оформлены больничные листы на вашу компанию, надо оплатить их	Оплачивать время отсутствия не надо

Датирование приказов — на выбор компании

Л.О. Чижова, г. Кимры

Собираемся утвердить у себя в компании инструкцию по делопроизводству. Как правильно в ней прописать:
1) порядок датирования приказов (какую надо ставить дату — составления документа или его подписания руководителем);
2) порядок присвоения номера приказам (номер надо ставить до или после их подписания руководителем)?

: Законодательно закрепленных правил датирования и нумерации приказов нет, поэтому вы делаете правильно, что хотите установить их в своей инструкции. Можете воспользоваться некоторыми ГОСТовскими рекомендациямип. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, которые станут обязательными для вашей компании, когда будут закреплены в вашем локальном нормативном акте. Например, в нем можно предусмотреть, что:

• датой приказа является дата его подписания руководителем;
• указывать дату в приказе можно любым из способов:

• <или>цифровым — 30.06.2014;
• <или>словесно-цифровым — 30 июня 2014 г.

Кстати, на подпись руководителю можно давать проект приказа с указанием месяца и года, а число ставить после подписания;

• номер присваивается после того, как руководитель подпишет приказ, при его регистрации:

• <или>автоматически в бухгалтерской программе;
• <или>в журналах/книгах регистрации приказов. Такие журналы/книги вы тоже можете разработать самостоятельно, поскольку их обязательных форм законодательством не предусмотрено. Причем как вести кадровые журналы — в бумажном виде или в электронном, опять-таки решать вам, закрепив выбранный вариант в вашей инструкции по делопроизводству.

Оплата особенного «фирменного» выходного не учитывается в расходах

О.Р. Лихотай, г. Краснодар

Директор подарил всем выходной на годовщину фирмы. Как правильно оформить такой «дар» и исключать ли его из нормы рабочего времени?

: В вашей ситуации можно вообще ничего не оформлять, а просто:

• объявить работникам, что они могут не выходить на работу такого-то числа;
• оплатить этот день как рабочий;
• отметить его в табеле как рабочий кодом «Я» или «01».

Но возможны и более сложные варианты оформления выходногоПисьмо Роструда от 19.12.2007 № 5202-6-0.

ВАРИАНТ 1. Затратный по деньгам, то есть с оплатой выходного. Подходит при единичном предоставлении «фирменного» выходного (допустим, на юбилей компании раз в 10 лет).

Подготовьте на подпись руководителю приказ в произвольной форме, к примеру такой.

В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12) «фирменный» выходной день можете отмечать:

• <или>общепринятым для оплачиваемого выходного дня буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27»;
• <или>своим уникальным кодом, разработанным компанией и утвержденным приказом руководителя.

ВАРИАНТ 2. Затратный по времени, необходимому на расчеты и документальное оформление неоплачиваемого выходного дня. Подходит компаниям, в которых повременная оплата труда и регулярно (к примеру, ежегодно) предоставляется «фирменный» выходной.

ШАГ 1. Закрепите в своих правилах внутреннего трудового распорядка, что годовщина фирмы — неоплачиваемый выходной день для всех работников.

ШАГ 2. Ежегодно приказом руководителя устанавливайте норму рабочего времени с учетом «фирменного» выходного, отличную от нормы в производственном календаре. Например, в приказе о норме рабочего времени на 2014 г. можно установить, что норма рабочих часов при 40-ча­совой рабочей неделе — 1962 ч (1970 ч – 8 ч). Тогда:

• работники не теряют в оплате своего рабочего времени;
• выходной, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, оплачивать не нужно.

ШАГ 3. В табеле учета рабочего времени ежегодный «фирменный» выходной день отмечайте:

• <или>общепринятым кодом для выходного — «В» или «26»;
• <или>кодом, разработанным вашей компанией и утвержденным приказом руководителя.

Вводим гибкий график работы

П.И. Бельская, г. Осташков

Как правильно оформить гибкий график рабочего времени для одного работника? Как учитывать время гибкого графика, когда сотрудник находится в командировке?

: Надо сделать следующее.

ШАГ 1. Зафиксировать режим гибкого рабочего временистатьи 100, 102 ТК РФ:

• <если>он будет применяться к принимаемому на работу человеку, то в трудовом договоре при его оформлении;
• <если>он будет применяться к уже работающему сотруднику, то в дополнительном соглашении к трудовому договору.

В любом из этих документов надо отразить основные параметры режима гибкого графика. На примере формулировок дополнительного соглашения к трудовому договору посмотрим, что вы должны установитьРекомендации, утв. Постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от 30.05.85; Положение, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 06.06.84 № 170/10-101.

ШАГ 2. Издать приказ в произвольной форме об установлении гибкого графика рабочего времени. Если работник принимается на работу с таким графиком, укажите в приказе о приеме на работу в строке «Условия, характер работы» следующее: «Режим гибкого рабочего времени, учетный период — неделя».

ШАГ 3. Учесть рабочее время при гибком графике в табеле учета рабочего времени, проставив код «Я» или «01», а под этим кодом указать продолжительность работы в таком режиме.

В период командировки режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет ведется как при обычном режиме работып. 5.4 Рекомендаций, утв. Постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от 30.05.85.