Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 января 2015 г.
Решение общего собрания ООО или АО: новые требования
Решение общего собрания хозяйственного общества — важный документ для бухгалтера. На основании решений расходуется чистая прибыль, в частности выплачиваются дивиденды участникам, меняется размер уставного капитала и
Поэтому и бухгалтеру важно знать о требованиях к оформлению решений общего собрания. В ГК РФ по этому вопросу были внесены изменения, которые вступили в силу в сентябре прошлого года. Рассмотрим, в чем же они состоят.
В чем причина появления новых требований
Решения общих собраний нередко оспариваются в суде самими участниками АО (ООО). Конфликтующие стороны обвиняют друг друга в подделке подписей, принятии решений при отсутствии кворума, нарушении порядка голосования и т. д. Подобные споры мешают нормальной работе компаний, перегружают суды. Поэтому, как представляется, законодатель решил убрать почву для претензий и сделать итоговый документ — протокол общего собрания — более защищенным.
Само по себе оформление вроде бы не претерпело никаких изменений. Протокол общего собрания, как и ранее, оформляется в простой письменной форме, подписывают его председатель и секретарь собрани
- сам факт того, что решение принято;
- состав участников собрания, принявшего решение.
В чем же должно выражаться такое подтверждение? Это зависит от организационно-правовой формы компании.
Как подтвердить решение собрания публичного АО
В публичных АО все просто — у них есть регистрато
С 1 сентября 2014 г. публичными считаются АО, чьи акции публично размещаются или обращаются на рынке либо о публичности которых сказано в названии и уставе
Действия регистратора в качестве счетной комиссии (проверка полномочий участников, регистрация участников, определение кворума, подсчет голосов, составление протокола и т. д.) и являются подтверждением решений общего собрания АО и состава его участнико
Нужно ли отражать в протоколе собрания, что требование о подтверждении соблюдено? Закон этого не требует, но такая отметка не помешает. Она снимет вопросы относительно соблюдения новых требований как у акционеров АО, которые могут захотеть ознакомиться с протоколом, так и у третьих лиц. Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“На наш взгляд, законодательством не установлена обязанность лица, ведущего реестр акционеров, составлять дополнительные документы о способе подтверждения принятых собранием решений и состава акционеров, присутствовавших при их принятии. Поэтому в настоящее время можно говорить только о целесообразности отражения в протоколе общего собрания акционеров соответствующих сведени
й”.
Представляется, что в протокол общего собрания (где-нибудь перед подписями) нужно включить такую фразу:
«Принятие данным собранием решений и состав участников общества, присутствовавших при их принятии, подтверждены регистратором в порядке, предусмотренном подп. 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ».
Как подтвердить решение собрания непубличного АО
Решение общего собрания акционеров непубличных АО может подтвердит
- <или>регистратор;
- <или>нотариус.
Напомним, что все АО, включая те, у кого число акционеров меньше 50, должны были до 1 октября 2014 г. передать ведение реестра профессиональному регистратор
А вот непубличные АО, которые и после 1 октября 2014 г. продолжают вести реестр самостоятельно, прямо скажем, «попали»:
- они обязаны приглашать нотариуса на каждое общее собрание, что однозначно влетит им в копеечку. Кроме того, это обязывает акционеров всегда собираться очно, ведь решение, принятое путем заочного голосования, нотариус удостоверить не сможет;
- ЦБ может оштрафовать их за незаконное ведение реестра акционеров: организацию — на
0,7— 1млн руб., директора — на30— 50 тыс. руб.ч. 2 ст. 15.22, ч. 1 ст. 23.74, ч. 2 ст. 23.1 КоАП РФ; Письмо ЦБ от 31.07.2014 № 015-55/6227
Так что лучше не откладывать передачу реестра в долгий ящик.
Сведения о регистраторе, ведущем реестр акционеров, АО должно передать в
Как подтвердить решение собрания ООО
Общество с ограниченной ответственностью должно приглашать нотариуса на собрания, если в ООО не принят свой способ подтверждения. Причем способ этот может быть любым, главное, чтобы он устраивал всех участников ООО. Ведь смысл подтверждения — защита их интересов. К примеру, способы могут быть такими:
- <или>подписание протокола всеми участниками ООО (определенной частью участников);
- <или>применение технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения и состав участников (например, видеозапись);
- <или>проведение собрания в режиме видеоконференции.
Понятно, что обходиться без нотариуса и проще, и дешевле. Однако для этого нужно сначала зафиксировать выбранный способ самостоятельного подтверждения в уставе ООО или в решении общего собрания, принятом всеми участниками ООО единогласно.
Если ваша организация внесла изменения в устав либо приняла такое решение до 1 сентября 2014 г., то обращаться к нотариусу вам не нужно.
Если же вы не сделали этого до 1 сентября 2014 г., то придется пригласить нотариуса хотя бы один раз для проведения собрания, на котором все участники
- <или>единогласно одобрят избранный способ подтверждения;
- <или>внесут изменения в устав ООО относительно избранного порядка подтверждени
яп. 4 ст. 12 Закона об ООО. В этом случае не забудьте зарегистрировать изменения вЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней после утверждения изменений общим собраниемп. 5 ст. 5, п. 1 ст. 17 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.
Предположим, в вашем ООО решили, что будут подтверждать решения путем подписания протокола всеми участниками. Текст решения общего собрания или нового положения устава может быть, например, таким.
«Принятие решения общим собранием участников общества, а также состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем подписания протоколов общих собраний общества всеми участниками общества».
В таком случае в будущем на каждое собрание придется собираться всем участникам ООО и все они должны будут ставить свои подписи в протоколе (а не только председатель и секретарь). Если участников двое-трое, то это не проблема, но если больше, то, наверное, стоит подумать над другой формой подтверждения.
Если впоследствии участников перестанет устраивать выбранный способ, они могут выбрать другой, соответственно, путем единогласного голосования на общем собрании или внесения изменений в устав. Кроме того, бывает так, что отношения между участниками становятся сложными, возникают споры и взаимное недоверие. В таких случаях возможно перейти и на нотариальное удостоверение.
Как и в случае с АО, для вас обязательно только выбрать способ подтверждения и применять его в дальнейшем. Тем не менее представляется разумным на всякий случай отражать факт и способ подтверждения в протоколах собрания. Для этого можно просто включить в форму протокола ссылку на соответствующий пункт устава ООО или на решение общего собрания, например, так.
«Принятие данным собранием решений и состав участников общества, присутствовавших при их принятии, подтверждены путем подписания протокола всеми участниками общества в соответствии с п. 5.12 Устава общества».
Порядок взаимодействия АО (ООО) с нотариусом
Обязав организации подтверждать решения собраний у нотариуса, законодатель не озаботился разработкой порядка такого подтверждения. За него это сделала Федеральная нотариальная палата, подготовив Пособие для нотариусов (далее — Пособие). Пока его можно найти только в Интернете. Этот документ пригодится и хозяйственным обществам. Рассмотрим рекомендованный порядок действий.
Если вы приглашаете нотариуса на собрания, то вам не нужно включать такой способ подтверждения в устав или утверждать его решением собрания.
ШАГ 1. Договариваемся с нотариусом
Вначале нужно решить, какого именно нотариуса вы хотите пригласить, и предварительно согласовать с ним дату собрания. Сделайте это заблаговременно, ведь у него могут быть свои планы. К тому же ему нужно подготовиться.
Обратиться можно к любому нотариусу в пределах нотариального округ
Имейте в виду, что собрание можно провести и в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом общества. Это удобно, если участников собрания немного, и обойдется дешевле. Но поскольку место проведения собрания указывается в рассылаемых акционерам (участникам) уведомлениях (сообщениях), то этот вопрос нужно заранее согласовать с нотариусом, чтобы внести в уведомления (сообщения) верную информацию. Впрочем, если на собрании присутствуют все участники, то собраться в нотариальной конторе можно и в том случае, когда собрание планировали проводить в другом мест
ШАГ 2. Готовим пакет документов
Составьте письменное заявление в произвольной форме на имя выбранного нотариуса с просьбой об удостоверении решений общего собрания и состава участников. Примерный образец заявления можно посмотреть в приложении № 1 к Пособию. Заявление должно быть подписано лицом, созывающим собрание (например, директором
В заявлении укажите дату, место, время начала и повестку планируемого собрания, приложите к нему комплект документов:
- копию устава;
- выписку из
ЕГРЮЛ; - документы, подтверждающие полномочия заявителя (например, протокол общего собрания ООО об избрании директора);
- список участников ООО или список лиц, имеющих право участвовать в собрании
АОст. 31.1 Закона об ООО; ст. 51 Закона об АО; - внутренние документы общества, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания (если есть);
- экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которое было разослано участникам (акционера
м)пп. 1—2 ст. 36 Закона об ООО; пп. 1—2 ст. 52 Закона об АО.
В части составления заявления и формирования комплекта документов лучше дополнительно проконсультироваться у нотариуса. В частности, выписку из
ШАГ 3. Проводим собрание
Предупредите участников, что они должны иметь при себе документы, подтверждающие личность и полномочия (паспорта, доверенности, свидетельства о рождении несовершеннолетних участников и
Будьте готовы к тому, что он будет вести видео- или аудиозапис
- <или>копию протокола счетной комиссии (если она есть) об итогах голосования;
- <или>копию черновика протокола собрания.
ШАГ 4. Оплачиваем услуги нотариуса и учитываем их в расходах
По окончании собрания нотариус возьмет с вас:
- оплату по тарифу — 100 руб. (150 руб. при выезд
е)подп. 13 п. 1 ст. 22.1 Основ; п. 5.13 Пособия; - возмещение за проезд к месту собрания и обратн
ост. 22 Основ; - оплату за услуги правового и технического характера (фиксация информации на собрании и подготовка итогового свидетельств
а)ст. 23 Основ; п. 5.13 Пособия. Имейте в виду, что стоимость таких услуг нотариус определяет сам, и эта сумма будет наиболее существенной.
Эти суммы можно будет учесть в «прибыльных» расходах. Но для этого получите у нотариуса справку с расшифровкой видов оплаченных расходов, поскольку их нужно учитывать по разным основаниям:
- тариф — как плату за нотариальное оформлени
еподп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ; - проезд — как прочие производственные расход
ыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; - техуслуги — как юридические услуг
иподп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 26.08.2013 № 03-03-06/2/34843.
Если расшифровки не будет, то вы сможете учесть для целей налогообложения только расходы по тарифу, а это самая маленькая сумма.
ШАГ 5. Получаем свидетельство
По окончании собрания нотариус оформит документ — свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его приняти
Обращаем внимание, что нотариус не будет удостоверять принятие ничтожного решения, например решения, ограничивающего право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении и голосовани
Последствия подтверждения/неподтверждения решения собрания
Итак, мы рассмотрели новые требования. Но возникает вопрос — что будет за их несоблюдение? В ГК этот вопрос не урегулирован. Представляется, что не подтвержденное в установленном порядке решение АО (ООО) как минимум может быть признано недействительным в суде по иску участника, не принимавшего участие в собрании или голосовавшего проти
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Некоторые эксперты предлагают квалифицировать решения собрания «без подтверждения» как ничтожные на основании п. 3 ст. 163 ГК РФ в связи с несоблюдением нотариальной формы сделки. Но правильной представляется другая точка зрения, согласно которой решение «без подтверждения» имеет юридическую силу. Однако оно может быть обжаловано участниками хозяйственного общества в соответствии с правилами, установленными Законами об
АОп. 7 ст. 49 Закона об АО и обОООп. 1 ст. 43 Закона об ООО”.
ДЕНИСОВ Сергей Анатольевич
Исследовательский центр частного права им. С.С. Алексеева при Президенте РФ
***
Неясно также, что делать со свидетельствами, которые выдаст нотариус. Подшивать их к протоколу не нужно, как разъяснено в Пособии, это самостоятельный докумен