Перемены в оформлении командировок после отмены командировочных удостоверений

Обязанность оформлять работникам, направляемым в командировку, служебные задания и командировочные удостоверения отменена с 8 января 2015 г. (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595) Изначально бухгалтерское сообщество отреагировало на эту новость положительно, ведь бумажной работы убавилось. Да и сведения, которые содержались в отмененных бумагах, либо были не очень нужны, либо дублировались в других командировочных документах. Срок пребывания в командировке теперь определяется по билетам. В связи с этим появились свои особенности в оформлении командировок в случаях, когда нет документов на проезд.

Подтверждение расходов на проезд при командировках на автотранспорте

В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрен вариант с использованием ими личного автотранспорта. В такой ситуации работник должен указать период своего пребывания в командировке в служебной записке, приложив к ней подтверждающие документы: путевые листы, кассовые чеки и т. д. (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) Из служебной записки вы узнаете, сколько времени работник был в пути, а сколько — в месте командирования. Сведения в путевом листе должны будут соответствовать этой информации, и из него же будет видно, по какому маршруту двигался работник. А платежные документы подтвердят сами расходы. А вот одна только служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта работника для проезда в командировку (Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

ВНИМАНИЕ

Если у вас есть соглашение с работником о выплате ему компенсации в связи с использованием личного транспорта, в которую включается возмещение расходов на ГСМ, то, по мнению ФНС, и при направлении работника в командировку такая компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 188 ТК РФ; Письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92).

Об использовании же служебного или арендованного транспорта в командировке в Положении вообще ничего не сказано. Поскольку этот вопрос не урегулирован, вы вправе в своем локальном нормативном акте прописать порядок подтверждения расходов в таких ситуациях. В ЛНА можно предусмотреть обязанность работника, съездившего в командировку на служебном или арендованном автотранспорте, представить те же оправдательные документы, что и при поездке на личном авто: служебную записку о сроке пребывания в командировке и путевой лист с приложением к нему документов на покупку бензина и т. п. Используя их, вполне можно будет обосновать проездные расходы (ст. 168 ТК РФ; Письма Роструда от 10.04.2015 № 831-6-1; Минфина от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840).

СОВЕТ

Для подтверждения делового характера поездки лучше прописывать цель командировки в приказе о направлении в командировку.

Заполнение «командировочных» журналов учета

Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и прежде (пп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н). Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.

Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировку (приложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н).

А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала — исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.

***

Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политике (ч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.

Правда, ваши внутренние документы — не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.